Supplier là gì? Mối quan hệ của Supplier trong Logistics

Supplier là đối tác cung cấp đầu vào để doanh nghiệp có hàng để bán, nguyên liệu để sản xuất hoặc dịch vụ để vận hành. Một đơn hàng giao trễ hay một lô hàng sai quy cách đều có thể ảnh hưởng đến công việc của nhiều bộ phận. Vì vậy, hiểu đúng nhà cung cấp sẽ giúp bạn biết cần kiểm tra và thống nhất những gì trước khi hợp tác.

Việc lựa chọn bắt đầu từ nhu cầu thực tế, không chỉ từ bảng báo giá. Doanh nghiệp còn cần xem xét chất lượng, khả năng giao hàng và cách đối tác xử lý vấn đề. Trong bài viết này, Sansan Academy cùng bạn làm rõ khái niệm, các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng và tiêu chí đánh giá qua những ví dụ gần gũi.

Supplier là gì?

Supplier là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu, linh kiện hay dịch vụ cho bên mua theo thỏa thuận. Supplier thường được gọi là nhà cung cấp hoặc nhà cung ứng. Đối tượng cung cấp có thể là bột làm bánh, thiết bị văn phòng, phần mềm hoặc dịch vụ vận chuyển.

Một doanh nghiệp thường làm việc với các đối tác cung ứng khác nhau cho từng nhu cầu. Chẳng hạn, xưởng may mua vải từ một công ty, mua cúc áo từ công ty khác và thuê một đơn vị giao hàng.

Vai trò của nhà cung cấp được xác định trong từng quan hệ mua bán. Xưởng may là bên mua khi đặt vải, đồng thời là supplier khi cung cấp quần áo cho một thương hiệu. Vì thế, nhà cung cấp không nhất thiết phải là đơn vị sản xuất nguyên liệu hoặc đứng ở đầu mọi chuỗi cung ứng.

Vai trò của Supplier đối với doanh nghiệp

Đầu vào từ nhà cung cấp ảnh hưởng đến cả sản phẩm lẫn khả năng thực hiện kế hoạch kinh doanh. Bộ phận mua hàng quan tâm đến điều kiện giao dịch, bộ phận sản xuất cần nguyên liệu đúng quy cách, còn bộ phận bán hàng cần biết khi nào hàng sẵn sàng. Mỗi vai trò dưới đây gắn với một phần công việc cụ thể mà doanh nghiệp phải phối hợp cùng đối tác.

Duy trì nguồn cung cho hoạt động sản xuất và kinh doanh

Nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu về nguyên liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Khi lịch giao phù hợp với kế hoạch sử dụng, doanh nghiệp có cơ sở sắp xếp sản xuất, nhân sự và lượng hàng dự trữ. Một xưởng nội thất cần biết thời điểm gỗ về kho để bố trí công đoạn cắt, gia công và hoàn thiện.

Để phối hợp được, bên mua cần gửi dự báo nhu cầu và xác nhận những thay đổi đủ sớm. Nhà cung cấp cũng phải phản hồi lượng hàng có thể đáp ứng, thời điểm giao và nguy cơ chậm trễ. Chỉ có lời hẹn giao hàng mà thiếu thông tin về số lượng và quy cách thì bộ phận sản xuất vẫn khó lập kế hoạch.

Với đầu vào có thời gian chuẩn bị dài, doanh nghiệp nên thống nhất thời điểm chốt đơn và giới hạn điều chỉnh. Nếu nhu cầu vượt năng lực đã xác nhận, hai bên cần thỏa thuận lại thay vì giữ một lịch giao không còn khả thi.

Đáp ứng yêu cầu về chất lượng đầu vào

Chất lượng đầu vào tạo điều kiện để doanh nghiệp làm ra sản phẩm đúng yêu cầu. Bao bì không kín, linh kiện sai kích thước hoặc nguyên liệu không đồng đều đều có thể phát sinh việc kiểm tra, sửa chữa và trả hàng. Trách nhiệm của supplier là cung cấp đúng quy cách đã thống nhất; bên mua vẫn cần thực hiện việc kiểm tra phù hợp.

