Sơ đồ PERT giúp bạn nhìn rõ công việc nào phải hoàn thành trước và những công việc nào có thể thực hiện song song. Khi dự án có nhiều nhiệm vụ liên quan, một thay đổi nhỏ ở đầu vào có thể ảnh hưởng đến cả thời hạn bàn giao. Việc thể hiện các quan hệ này trên sơ đồ giúp nhóm lập kế hoạch và nhận diện nguy cơ chậm tiến độ.
Sansan Academy giải thích cách đọc mạng công việc, tính thời gian dự trữ và tìm đường găng. Ví dụ giả định với sáu nhiệm vụ nối từng bước vẽ AON và AOA với kết quả tính lịch, để bạn kiểm tra cả cách vẽ lẫn phép tính.
Sơ đồ PERT là gì?
Sơ đồ PERT (PERT Chart) là sơ đồ mạng thể hiện các công việc của dự án cùng quan hệ phụ thuộc giữa chúng. PERT là viết tắt của Program Evaluation and Review Technique, phương pháp hỗ trợ phân tích tiến độ khi thời gian thực hiện công việc chưa chắc chắn.
Phương pháp PERT dùng ba ước tính: thời gian lạc quan, thời gian có khả năng xảy ra nhất và thời gian bi quan. Nhóm tính thời lượng kỳ vọng từ các giá trị này, rồi dùng thời lượng đó cùng quan hệ phụ thuộc để lập lịch. Vì thế, sơ đồ mạng và phép ước tính thời gian là hai phần cần đọc cùng nhau, không phải cứ vẽ các nút nối mũi tên là đã phân tích được tính bất định.
Trong quản lý dự án, hai cách biểu diễn thường gặp là Activity-on-Node, viết tắt AON, và Activity-on-Arrow, viết tắt AOA. AON đặt công việc trên nút, còn AOA đặt công việc trên mũi tên giữa các sự kiện. Dù chọn cách nào, kết quả tính lịch vẫn phải bám vào cùng dữ liệu về quan hệ, thời lượng, lịch làm việc và nguồn lực.
Mục đích sử dụng sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT hỗ trợ việc lập và kiểm soát tiến độ thông qua quan hệ giữa các công việc. Mỗi thông tin trên sơ đồ cần phục vụ một quyết định cụ thể về trình tự, thời gian hoặc mức độ ưu tiên.
Xác định trình tự và quan hệ giữa công việc
Danh sách nhiệm vụ cho biết phải làm gì, nhưng chưa cho biết mỗi việc đang chờ đầu ra nào. Trên sơ đồ mạng PERT, mũi tên thể hiện điều kiện bắt đầu, còn điểm hội tụ cho thấy một việc phải chờ nhiều phần cùng hoàn tất. Nhóm có thể kiểm tra từng liên kết với người phụ trách thay vì tự suy trình tự từ thứ tự ghi trong danh sách. GAO cũng mô tả lịch tiến độ tích hợp là công cụ thể hiện các công việc dẫn đến mốc quan trọng và đánh giá tác động khi lịch thay đổi. Một liên kết thiếu hoặc nối sai có thể khiến thời điểm hoàn thành được tính từ logic không đúng với công việc thực tế.
Ước tính thời gian hoàn thành dự án
Nếu hai việc làm song song, không thể cộng thời lượng của chúng như hai việc nối tiếp. Nhóm cần tính thời điểm kết thúc của từng nhánh và xem nhánh nào đang chi phối mốc bàn giao. Kỹ thuật ba điểm được PMI trình bày dùng trọng số lớn hơn cho thời gian có khả năng xảy ra nhất để tính thời lượng kỳ vọng. Giá trị này phục vụ lập kế hoạch trên mạng công việc, chứ không bảo đảm dự án sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể. Muốn đánh giá khả năng đáp ứng thời hạn, nhóm còn phải xem xét các kịch bản thời lượng và rủi ro ảnh hưởng đến nhiều nhiệm vụ.
