Ủy nhiệm chi (UNC) là gì? Những thông tin cần có trong UNC

Ủy nhiệm chi thường xuất hiện trong hồ sơ thanh toán tiền hàng, dịch vụ và công nợ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một UNC đã được lập hoặc phê duyệt chưa đủ để khẳng định người thụ hưởng đã nhận tiền.

Để theo dõi khoản chi đến khi hoàn tất, bạn cần hiểu thông tin nào phải kiểm tra trước khi gửi lệnh và chứng từ nào phản ánh kết quả. Việc phân biệt các bước này giúp tránh chuyển nhầm, thanh toán trùng hoặc ghi nhận tiền và công nợ khi giao dịch chưa thực hiện.

Ủy nhiệm chi (UNC) là gì?

Ủy nhiệm chi, viết tắt là UNC, là lệnh do bên trả tiền lập để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khoản thanh toán của mình nhằm trả hoặc chuyển cho bên thụ hưởng. Ngân hàng tiếp nhận, kiểm tra điều kiện và xử lý lệnh theo dịch vụ đã thỏa thuận. Trên biểu mẫu song ngữ, bạn có thể gặp tên Payment Order.

Lệnh có thể được lập trên giấy hoặc bằng phương tiện điện tử, không chỉ giới hạn ở tờ giấy mang đến quầy. Bên thụ hưởng có thể là nhà cung cấp, cá nhân hoặc chính bên trả tiền khi chuyển giữa các tài khoản của mình. Trong kế toán, UNC được lưu cùng hồ sơ khoản chi để theo dõi và đối chiếu kết quả. Khác với ủy nhiệm thu được thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận, UNC xuất phát từ yêu cầu của bên trả tiền.

Vai trò của ủy nhiệm chi trong thanh toán và kế toán

UNC giúp xác định khoản tiền cần chi và thông tin để ngân hàng thực hiện thanh toán. Với doanh nghiệp, chứng từ này còn kết nối khâu phê duyệt nội bộ với việc theo dõi tiền và công nợ.

Thanh toán tiền hàng, dịch vụ và các khoản phải trả

Trên trang dịch vụ chuyển tiền trong nước, Vietcombank đặt mẫu ủy nhiệm chi trong phần biểu mẫu dành cho khách hàng. Mẫu giúp người trả tiền cung cấp thông tin cho yêu cầu thanh toán, còn cách gửi và điều kiện xử lý theo kênh giao dịch sử dụng. Trong doanh nghiệp, kế toán lấy số tiền đến hạn cùng người nhận từ hồ sơ khoản phải trả đã được kiểm tra để lập lệnh. Khoản thanh toán có thể liên quan đến tiền hàng, dịch vụ hoặc nghĩa vụ khác, nên nội dung phải đủ rõ để nối kết quả chuyển tiền với đúng hồ sơ.

Hỗ trợ kiểm soát và phê duyệt khoản chi

UNC tạo một điểm kiểm tra trước khi tiền được chuyển khỏi tài khoản. Người phê duyệt có thể xem người nhận, số tiền và mục đích thanh toán để phát hiện khoản chi chưa đủ hồ sơ hoặc không đúng thẩm quyền.

ACB thông báo doanh nghiệp sử dụng ACB ONE BIZ, ngoại trừ doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán đơn giản, phải đăng ký tối thiểu hai vai trò gồm người tạo giao dịch và người duyệt lệnh. Cách phân quyền này minh họa việc tách trách nhiệm chuẩn bị khoản thanh toán khỏi trách nhiệm chấp thuận giao dịch trên ngân hàng số.

Cung cấp chứng từ để đối chiếu giao dịch ngân hàng

Trong giới thiệu BIDV–ERP Connection năm 2022, BIDV nêu các chức năng chuyển tiền, thanh toán cho nhà cung cấp và kiểm tra trạng thái giấy báo nợ. Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp nối yêu cầu thanh toán với kết quả xử lý, thay vì chỉ giữ bản lệnh đã lập. Khi đối chiếu, kế toán tìm giao dịch theo số tiền, tài khoản, mã tham chiếu và nội dung liên quan. Nếu khoản chi thanh toán công nợ, hồ sơ còn phải cho biết nghĩa vụ nào được xử lý và số tiền còn lại. Vì vậy, UNC cần được đọc cùng dữ liệu ngân hàng và hồ sơ khoản chi, không đứng riêng như bằng chứng giao dịch đã hoàn tất.