Yêu cầu chất lượng nên được thể hiện bằng mẫu duyệt, thông số hoặc tiêu chí nghiệm thu cụ thể. Chẳng hạn, đặt hộp giấy cần ghi rõ kích thước, vật liệu và khả năng chịu lực cần thiết. Cách làm này giúp hai bên có cùng căn cứ xử lý khi hàng thực nhận không khớp đơn đặt.

Góp phần kiểm soát chi phí mua hàng và vận hành

Chi phí làm việc với nhà cung cấp bao gồm nhiều khoản ngoài giá mua. Chi phí giao dịch, trao đổi, giải quyết vấn đề và chuyển đổi nhà cung cấp đều cần được xem xét khi đánh giá phương án hợp tác. Doanh nghiệp cần ghi nhận các khoản này để biết chi phí thực tế của việc mua và sử dụng đầu vào.

Trong thực tế, bạn có thể ghi nhận thêm phí vận chuyển, chi phí kiểm tra, lưu kho và xử lý hàng lỗi theo từng đơn. Những khoản phát sinh này cần có chứng từ hoặc dữ liệu nội bộ để đối chiếu. Khi đàm phán, hai bên nên xác định rõ khoản nào đã nằm trong báo giá và bên nào chịu trách nhiệm thanh toán.

Hỗ trợ cải tiến sản phẩm và quy trình

Nhà cung cấp hiểu đặc tính vật liệu hoặc công nghệ mà họ đang cung ứng. Kiến thức đó có thể được sử dụng để đề xuất thay đổi thiết kế, cách đóng gói hoặc thao tác sản xuất. Ví dụ minh họa là đơn vị bao bì đề xuất điều chỉnh kích thước hộp cho phù hợp với cách xếp hàng lên pallet.

Mỗi đề xuất cần được thử nghiệm theo yêu cầu của bên mua trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên kiểm tra chất lượng, khả năng sử dụng và những thay đổi ở công đoạn tiếp theo. Việc đổi vật liệu chỉ có ý nghĩa khi đáp ứng mục tiêu đã đặt ra và không tạo thêm vấn đề ở khâu khác.

Phối hợp ứng phó với rủi ro gián đoạn nguồn cung

Supplier có thể thông báo sớm khi thiếu nguyên liệu, thay đổi công suất hoặc gặp trở ngại giao hàng. Bên mua dựa vào thông tin đó để điều chỉnh lịch sản xuất, kiểm tra tồn kho và trao đổi lại với khách hàng. Với đầu vào quan trọng, hai bên nên thống nhất cách cảnh báo và người có trách nhiệm xử lý.

Doanh nghiệp cũng cần đánh giá khả năng thay thế đối tác trước khi sự cố xảy ra. Số lượng nguồn cung ít và chi phí chuyển đổi cao có thể làm tăng quyền thương lượng của nhà cung cấp. Vì vậy, phương án dự phòng cần tính đến cả khả năng tìm nguồn khác và thời gian kiểm tra nguồn mới.

Phân biệt Supplier và Vendor

Supplier và vendor đều có thể được dùng để gọi bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Muốn biết supplier và vendor khác nhau như thế nào, bạn cần xem cách sử dụng trong tài liệu và quy ước của tổ chức. Bảng dưới đây giúp bạn đối chiếu supplier và vendor mà không mặc định hai từ luôn chỉ hai nhóm doanh nghiệp tách biệt.

Một đối tác có thể được gọi là supplier trong trao đổi mua hàng và vendor trong hồ sơ hệ thống của doanh nghiệp. Khi đọc hợp đồng hoặc nhập hồ sơ đối tác, bạn nên kiểm tra định nghĩa và hướng dẫn đang được áp dụng. Phạm vi trách nhiệm cần được xác định bằng nội dung thỏa thuận, thay vì chỉ dựa vào tên gọi.

Khóa học Kỹ năng đàm phán

Chuẩn bị lợi ích, phương án và giới hạn để cùng bên liên quan tìm một thỏa thuận có thể thực hiện.

Xem khóa học

Mối quan hệ của Supplier trong chuỗi cung ứng

Supplier làm việc trong một mạng lưới gồm bên mua, nhà sản xuất, đơn vị dịch vụ và các bên phân phối hàng hóa. Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm hoạt động thu mua, chuyển đổi, logistics và sự phối hợp giữa các đối tác trong mạng lưới. Vì vậy, cần xem xét cả thông tin trao đổi và trách nhiệm giữa các bên, bên cạnh dòng hàng thực tế.