Nhận diện công việc cần ưu tiên kiểm soát
Chậm một việc trên đường găng có thể dời mốc bàn giao nếu không có cách bù tiến độ. Nhưng chỉ theo dõi những việc đang găng cũng chưa đủ, bởi một nhánh có dự trữ ít có thể trở thành nhánh chi phối sau khi thời lượng thay đổi. Nhóm nên kiểm tra đồng thời công việc găng, phần dự trữ còn lại và những điều kiện có thể khiến công việc kéo dài.
Microsoft lưu ý đường găng có thể thay đổi khi các nhiệm vụ khác bị chậm. Vì vậy, danh sách ưu tiên cần được tính lại theo dữ liệu mới, không giữ nguyên từ lúc lập kế hoạch.
Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch tiến độ
Khi công việc đã bắt đầu, nhóm cần đưa tình hình thực hiện vào lịch thay vì chỉ giữ thời lượng ước tính ban đầu. Mỗi lần chốt tiến độ nên làm rõ:
- Ngày bắt đầu hoặc kết thúc thực tế của công việc.
- Phần đã thực hiện và thời lượng còn cần để hoàn thành.
- Thay đổi về điều kiện bắt đầu, lịch làm việc hoặc nguồn lực có thể ảnh hưởng các việc sau.
Tài liệu Microsoft hướng dẫn cập nhật ngày thực tế, thời lượng đã thực hiện và còn lại. Từ dữ liệu đó, nhóm tính lại mốc kết thúc, đường găng và dự trữ, rồi đối chiếu với lịch cơ sở để tìm nguyên nhân chênh lệch.
Những trường hợp nên áp dụng sơ đồ PERT
PERT phù hợp khi dự án có quan hệ công việc cần phân tích và thời lượng chứa yếu tố chưa chắc chắn. Trước khi sử dụng, nhóm nên xác định quyết định nào sẽ được hỗ trợ bởi sơ đồ.
Dự án có nhiều công việc phụ thuộc nhau
Trong phát triển sản phẩm hoặc triển khai hệ thống, một nhóm thường phải nhận đầu ra từ nhóm khác rồi mới bắt đầu phần việc của mình. Nếu cùng một đầu ra được dùng ở nhiều nơi, việc giao chậm có thể ảnh hưởng nhiều nhánh. Sơ đồ PERT làm rõ những điểm bàn giao này, kể cả khi hai nhiệm vụ được quản lý trong hai danh sách riêng. Người phụ trách cần xác nhận mình chờ đầu ra gì và từ đâu trước khi nối mũi tên. Khi các quan hệ đã rõ, nhóm mới có cơ sở phân biệt phần thật sự được làm song song với phần chỉ trông như độc lập.
Dự án có thời gian thực hiện chưa chắc chắn
Thời gian hoàn thiện thiết kế có thể thay đổi theo số vòng phản hồi, dù đầu ra cần giao đã được xác định. Với dạng công việc này, ba ước tính PERT cho phép nhóm xem xét các điều kiện nhanh, thông thường và chậm thay vì chốt ngay một thời lượng. Người thực hiện nên giải thích căn cứ của từng giá trị bằng dữ liệu hoặc kinh nghiệm từ công việc tương tự.
Nếu chưa rõ phải thiết kế đến mức nào, thời lượng dài hay ngắn vẫn khó diễn giải. Nhóm cần làm rõ phạm vi và tiêu chí hoàn thành trước, rồi mới ước tính thời gian cho cùng một nhiệm vụ.
Dự án cần phân tích nguy cơ chậm tiến độ
Khoảng ước tính rộng cho thấy thời lượng có thể biến động đáng kể, còn dự trữ ít cho thấy lịch đang có ít dư địa hấp thụ chậm trễ. Xem hai dấu hiệu cùng quan hệ phụ thuộc giúp nhóm chọn những tình huống cần tính thử, không đồng nghĩa đã biết chính xác nơi có xác suất trễ cao nhất.
Giả sử một nhà cung cấp giao đầu vào cho nhiều nhóm, việc giao chậm có thể tác động đồng thời nhiều nhánh. Nếu chỉ thay thời lượng của từng việc riêng lẻ, nhóm có thể bỏ sót sự phụ thuộc chung đó. Khi cần đánh giá xác suất hoàn thành theo hạn, phân tích phải xét cả phân bố thời lượng lẫn rủi ro liên quan giữa các công việc. Mô phỏng tiến độ có thể hỗ trợ việc này khi dữ liệu và giả định được xây dựng phù hợp.