Các hình thức lập và thực hiện ủy nhiệm chi

Cách làm ủy nhiệm chi phụ thuộc vào dịch vụ mà khách hàng đăng ký và kênh ngân hàng hỗ trợ. Cần chú ý việc nhập thông tin trên website có thể chỉ phục vụ tạo mẫu, trong khi gửi lệnh thanh toán điện tử còn có các bước xác thực và phê duyệt.

Lập ủy nhiệm chi giấy tại quầy giao dịch

Người lập sử dụng mẫu UNC của ngân hàng quản lý tài khoản trích tiền rồi điền các thông tin theo yêu cầu. Sau khi hoàn tất chữ ký và thủ tục phê duyệt phù hợp, chứng từ được gửi tại quầy để ngân hàng tiếp nhận.

Trong công việc hằng ngày, cách nói đi UNC thường được hiểu là mang ủy nhiệm chi đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Người đi giao dịch nên chuẩn bị giấy tờ cần thiết và xác nhận yêu cầu với ngân hàng trước khi đến. Số liên chứng từ cũng cần theo mẫu đang áp dụng thay vì mặc định mọi ngân hàng đều giống nhau.

Tạo mẫu trực tuyến để in và nộp tại ngân hàng

Công cụ tạo mẫu trực tuyến giúp bạn chuẩn bị thông tin trước khi đến ngân hàng. Chẳng hạn, biểu mẫu UNC ACB có các trường về tài khoản trả tiền, người thụ hưởng, số tiền và nội dung giao dịch.

Cần phân biệt kết quả tạo mẫu với lệnh đã được xác thực và tiếp nhận để thanh toán. Nếu công cụ phục vụ in chứng từ, bạn tiếp tục ký và nộp theo hướng dẫn của ngân hàng. Với biểu mẫu có bước gửi yêu cầu, hãy đọc rõ phạm vi xử lý và các thủ tục tiếp theo, không xem việc điền hoặc gửi mẫu là xác nhận tiền đã chuyển.

Lập và phê duyệt lệnh thanh toán trên ngân hàng điện tử

Trên ngân hàng điện tử đã đăng ký, người tạo giao dịch nhập lệnh theo quyền được cấp rồi chuyển qua luồng phê duyệt tương ứng. Người duyệt kiểm tra khoản chi trước khi xác thực, còn số cấp duyệt và hạn mức phụ thuộc cấu hình dịch vụ cùng thỏa thuận với ngân hàng. Một lệnh đã tạo có thể vẫn đang chờ người khác xử lý nên người lập cần theo dõi tiến độ, không chỉ hoàn thành thao tác nhập. Sau khi lệnh được gửi, kết quả và chứng từ điện tử được lưu để phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Trách nhiệm tạo, duyệt và theo dõi phải được phân rõ để khoản thanh toán không bị bỏ quên giữa các bước.

Những thông tin cần có trên giấy ủy nhiệm chi

Mỗi ngân hàng có thể bố trí biểu mẫu khác nhau nhưng thông tin phải đủ để xác định bên trả tiền, người nhận và khoản thanh toán. Khi ghi UNC, nên lấy dữ liệu từ hồ sơ đã được xác nhận thay vì điền theo trí nhớ.

Thông tin bên trả tiền và tài khoản trích tiền

Bên trả tiền cần được nhận diện bằng tên chủ tài khoản, số tài khoản và ngân hàng quản lý theo biểu mẫu sử dụng. Tên đơn vị phải phù hợp hồ sơ đăng ký tại ngân hàng, không lấy tên giao dịch tùy ý thay cho tên tài khoản. Nếu doanh nghiệp có nhiều tài khoản, người lập còn phải chọn đúng tài khoản được phép dùng cho khoản chi. Với tài khoản bằng các loại tiền khác nhau, cần xem đồng tiền thanh toán và điều kiện dịch vụ trước khi điền thông tin.

Thông tin người thụ hưởng và ngân hàng nhận

Các thông tin cơ bản gồm tên người thụ hưởng, số tài khoản và ngân hàng nhận tiền. Chi nhánh hoặc thông tin bổ sung được ghi theo yêu cầu của biểu mẫu và phương thức chuyển tiền.