Quan hệ giữa Supplier và doanh nghiệp thu mua, sản xuất

Bộ phận thu mua xác nhận nhu cầu, lấy báo giá và thống nhất điều kiện đặt hàng với nhà cung cấp. Bộ phận sản xuất hoặc kỹ thuật xác định quy cách đầu vào, còn bộ phận kiểm soát chất lượng tham gia nghiệm thu. Các yêu cầu này cần được thống nhất nội bộ trước khi gửi cho đối tác để tránh thay đổi hoặc mâu thuẫn khi nhận hàng.

Sau khi đặt hàng, bên mua cần cập nhật kế hoạch sử dụng và supplier cần phản hồi khả năng đáp ứng. Nếu thiết kế sản phẩm thay đổi, doanh nghiệp phải kiểm tra ảnh hưởng đến nguyên liệu đã đặt hoặc hàng đang sản xuất. Quan hệ hợp tác vì thế cần được theo dõi qua từng đơn hàng và những thay đổi phát sinh.

Quan hệ giữa Supplier và đơn vị vận chuyển, kho bãi

Để hiểu supplier trong logistics, có thể nhìn vào quá trình bàn giao hàng từ nơi cung cấp đến điểm nhận. Nhà cung cấp chuẩn bị hàng và thông tin giao nhận; đơn vị vận chuyển thực hiện phần việc đã thỏa thuận; kho tiếp nhận, kiểm đếm và ghi nhận tình trạng hàng. Bên thuê dịch vụ cần xác định rõ ai đặt xe, ai trả phí và ai xử lý khi giao thiếu hoặc hư hỏng.

Logistics cũng có thể là dịch vụ do một supplier cung cấp cho doanh nghiệp. Ví dụ, công ty vận tải là nhà cung cấp dịch vụ khi nhận chở hàng cho xưởng sản xuất. Vai trò đó được xác định theo hợp đồng dịch vụ, còn trách nhiệm với hàng hóa phụ thuộc phạm vi công việc hai bên đã thống nhất.

Quan hệ giữa Supplier và nhà phân phối, nhà bán lẻ

Nhà phân phối và nhà bán lẻ cần thông tin nguồn hàng để lập kế hoạch bán, còn supplier cần biết nhu cầu để chuẩn bị sản lượng. Những nội dung thường phải trao đổi gồm lịch bổ sung hàng, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng và cách xử lý hàng không đạt. Thông tin bán hàng hoặc tồn kho từ bên mua cũng giúp đối tác điều chỉnh kế hoạch cung ứng.

Khi tìm hiểu supplier marketing, bạn cần chú ý đến ảnh hưởng của nguồn cung đối với khả năng phục vụ khách hàng. Nhà cung cấp thuộc môi trường marketing vi mô, tức nhóm tác nhân gần doanh nghiệp có ảnh hưởng đến hoạt động marketing. Một tình huống dễ hình dung là cửa hàng phải xác nhận lượng hàng sẵn có trước khi triển khai chương trình khuyến mại.

Quan hệ giữa các cấp nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng

Khi lấy một doanh nghiệp làm điểm tham chiếu, nhà cung cấp giao dịch trực tiếp với doanh nghiệp đó thường được gọi là nhà cung cấp cấp 1, hay tier 1. Đối tác cung cấp đầu vào cho cấp 1 thuộc cấp 2, hay tier 2, trong mạng lưới đang xét. Các cấp này thể hiện vị trí quan hệ, không phải thứ hạng chất lượng.

Ví dụ giả định, xưởng lắp ráp mua bộ dây điện từ công ty A, còn công ty A mua dây đồng từ công ty B. Với xưởng lắp ráp làm điểm tham chiếu, A thuộc cấp 1 và B thuộc cấp 2. Khi đầu vào quan trọng gặp vấn đề, xưởng cần tìm hiểu cả khả năng phụ thuộc của A vào những nguồn cung phía sau để đánh giá phạm vi rủi ro.