Các yếu tố chính trong sơ đồ PERT
Sơ đồ mạng gồm những thành phần có vai trò khác nhau trong biểu diễn và tính toán. Hiểu đúng từng thành phần giúp bạn lựa chọn ký hiệu và đọc kết quả chính xác.
Sự kiện và các mốc của dự án
Sự kiện đánh dấu một thời điểm hoặc trạng thái đã đạt được, chẳng hạn thiết kế đã được chấp nhận. Bản thân sự kiện không có thời lượng, khác với công việc thực hiện thiết kế. Trong AOA, nút biểu diễn sự kiện, còn trên AON có thể thêm nút mốc thời lượng bằng không để đánh dấu điểm kiểm soát. Tên mốc nên nói rõ trạng thái cần đạt, để người đọc biết điều kiện nào phải hoàn tất trước phần việc tiếp theo.
Công việc và quan hệ phụ thuộc
Công việc là nhiệm vụ cần thời gian để tạo ra một đầu ra xác định. Trên AON, mã và thời lượng nằm trong nút công việc, còn mũi tên nối các nút thể hiện quan hệ phụ thuộc. Với AOA, thời lượng thuộc công việc trên mũi tên nối hai sự kiện. Một số mạng cần thêm công việc giả, hay dummy activity, có thời lượng bằng không để giữ đúng logic. Mũi tên giả không phải nhiệm vụ cần thực hiện và không tiêu tốn nguồn lực.
Ví dụ trong bài dùng quan hệ Finish-to-Start: công việc trước hoàn thành thì công việc sau mới bắt đầu. Nếu sử dụng quan hệ khác hoặc có khoảng chờ, nhóm phải ghi rõ và tính theo điều kiện đó, không áp nguyên phép tính của ví dụ cơ bản.
Thời gian dự trữ của công việc
Dự trữ toàn phần, hay Total Float, là khoảng thời gian một công việc có thể chậm mà chưa làm trễ mốc hoàn thành dự án theo lịch đang xét. Giá trị này được tính từ quan hệ và thời lượng, không phải khoảng đệm tự đặt cho từng nhiệm vụ. Nó cũng khác Free Float, tức phần thời gian có thể chậm mà chưa làm lùi thời điểm bắt đầu sớm nhất của công việc ngay sau.
Trong ví dụ A–F ở phần hướng dẫn, C có 2 ngày Total Float nhưng chỉ 1 ngày Free Float. Nếu C kéo dài thêm 2 ngày, E phải bắt đầu muộn hơn dù mốc hoàn thành dự án chưa đổi. Điều đó cho thấy dự trữ của một việc vẫn có thể liên quan đến lịch của việc khác. Không cộng tùy ý các giá trị Total Float trên cùng nhánh hoặc giữ chúng như phần thời gian luôn còn nguyên sau mỗi thay đổi.
Đường găng của dự án
Đường găng (Critical Path) là chuỗi công việc chi phối thời gian hoàn thành dự án theo dữ liệu và giả định đang sử dụng. Trong mạng cơ bản với quan hệ kết thúc–bắt đầu, đó là đường có tổng thời lượng lớn nhất từ đầu đến cuối.
Khi lịch không có ràng buộc ngày đặc biệt và được tính đến mốc kết thúc sớm nhất, các công việc găng có dự trữ toàn phần bằng không. Một dự án có thể có nhiều đường găng cùng chi phối mốc kết thúc. Việc làm chậm một công việc trên đường găng sẽ ảnh hưởng đến lịch nếu không có biện pháp bù lại.
Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian
Sắp xếp ưu tiên, giới hạn công việc đang làm và bảo vệ thời gian cho nhiệm vụ quan trọng.
Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án
Phần hướng dẫn dưới đây sử dụng một bài tập vẽ sơ đồ PERT có lời giải với sáu công việc của dự án thử nghiệm phần mềm. Cùng bộ dữ liệu được dùng để vẽ AON và AOA, sau đó tính thời gian dự trữ cùng đường găng.