Dữ liệu này nên được đối chiếu với hợp đồng hoặc thông báo tài khoản đã xác nhận của đối tác. Nếu dịch vụ cho phép nhận tiền bằng giấy tờ tùy thân, người lập cần cung cấp đúng thông tin theo hướng dẫn riêng. Không nên tự thay số tài khoản bằng số thẻ khi chưa biết ngân hàng có hỗ trợ cách chuyển đó hay không.

Số tiền, nội dung thanh toán và ngày lập

Số tiền cần đi kèm loại tiền tệ để tránh hiểu sai giá trị giao dịch. Với biểu mẫu yêu cầu ghi cả bằng số và bằng chữ, hai phần phải thống nhất trước khi trình ký.

Nội dung thanh toán nên giúp người đọc nhận ra khoản tiền liên quan đến việc gì. Bạn có thể ghi số hợp đồng, hóa đơn hoặc đợt thanh toán khi phù hợp với hồ sơ. Ngày lập thể hiện thời điểm tạo chứng từ và có thể khác ngày ngân hàng thực hiện giao dịch.

Khóa học CEO

Phát triển năng lực nhìn toàn doanh nghiệp, lựa chọn ưu tiên và xây cơ chế thực thi cho vai trò CEO.

Xem khóa học

Chữ ký, thẩm quyền phê duyệt và phần xác nhận của ngân hàng

Chứng từ giấy cần được ký bởi người có thẩm quyền phù hợp với hồ sơ đăng ký và thỏa thuận sử dụng tài khoản. Yêu cầu về chữ ký, con dấu hoặc người được ủy quyền phải được kiểm tra theo trường hợp cụ thể.

Phần dành cho ngân hàng có thể ghi thông tin tiếp nhận hoặc xử lý giao dịch. Người lập không tự điền nội dung thuộc trách nhiệm xác nhận của ngân hàng. Với lệnh điện tử, việc chấp thuận được thực hiện qua tài khoản và phương thức xác thực được cấp quyền.

Quy trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Khoản chi cần được theo dõi từ khi kiểm tra hồ sơ đến khi đối chiếu kết quả. Người lập, người phê duyệt và người đối chiếu phải biết phần việc của mình để kịp xử lý lệnh bị chậm hoặc trả lại.

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ thanh toán và số dư tài khoản

Trước khi lập lệnh, cần kiểm tra cả căn cứ của khoản chi lẫn khả năng thanh toán. Hai phần này giải quyết những câu hỏi khác nhau:

• Hồ sơ: khoản tiền đã đến hạn theo hợp đồng và được chấp thuận theo quy trình nội bộ hay chưa. Đề nghị thanh toán, hóa đơn, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận công nợ được kiểm tra tùy tính chất giao dịch.
• Nguồn tiền: số tiền thực tế có thể sử dụng đã đủ cho giao dịch và phí liên quan hay chưa. Khoản phong tỏa hoặc lệnh khác có thể làm số dư khả dụng khác số dư hiển thị, còn hạn mức thấu chi chỉ được tính theo thỏa thuận với ngân hàng.

Bước 2: Lập và phê duyệt ủy nhiệm chi

Từ hồ sơ đã kiểm tra, người lập nhập đúng người nhận, số tiền đến hạn và nội dung nhận diện khoản chi. Với hợp đồng trả nhiều đợt, cần rà số tiền của đợt đang thanh toán thay vì lấy toàn bộ giá trị hợp đồng. Người duyệt đối chiếu lại lệnh với căn cứ khoản chi trước khi chấp thuận. Nếu đối tác đổi tài khoản, thông tin mới phải được xác nhận qua kênh đáng tin cậy, không chỉ dựa vào email vừa nhận. Hồ sơ hoặc dữ liệu chưa thống nhất cần được làm rõ trước khi gửi lệnh sang ngân hàng.

Bước 3: Gửi lệnh để ngân hàng kiểm tra và xử lý

UNC được nộp tại quầy hoặc gửi qua dịch vụ điện tử theo kênh đã đăng ký. Ngân hàng kiểm tra các điều kiện liên quan trước khi xử lý yêu cầu trích tiền.

Sau khi gửi, người thực hiện lưu mã giao dịch hoặc thông tin tiếp nhận để tiện theo dõi. Nếu lệnh bị từ chối, cần đọc nguyên nhân trước khi sửa và gửi lại. Việc lập một lệnh mới khi lệnh cũ chưa rõ trạng thái có thể dẫn đến thanh toán trùng.