Những tiêu chuẩn cần có khi lựa chọn Supplier

Tiêu chí lựa chọn phải xuất phát từ hàng hóa, dịch vụ và yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Một cơ sở thực phẩm cần kiểm tra những điều kiện khác với đơn vị mua dịch vụ bảo trì máy móc. Trước khi xét báo giá, bạn nên xác định yêu cầu bắt buộc và bằng chứng cần thu thập, rồi đánh giá đối tác theo bốn nhóm dưới đây.

Chất lượng hàng hóa và dịch vụ

Chất lượng cần được chuyển thành các điều kiện có thể kiểm tra. Với hàng hóa, đó có thể là thông số kỹ thuật, mẫu duyệt, tình trạng bao gói hoặc yêu cầu truy xuất theo lô. Với dịch vụ, cần xác định công việc phải hoàn thành, đầu ra bàn giao và điều kiện nghiệm thu.

Doanh nghiệp nên yêu cầu mẫu thử hoặc thực hiện một đơn hàng thử khi cách kiểm tra này phù hợp với mặt hàng. Kết quả phải được ghi nhận theo tiêu chí đã thống nhất, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận của người sử dụng. Với yêu cầu chuyên ngành, cần kiểm tra hồ sơ tương ứng và phạm vi áp dụng của hồ sơ đó.

Người đánh giá nên có đại diện của bộ phận trực tiếp sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ. Nhờ đó, yêu cầu lựa chọn phản ánh được điều kiện sử dụng thực tế, chẳng hạn loại linh kiện có lắp vừa thiết bị đang vận hành hay không.

Năng lực cung ứng và tiến độ giao hàng

Năng lực cung ứng thể hiện ở khả năng đáp ứng số lượng, quy cách và lịch giao mà doanh nghiệp cần. Khi trao đổi, bạn nên hỏi rõ công suất sẵn có, số lượng đặt hàng tối thiểu và thời gian từ lúc xác nhận đơn đến khi nhận hàng. Khoảng thời gian cung ứng này thường được gọi là lead time và cần xác định mốc bắt đầu, kết thúc khi sử dụng.

Với đơn hàng theo mùa, bên mua cần xác nhận khả năng tăng sản lượng trước thời điểm cao điểm. Sau khi hợp tác, nên theo dõi lịch giao thực tế và những lần thay đổi cam kết để đánh giá. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp xác định đối tác có đáp ứng được nhu cầu thường xuyên và những giai đoạn tăng đơn hay không.

Giá cả, tổng chi phí và điều kiện thanh toán

Báo giá cần ghi rõ hàng hóa hoặc phạm vi dịch vụ, số lượng, các khoản phí và điều kiện áp dụng. Khi đánh giá tổng chi phí sở hữu, tiếng Anh là Total Cost of Ownership (TCO), doanh nghiệp cần xác định các khoản liên quan trong phạm vi và thời gian sử dụng đang xét. Không nên gọi một phép cộng vài khoản phí ban đầu là đánh giá đầy đủ nếu còn những chi phí sử dụng hoặc xử lý chưa được tính đến.

Điều kiện thanh toán cũng phải phù hợp với khả năng thực hiện của hai bên. Bạn cần thống nhất tiền đặt cọc, mốc thanh toán, chứng từ và cách giải quyết phần hàng hoặc dịch vụ chưa đạt. Những nội dung này giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền và có căn cứ làm việc khi phát sinh tranh chấp về khối lượng đã hoàn thành.

Độ tin cậy và khả năng xử lý sự cố

Độ tin cậy cần được xem qua hồ sơ và kết quả thực hiện, gồm việc giữ cam kết, thông báo thay đổi và giải quyết phản hồi. Doanh nghiệp có thể kiểm tra thông tin pháp nhân, kinh nghiệm phù hợp, đầu mối phụ trách và kết quả đơn hàng thử. Với nhà cung cấp hiện tại, dữ liệu giao hàng, chất lượng nghiệm thu và thời gian khắc phục là căn cứ đánh giá.

Sau khi lựa chọn, hai bên nên duy trì việc trao đổi và rà soát kết quả theo mức độ quan trọng của quan hệ. Đây là một phần của quản lý quan hệ nhà cung cấp, hay Supplier Relationship Management (SRM), bao gồm theo dõi, đánh giá và phối hợp xử lý vấn đề trong quá trình hợp tác. Các chỉ số theo dõi, người phụ trách và thời hạn cải thiện cần được thống nhất để việc đánh giá dẫn đến hành động cụ thể.