Bước 1: Liệt kê các công việc cần thực hiện
Hãy chia phạm vi dự án thành những công việc có đầu ra rõ ràng. Mỗi công việc được gắn một mã để thuận tiện khi xác định quan hệ và cập nhật dữ liệu.
| Mã | Công việc |
|---|---|
| A | Xác định yêu cầu |
| B | Thiết kế giải pháp |
| C | Chuẩn bị dữ liệu thử nghiệm |
| D | Lập trình chức năng |
| E | Soạn kịch bản kiểm thử |
| F | Kiểm thử và bàn giao |
Ví dụ giả định các công việc có đủ nhân sự để thực hiện song song khi quan hệ cho phép. Toàn bộ thời gian được tính bằng ngày làm việc trên cùng một lịch và bắt đầu từ mốc 0.
Bước 2: Xác định quan hệ trước sau
Với mỗi công việc, hãy ghi những đầu ra bắt buộc phải có trước khi bắt đầu. Trong ví dụ này, các quan hệ được xác định như sau:
- A thực hiện đầu tiên, sau đó B và C có thể bắt đầu song song.
- D chỉ chờ B hoàn thành.
- E chờ cả B và C hoàn thành.
- F chờ cả D và E hoàn thành.
Toàn bộ liên kết dùng quan hệ kết thúc–bắt đầu và không có khoảng chờ bổ sung. Danh sách này là căn cứ vẽ hai sơ đồ ở bước 4, nên không nối thêm một điều kiện chỉ vì các công việc được đặt gần nhau.
Bước 3: Ước tính thời gian theo công thức PERT
Với mỗi công việc, xác định o là thời gian lạc quan, m là thời gian có khả năng xảy ra nhất và p là thời gian bi quan. Thời gian kỳ vọng được ký hiệu là tₑ và tính theo công thức PERT có trọng số.
t_e = \frac{o + 4m + p}{6}Giá trị m được nhân trọng số 4 và không phải thời gian trung bình. Với công việc B có ba ước tính lần lượt là 2, 3 và 10 ngày, thời gian kỳ vọng được tính như sau:
t_B = \frac{2 + 4 \times 3 + 10}{6} = 4| Công việc | Lạc quan o | Có khả năng nhất m | Bi quan p | Thời gian kỳ vọng tₑ |
|---|---|---|---|---|
| A | 1 | 2 | 3 | 2 |
| B | 2 | 3 | 10 | 4 |
| C | 1 | 2 | 9 | 3 |
| D | 3 | 5 | 7 | 5 |
| E | 2 | 4 | 6 | 4 |
| F | 1 | 2 | 3 | 2 |
Trong cách tính PERT cổ điển, phương sai thời lượng được ước tính bằng công thức dưới đây. Đây là một phép xấp xỉ để biểu thị mức phân tán của thời gian, không phải xác suất hoàn thành đúng hạn.
\sigma^2 = \left(\frac{p-o}{6}\right)^2Các giá trị kỳ vọng trong bảng sẽ được dùng để lập lịch cơ sở của ví dụ. Thời gian hoàn thành thực tế vẫn có thể thay đổi theo những điều kiện đã dùng để xây dựng ba ước tính.
Bước 4: Vẽ và kết nối các công việc
Với sơ đồ AON, đặt mỗi công việc trong một nút rồi nối theo quan hệ ở bước 2. Thời lượng ghi trên nút là thời gian kỳ vọng đã tính.
flowchart LR
S((Bắt đầu)) --> A["A: 2 ngày"]
A --> B["B: 4 ngày"]
A --> C["C: 3 ngày"]
B --> D["D: 5 ngày"]
B --> E["E: 4 ngày"]
C --> E
D --> F["F: 2 ngày"]
E --> F
F --> T((Kết thúc))Với sơ đồ AOA, các nút từ 1 đến 6 biểu diễn sự kiện và các mũi tên mang công việc. Mũi tên giả được dùng để thể hiện điều kiện E phải chờ B mà không làm D phụ thuộc vào C.
flowchart LR
N1((1)) -->|A: 2 ngày| N2((2))
N2 -->|B: 4 ngày| N3((3))
N2 -->|C: 3 ngày| N4((4))
N3 -.->|Giả: 0 ngày| N4
N3 -->|D: 5 ngày| N5((5))
N4 -->|E: 4 ngày| N5
N5 -->|F: 2 ngày| N6((6))Trong sơ đồ này, sự kiện 4 chỉ xảy ra khi C và mũi tên giả từ sự kiện 3 đều đã hoàn thành. Vì sự kiện 3 đánh dấu hoàn thành B, E sẽ chờ cả B và C. D vẫn xuất phát từ sự kiện 3 nên chỉ chờ B.