Bước 4: Kiểm tra trạng thái giao dịch và đối chiếu kết quả

Khi theo dõi lệnh, hãy xem kết quả xử lý thay vì chỉ dựa vào việc lệnh đã xuất hiện trên hệ thống. Tên trạng thái tùy ngân hàng, nhưng cần phân biệt các tình huống:

• Chờ phê duyệt: người có thẩm quyền chưa hoàn tất bước chấp thuận.
• Đang xử lý hoặc chưa rõ kết quả: tiếp tục theo dõi bằng mã giao dịch, không tự tạo thêm lệnh.
• Đã có kết quả: đối chiếu thông tin thực hiện hoặc lý do từ chối với khoản thanh toán dự kiến.

Nếu tài khoản đã bị trích tiền nhưng bên thụ hưởng báo chưa nhận, kế toán cần liên hệ ngân hàng bằng thông tin giao dịch đã lưu. Việc gửi lại tiền ngay có thể tạo thêm một khoản chi trong khi lệnh trước vẫn đang được xử lý.

Bước 5: Lưu chứng từ cùng hồ sơ thanh toán

Hồ sơ thanh toán cần cho phép tìm từ một giao dịch ngân hàng về khoản chi đã được chấp thuận. UNC hoặc dữ liệu lệnh được lưu cùng dấu vết phê duyệt, báo nợ, sao kê và tài liệu xử lý liên quan theo cách giao dịch sử dụng. Những chứng từ này phải liên kết được với hợp đồng, hóa đơn hoặc căn cứ khác giải thích nghĩa vụ thanh toán. Mã hồ sơ thống nhất theo nhà cung cấp, hợp đồng và đợt chi giúp người kiểm tra tìm đúng giao dịch mà không nhầm với lần thanh toán khác.

Dữ liệu điện tử cần có phân quyền truy cập và phương án sao lưu phù hợp. Nếu chỉ giữ hồ sơ trên máy của người thực hiện, việc bàn giao hoặc kiểm tra lại có thể gặp khó khăn khi người đó vắng mặt hay thay đổi công việc.

Ưu điểm và hạn chế khi thanh toán bằng UNC

UNC phù hợp với nhiều khoản thanh toán qua tài khoản nhưng vẫn phụ thuộc vào cách tổ chức thực hiện. Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem cả nhu cầu kiểm soát chi lẫn điều kiện của dịch vụ ngân hàng.

Hạn chế việc sử dụng tiền mặt và hỗ trợ truy vết giao dịch

Thanh toán bằng UNC giúp doanh nghiệp giảm việc rút, vận chuyển và giao tiền mặt cho các khoản chi phù hợp. Khoản thanh toán được theo dõi qua tài khoản nên thuận tiện hơn khi cần xác định số tiền và thời điểm giao dịch.

Thông tin giao dịch cũng hỗ trợ tìm lại khoản chi khi phát sinh chênh lệch với đối tác. Tuy nhiên, khả năng truy vết không đồng nghĩa với việc mọi sai sót đều được tự động khắc phục. Chất lượng hồ sơ và nội dung thanh toán vẫn ảnh hưởng đến việc xác minh.

Thuận tiện cho quy trình kiểm soát chi của doanh nghiệp

Người quản lý có thể kiểm tra căn cứ, ngân sách và người nhận trước khi phê duyệt khoản chi. Cách tổ chức này hữu ích khi trách nhiệm của người chuẩn bị, người duyệt và người theo dõi kết quả được phân rõ. Với khoản tiền lớn hoặc tài khoản nhận mới, doanh nghiệp có thể đặt bước xác nhận bổ sung theo mức rủi ro. Kiểm soát cần đi cùng hạn xử lý để hồ sơ không nằm chờ giữa các bộ phận. Chỉ thêm nhiều chữ ký mà không xác định người kiểm tra nội dung gì sẽ khó đạt mục đích này.

Phụ thuộc vào thông tin lệnh, số dư và thời gian xử lý

Một lệnh đúng mục đích vẫn có thể chưa được thực hiện nếu thiếu phê duyệt, sai dữ liệu hoặc không đủ số dư khả dụng. Thời gian xử lý còn phụ thuộc vào kênh chuyển tiền, thời điểm gửi và tình trạng hệ thống liên quan.