Ví dụ về Supplier trong hoạt động kinh doanh

Ba tình huống dưới đây là ví dụ giả định để làm rõ cách nhận diện và làm việc với supplier. Mỗi tình huống có đầu vào, yêu cầu sử dụng và cách kiểm tra riêng. Bạn có thể dùng các điểm cần kiểm tra làm gợi ý ban đầu, sau đó điều chỉnh theo hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế của doanh nghiệp.

Nhà cung cấp nguyên liệu cho một tiệm bánh

Một tiệm bánh đặt bột từ cùng một đơn vị trong nhiều tháng. Khi nhận lô mới, người thợ nhận thấy bột hút nước khác với những lần trước, khiến công thức quen dùng cần điều chỉnh. Chủ tiệm liên hệ đối tác để kiểm tra mã lô, thông số sản phẩm và khả năng có thay đổi trong nguồn hàng.

Sau lần đó, tiệm bổ sung yêu cầu xác nhận đúng loại bột trước khi giao và giữ thông tin từng lô để đối chiếu. Những thay đổi nguyên liệu cần được thử trên mẻ nhỏ trước khi dùng cho đơn hàng của khách. Trong câu chuyện này, supplier cung cấp đầu vào, còn tiệm bánh chịu trách nhiệm kiểm tra mức độ phù hợp với công thức của mình.

Tiệm cũng thống nhất một đầu mối phản hồi khi nguyên liệu có dấu hiệu bất thường. Việc giữ mẫu và ghi nhận thông tin giúp hai bên kiểm tra nguyên nhân, thay vì vội kết luận lỗi thuộc bên nào.

Nhà cung cấp hàng hóa cho cửa hàng bán lẻ

Một cửa hàng thực phẩm nhập sữa và đồ uống từ đối tác phân phối. Đối tác đó là nhà cung cấp của cửa hàng, dù họ không trực tiếp sản xuất các mặt hàng. Khi đặt hàng, cửa hàng cần thống nhất chủng loại, số lượng, hạn sử dụng còn lại và lịch giao phù hợp với chỗ trống trong kho.

Trước một chương trình khuyến mại, cửa hàng gửi nhu cầu dự kiến để đối tác xác nhận khả năng đáp ứng. Nếu nguồn hàng thay đổi, hai bên cần cập nhật số lượng và lịch giao trước khi cửa hàng nhận thêm cam kết với khách. Cách phối hợp này gắn hoạt động cung ứng với kế hoạch bán hàng cụ thể.

Nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp

Một xưởng sản xuất thuê đơn vị bảo trì hệ thống điều hòa trong nhà máy. Đơn vị bảo trì là supplier dịch vụ, với đầu ra cần kiểm tra gồm công việc đã thực hiện và tình trạng thiết bị sau bảo trì. Hợp đồng cần làm rõ lịch thực hiện, phạm vi vật tư thay thế và cách xác nhận hoàn thành.

Nếu phát sinh hỏng hóc ngoài lịch, xưởng cần biết liên hệ ai, thời gian phản hồi đã thỏa thuận và khoản phí nào áp dụng. Kết quả xử lý phải được ghi nhận để theo dõi tình trạng thiết bị và chất lượng dịch vụ. Nhờ có yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có cơ sở đánh giá đối tác sau mỗi lần thực hiện.

Kết luận

Hiểu supplier giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tác cung ứng và những trách nhiệm cần thống nhất khi hợp tác. Một nhà cung cấp phù hợp cần đáp ứng yêu cầu về chất lượng, năng lực giao hàng, chi phí và khả năng xử lý sự cố trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Trước khi lựa chọn, bạn nên làm rõ nhu cầu đầu vào, kiểm tra bằng chứng về năng lực và thống nhất tiêu chí nghiệm thu. Sau khi hợp tác, việc theo dõi kết quả và trao đổi kịp thời sẽ giúp hai bên nhận diện vấn đề, điều chỉnh cách làm và duy trì nguồn cung phù hợp với kế hoạch kinh doanh.