Bước 5: Tính thời gian dự trữ và đường găng
ES và EF lần lượt là thời điểm bắt đầu sớm nhất và kết thúc sớm nhất. LS và LF là thời điểm bắt đầu muộn nhất và kết thúc muộn nhất mà chưa làm trễ mốc hoàn thành. TF là dự trữ toàn phần, còn t là thời lượng công việc đang dùng để tính lịch.
Khi tính xuôi, công việc có nhiều công việc trước sẽ lấy EF lớn nhất của các công việc đó làm ES. Khi tính ngược, LF được xác định từ LS nhỏ nhất của các công việc ngay sau.
EF = ES + t ES = \max(EF_1, EF_2, \ldots) LS = LF - t LF = \min(LS_1, LS_2, \ldots) TF = LS - ES = LF - EF| Công việc | t | ES | EF | LS | LF | TF |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 2 | 0 | 2 | 0 | 2 | 0 |
| B | 4 | 2 | 6 | 2 | 6 | 0 |
| C | 3 | 2 | 5 | 4 | 7 | 2 |
| D | 5 | 6 | 11 | 6 | 11 | 0 |
| E | 4 | 6 | 10 | 7 | 11 | 1 |
| F | 2 | 11 | 13 | 11 | 13 | 0 |
Đường găng của lịch cơ sở là A–B–D–F với tổng thời lượng 13 ngày làm việc. Đây là kết quả tính từ các thời lượng kỳ vọng và những giả định của ví dụ.
T = 2 + 4 + 5 + 2 = 13C có 2 ngày dự trữ và E có 1 ngày dự trữ trong lịch hiện tại. Nếu một công việc sử dụng dự trữ và làm công việc sau bắt đầu muộn, phần dự trữ còn lại phải được tính lại.
Bước 6: Kiểm tra và cập nhật sơ đồ
Trước khi sử dụng, đối chiếu từng mũi tên với điều kiện thực hiện công việc. Kiểm tra các nhánh có nối đến điểm kết thúc và những công việc song song có đủ nguồn lực hay không. Thời lượng và đơn vị tính cũng phải thống nhất.
Trong ví dụ, nếu C tăng từ 3 lên 5 ngày thì E bắt đầu ở mốc 7 và kết thúc ở mốc 11. F vẫn kết thúc ở mốc 13 nếu các thời lượng khác giữ nguyên, nhưng nhánh A–C–E–F lúc này cũng trở thành đường găng. Nếu C tăng lên 6 ngày, lịch tính toán sẽ kết thúc ở mốc 14.
Khi theo dõi dự án thực tế, cập nhật ngày thực hiện và thời lượng còn lại thay vì giữ nguyên ước tính ban đầu. Sau mỗi thay đổi có ảnh hưởng đến tiến độ, nhóm tính lại đường găng và dự trữ. Phiên bản cập nhật được lưu cùng ngày chốt dữ liệu để các bên dùng chung một lịch.
Những nguyên tắc khi lập sơ đồ PERT
Một sơ đồ đúng phải thể hiện được logic công việc và cho phép tính tiến độ nhất quán. Các nguyên tắc dưới đây giúp hạn chế sai sót khi vẽ hoặc chỉnh sửa mạng.
Phân biệt công việc với sự kiện
Thực hiện kiểm thử là một công việc cần thời gian, còn kiểm thử được chấp nhận là trạng thái đánh dấu một mốc. Cách đặt tên bằng hành động cho công việc và bằng trạng thái đã đạt cho sự kiện giúp giữ rõ sự khác biệt này. Trên AOA, thời lượng phải nằm ở mũi tên công việc, không gán cho nút sự kiện. Nếu ghi thời gian vào sai thành phần, sơ đồ có thể đọc được về hình thức nhưng phép tính không còn phản ánh đúng nhiệm vụ.