Với khoản thanh toán có hạn cuối, doanh nghiệp nên tính thời gian chuẩn bị hồ sơ và duyệt lệnh vào kế hoạch. Không nên mặc định mọi UNC đều được xử lý tức thì hoặc người nhận luôn có tiền ngay sau khi gửi. Giao dịch bị trả lại cũng cần được theo dõi để tránh hiểu nhầm nghĩa vụ thanh toán đã hoàn tất.

Phát sinh phí và yêu cầu xác thực theo dịch vụ ngân hàng

Phí thanh toán phụ thuộc vào biểu phí, gói dịch vụ và loại giao dịch sử dụng. Một khoản chuyển tiền được miễn phí trong điều kiện này có thể phát sinh phí khi đổi kênh hoặc thực hiện loại giao dịch khác.

Với ngân hàng điện tử, mỗi người sử dụng cần có quyền và phương thức xác thực phù hợp nhiệm vụ. Doanh nghiệp phải quản lý thông tin truy cập, thiết bị và hạn mức, đồng thời điều chỉnh quyền khi người phụ trách nghỉ việc hoặc đổi công việc. Không dùng việc chia sẻ tài khoản hay phương tiện xác thực để thay cho phân quyền trên dịch vụ ngân hàng.

Cách sử dụng UNC làm căn cứ ghi nhận và đối chiếu kế toán

UNC giúp xác định yêu cầu thanh toán nhưng việc ghi nhận phải phản ánh giao dịch thực tế. Kế toán cần đặt chứng từ này trong hồ sơ khoản chi để biết tiền được trả cho ai và xử lý nghĩa vụ nào.

Phân biệt lệnh đã lập với giao dịch đã thực hiện

UNC đã lập thể hiện doanh nghiệp chuẩn bị hoặc yêu cầu chi tiền. Nếu lệnh mới ở trạng thái chờ phê duyệt hay chờ xử lý, kế toán chưa thể chỉ dựa vào đó để kết luận tài khoản đã giảm.

Khi giao dịch được thực hiện, dữ liệu ngân hàng cung cấp căn cứ xác định khoản tiền đã trích. Chẳng hạn, thanh toán một khoản nợ nhà cung cấp đã ghi nhận trước đó sẽ làm thay đổi tiền và công nợ tương ứng. Khoản chi này không tự động trở thành một chi phí mới chỉ vì doanh nghiệp vừa lập UNC.

Đối chiếu UNC với báo nợ và sao kê ngân hàng

Báo nợ cho biết khoản tiền ngân hàng ghi giảm trên tài khoản, còn sao kê đặt giao dịch trong dòng biến động của cả kỳ. Khi đối chiếu với UNC, cần kiểm tra:

• Thông tin nhận diện: số tiền, ngày giao dịch, nội dung và mã tham chiếu để chọn đúng khoản chi.
• Các dòng liên quan: phí có thể được ghi riêng nên cần xem đủ dữ liệu, không chỉ tìm một dòng có số tiền bằng lệnh.
• Diễn biến tiếp theo: khoản hoàn trả hoặc điều chỉnh phải được cập nhật để số liệu kế toán phản ánh kết quả thực tế.

Nếu thấy chênh lệch, kế toán truy về giao dịch và hồ sơ để xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Một lần đối chiếu khớp ban đầu không thay thế việc theo dõi khoản hoàn trả phát sinh sau đó.

Liên kết chứng từ thanh toán với hóa đơn, hợp đồng và công nợ

Một UNC có thể thanh toán nhiều hóa đơn, trong khi một hóa đơn có thể được trả qua nhiều đợt. Hồ sơ cần thể hiện cách phân bổ để kế toán biết nghĩa vụ nào đã được xử lý và khoản nào còn phải trả.

Đối với tiền ứng trước, cần theo dõi đúng tính chất ứng trước thay vì coi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận đủ. UNC cũng không tự chứng minh giao dịch mua bán đã hoàn thành. Việc ghi nhận chi phí và xử lý thuế còn phải căn cứ hồ sơ cùng điều kiện áp dụng cho từng khoản.

Những sai sót cần tránh khi lập ủy nhiệm chi

Sai sót trong UNC có thể khiến lệnh bị trả lại hoặc tiền đến sai người nhận. Phát hiện trước khi gửi thường dễ xử lý hơn nên những thông tin quan trọng cần có bước rà soát phù hợp.