Thể hiện đúng chiều và quan hệ phụ thuộc
Trong ví dụ, D chờ B, còn E chờ cả B và C. Nối thêm C vào D sẽ buộc D đợi một đầu ra mà đề bài không yêu cầu, có thể làm đổi thời điểm bắt đầu và dự trữ.
Vì vậy, mỗi mũi tên cần có lời giải thích về điều kiện thực hiện, đi từ phần việc trước đến phần việc sau. Hai nhiệm vụ đứng cạnh nhau trong danh sách không tự tạo thành quan hệ phụ thuộc. Khi một liên kết còn gây tranh luận, nhóm nên làm rõ đầu ra bàn giao với người thực hiện trước khi dùng nó để tính lịch.
Tránh vòng lặp và liên kết bị thiếu
Nếu A chờ B nhưng B cũng chờ A, cả hai công việc đều không có điều kiện bắt đầu. Mạng PERT cơ bản cần đi từ đầu đến cuối mà không có vòng phụ thuộc như vậy, đồng thời không bỏ rời một phần việc có ảnh hưởng đến mốc bàn giao. Bạn có thể lần theo đầu vào và đầu ra của từng nhiệm vụ để tìm liên kết thiếu hoặc nối sai.
Khả năng làm lại cần được thể hiện bằng công việc bổ sung hoặc một kịch bản riêng. Không nối ngược thành vòng lặp rồi tính như mạng tiến độ thông thường, vì cách làm đó không xác định được trình tự thực hiện khả thi.
Thống nhất ký hiệu và đơn vị thời gian
Mã công việc trên sơ đồ phải khớp với mã trong bảng theo dõi, còn chú giải phải phân biệt thời lượng với thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc. Con số 5 có thể là năm ngày thực hiện hoặc mốc ngày thứ năm, nên không được để người đọc tự đoán ý nghĩa.
Đơn vị ngày cũng cần gắn với lịch làm việc. Một nhóm nghỉ cuối tuần và một nhóm làm liên tục có thể cần những ngày bàn giao khác nhau dù cùng số ngày thực hiện. Ví dụ trong bài dùng chung ngày làm việc và mốc bắt đầu 0, không thay đổi lịch giữa các nhiệm vụ.
Không dùng độ dài mũi tên để tính thời gian
Một mũi tên vẽ dài hơn chỉ có thể làm sơ đồ dễ bố trí hơn, không làm công việc kéo dài thêm. Thời lượng được đọc từ dữ liệu ghi cho công việc, còn đường găng được tìm bằng quan hệ và tổng thời lượng của các đường đi. Vì thế, đường vẽ dài nhất trên màn hình chưa chắc là đường găng. Bạn có thể đổi vị trí nút để dễ đọc, nhưng cần giữ nguyên các liên kết và giá trị thời gian để kết quả tính không đổi.
Ưu điểm và hạn chế của sơ đồ PERT
Giá trị của PERT phụ thuộc vào chất lượng mạng công việc và những ước tính được đưa vào. Việc lựa chọn phương pháp nên xét cả khả năng phân tích lẫn công sức duy trì dữ liệu.
Trực quan hóa công việc và tiến trình dự án
Khi một nhiệm vụ thay đổi, sơ đồ cho phép nhóm lần theo những phần đang sử dụng đầu ra của nó. Điểm tách nhánh cho thấy các phần có thể tiến hành song song, còn điểm hội tụ cho biết điều kiện cần đủ trước khi tiếp tục. Nhờ đó, cuộc trao đổi về tiến độ có thể đi vào công việc và điểm bàn giao cụ thể thay vì chỉ nói cả dự án đang chậm.
Với mạng lớn, nhóm có thể chia theo giai đoạn hoặc phạm vi phụ trách để dễ đọc. Các điểm nối giữa những phần này vẫn phải được giữ rõ, nếu không việc chia nhỏ lại che mất quan hệ cần theo dõi.
Hỗ trợ phân tích thời gian chưa chắc chắn
Ba ước tính buộc nhóm làm rõ điều kiện nào khiến một nhiệm vụ nhanh hơn hoặc chậm hơn. Khoảng từ lạc quan đến bi quan rộng có thể gợi ý cần tìm thêm thông tin, hoặc cần theo dõi một yếu tố làm thời lượng biến động. Sau khi tính lịch cơ sở, nhóm có thể thay thời lượng theo kịch bản để xem mốc bàn giao và đường găng đổi ra sao. Cộng các thời lượng kỳ vọng trên đường găng của lịch cơ sở không đủ để xác định xác suất hoàn thành đúng hạn. Muốn trả lời câu hỏi đó, cần phân tích thêm sự biến động và quan hệ rủi ro giữa các công việc.
Phụ thuộc vào độ tin cậy của ước tính
Một kết quả tính chính xác không sửa được dữ liệu đầu vào thiếu căn cứ. Nếu phạm vi nhiệm vụ chưa rõ hoặc ba thời gian được chọn theo mong muốn, lịch tạo ra vẫn có thể khác xa điều kiện thực hiện. Người ước tính cần ghi cả đầu ra, điều kiện làm việc và căn cứ dùng để chọn thời lượng, để nhóm khác hiểu con số đang áp dụng cho việc gì. Dữ liệu từ nhiệm vụ tương tự cùng ý kiến của người trực tiếp làm giúp kiểm tra những giả định đó. Sau dự án, việc so thời gian dự kiến với thực tế cần quay lại nguyên nhân chênh lệch, không chỉ lưu một con số cho lần sau.
Tốn công xây dựng và duy trì sơ đồ
Mạng có nhiều nhiệm vụ cần công sức xác nhận quan hệ, thu thập thời lượng và rà tác động sau mỗi thay đổi. Nếu chỉ vẽ một lần rồi bỏ lại, sơ đồ có thể tiếp tục cho kết quả tính nhưng không còn đúng với tình hình công việc.
Dự án cần một đầu mối tổng hợp, thời điểm chốt dữ liệu và cách xác nhận thay đổi thống nhất. Người phụ trách từng nhiệm vụ báo cáo phần đã làm, phần còn lại và điều kiện mới có thể ảnh hưởng tiến độ. Giữ mã công việc ổn định giúp đối chiếu các phiên bản hoặc chuyển dữ liệu giữa công cụ mà không nhầm nhiệm vụ.
Cần kết hợp phân tích chi phí và nguồn lực
Giả sử B và C đều đủ điều kiện bắt đầu nhưng cần cùng một người thực hiện, lịch cho phép làm song song chưa chắc triển khai được. Nhóm phải xem có thể bố trí thêm nguồn lực, đổi cách làm hay xếp lại thời gian, rồi tính tác động đến mốc hoàn thành. Một phương án rút ngắn tiến độ cũng cần được so với chi phí phát sinh và khả năng thực hiện, không chỉ nhìn số ngày giảm được. Biểu đồ phụ tải nguồn lực hỗ trợ xem nhu cầu nhân sự hoặc thiết bị theo thời gian, còn phân tích chi phí giúp đánh giá phần nguồn lực phải chi cho phương án. Đây là các bước bổ trợ để kiểm tra tính khả thi, không phải những kết quả tự có khi vẽ sơ đồ PERT.
So sánh sơ đồ PERT với Gantt và CPM
PERT chú trọng thời lượng chưa chắc chắn, Gantt thể hiện lịch trên trục thời gian, còn CPM là Critical Path Method để phân tích đường găng và dự trữ. Ba cách tiếp cận có thể dùng cùng nhau, thay vì buộc dự án chỉ chọn một.