Ghi sai tài khoản hoặc thông tin người thụ hưởng

Sao chép nhầm số tài khoản là lỗi dễ xảy ra khi thanh toán cho nhiều đối tác. Người lập nên đối chiếu dữ liệu với nguồn đã xác nhận và xem tên người nhận được hệ thống hiển thị nếu tính năng đó có sẵn.

Đặc biệt, một yêu cầu đổi tài khoản qua email cần được xác minh bằng kênh liên hệ đáng tin cậy đã có với đối tác. Nếu phát hiện sai sau khi gửi, hãy liên hệ ngân hàng sớm và cung cấp thông tin giao dịch. Khả năng xử lý phụ thuộc vào trạng thái lệnh cùng kết quả phối hợp, không thể mặc định tiền sẽ được thu hồi ngay.

Ghi số tiền không thống nhất hoặc nội dung thiếu rõ ràng

Số tiền cần trả phải được xác định theo nghĩa vụ đến hạn, không lấy tổng hợp đồng thay cho giá trị của một đợt thanh toán. Trên UNC giấy có cả phần bằng số và bằng chữ, hai phần cần thống nhất trước khi trình ký. Nội dung cũng phải đủ để tìm đúng hồ sơ, chẳng hạn số hóa đơn hoặc đợt thanh toán, thay vì chỉ ghi thanh toán tiền hàng cho mọi khoản chi. Khi rà lệnh, hãy đặt thông tin này cạnh hồ sơ gốc để phát hiện sai lệch trước khi gửi. Chỉ đưa dữ liệu cần thiết cho việc nhận diện khoản thanh toán, tránh ghi thông tin nhạy cảm không phục vụ giao dịch.

Sử dụng sai biểu mẫu hoặc thiếu phê duyệt hợp lệ

Mẫu UNC tải từ một nguồn bất kỳ có thể không phù hợp với ngân hàng đang quản lý tài khoản. Doanh nghiệp nên lấy biểu mẫu hiện hành từ kênh chính thức hoặc sử dụng mẫu được ngân hàng chấp nhận.

Việc thiếu chữ ký đúng thẩm quyền cũng có thể làm chậm thanh toán dù các dữ liệu khác đã chính xác. Với lệnh điện tử, cần kiểm tra luồng duyệt và quyền của người tham gia. Một khoản chi đã được chấp thuận trong nội bộ vẫn phải hoàn tất yêu cầu phê duyệt trên dịch vụ ngân hàng tương ứng.

Gửi trùng lệnh thanh toán

Khi chưa thấy kết quả, cần kiểm tra trạng thái lệnh đầu tiên trước khi tạo lệnh khác. Nếu lệnh vẫn đang xử lý hoặc chưa xác định được kết quả, hãy tra cứu bằng mã giao dịch và liên hệ ngân hàng để làm rõ. Doanh nghiệp cũng cần dùng mã hồ sơ thống nhất, cập nhật trạng thái ở nơi người có trách nhiệm cùng theo dõi để hai nhân viên không gửi cho một khoản chi. Khi xác nhận lệnh đã bị từ chối, người phụ trách mới xử lý nguyên nhân và thực hiện lại theo quy trình. Nếu nghi ngờ hai lệnh đã cùng được gửi, phải kiểm tra với ngân hàng thay vì tiếp tục thao tác theo phỏng đoán.

Nhầm việc nộp UNC với việc người nhận đã nhận tiền

Bản UNC gửi cho đối tác chỉ cho biết yêu cầu thanh toán đã được lập, không tự xác nhận người nhận đã có tiền. Khi thông báo, người phụ trách cần nêu đúng trạng thái giao dịch và cung cấp mã tham chiếu nếu cần tra cứu. Nếu ngân hàng đã trích tiền nhưng bên nhận chưa thấy khoản đến, hai bên phối hợp kiểm tra kết quả với ngân hàng. Gửi thêm một bản UNC hoặc lập lại lệnh không thay thế được việc xác minh giao dịch trước đó.

Kết luận

UNC là lệnh yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản thanh toán để trả hoặc chuyển cho người thụ hưởng. Sử dụng đúng chứng từ này giúp doanh nghiệp tổ chức khoản chi rõ ràng và thuận tiện hơn khi theo dõi công nợ.

Trước khi gửi lệnh, hãy kiểm tra thông tin người nhận, số tiền và thẩm quyền phê duyệt. Sau khi gửi, tiếp tục theo dõi kết quả và lưu hồ sơ để khoản thanh toán được phản ánh đúng trong kế toán.