| Tiêu chí | PERT | Gantt | CPM |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Phương pháp phân tích tiến độ với thời lượng chưa chắc chắn | Cách thể hiện lịch công việc trên trục thời gian | Phương pháp xác định đường găng và thời gian linh hoạt |
| Dữ liệu thời gian | Thường sử dụng ba ước tính để tính thời lượng kỳ vọng | Hiển thị thời điểm và thời lượng được đưa vào lịch | Theo cách tiếp cận truyền thống, dùng thời lượng xác định cho mỗi công việc |
| Cách trình bày | Sơ đồ mạng với công việc và quan hệ phụ thuộc | Các thanh ngang thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc | Mạng công việc phục vụ tính tiến độ |
| Trọng tâm | Xem xét ảnh hưởng của thời lượng và tính chưa chắc chắn | Theo dõi lịch và mức độ hoàn thành công việc | Xác định chuỗi chi phối thời hạn cùng thời gian dự trữ |
| Đường găng | Có thể tính trên mạng sử dụng thời lượng kỳ vọng | Có thể hiển thị khi phần mềm có dữ liệu phụ thuộc và chức năng tính | Là nội dung trung tâm của phương pháp |
| Tình huống sử dụng | Thời lượng còn nhiều yếu tố chưa chắc chắn | Cần trình bày và theo dõi lịch dễ đọc | Cần phân tích công việc găng hoặc tác động khi thay đổi thời lượng |
Với ví dụ A–F, dùng các thời lượng kỳ vọng để tính đường găng rồi chuyển kết quả sang Gantt sẽ giúp xem công việc theo ngày. Bảng mô tả trọng tâm thường gặp, không có nghĩa Gantt không thể hiển thị quan hệ phụ thuộc hoặc đường găng khi phần mềm có chức năng tương ứng. Mã công việc cần thống nhất giữa các biểu đồ để cập nhật đúng cùng một nhiệm vụ.
Công cụ hỗ trợ vẽ và quản lý sơ đồ PERT
Công cụ được lựa chọn theo nhu cầu vẽ hay tính tiến độ của dự án. Trước khi sử dụng, hãy kiểm tra khả năng quản lý quan hệ và cập nhật dữ liệu của từng công cụ.
Vẽ sơ đồ PERT bằng công cụ trực tuyến
draw.io và Miro có thể dùng để tạo nút, nối mũi tên và trình bày quan hệ công việc. Bạn có thể bắt đầu từ mẫu hoặc tự bố trí một mạng nhỏ để trao đổi với nhóm. Việc vẽ sơ đồ PERT online cần phân biệt rõ phần trình bày với phần tính toán, vì nhìn thấy nút và thời lượng chưa có nghĩa công cụ đã tính đường găng. Trước khi dùng kết quả, hãy kiểm tra dữ liệu nào được nhập thủ công, chức năng nào thực sự tính lịch và file xuất còn giữ đủ mã cùng chú giải hay không.
Phân tích tiến độ bằng phần mềm quản lý dự án
Microsoft Project bản desktop và Oracle Primavera P6 có chức năng quản lý công việc, quan hệ phụ thuộc và tính lịch. Ngày làm việc, ràng buộc và cách xác định công việc găng trong phần mềm đều có thể ảnh hưởng kết quả, nên cần được đối chiếu với giả định dự án. Nhóm có thể tính thời lượng kỳ vọng của PERT rồi nhập vào lịch, nhưng bước này chỉ đưa một giá trị thời gian vào phép tính.
Nếu cần xử lý đủ ba ước tính hoặc mô phỏng rủi ro, hãy kiểm tra chức năng của đúng phiên bản đang dùng. Không coi khả năng hiển thị sơ đồ mạng là bằng chứng phần mềm tự phân tích mọi yếu tố bất định.
Kết nối sơ đồ với việc theo dõi công việc
Để đối chiếu được tiến độ, mã nhiệm vụ trên sơ đồ cần khớp với mã trong danh sách nhóm đang theo dõi. Người phụ trách cập nhật ngày thực hiện và thời lượng còn lại tại cùng thời điểm chốt, còn đầu mối lập lịch xác nhận thay đổi quan hệ trước khi tính lại. Mỗi phiên bản cần ghi ngày chốt để các bên sử dụng đúng cùng một trạng thái công việc. Lịch cơ sở vẫn được giữ để so với lịch hiện tại, không thay thế bằng bản cập nhật mới. Khi mốc kết thúc dời đi, nhóm truy về nhiệm vụ hoặc giả định gây chênh lệch, rồi đánh giá cách điều chỉnh trên cả mạng.
Kết luận
Bạn có thể bắt đầu với một mạng nhỏ, xác nhận điều kiện bàn giao giữa các công việc rồi tính thời lượng và đường găng. Kết quả của sơ đồ PERT chỉ có ý nghĩa trong lịch làm việc, quan hệ và giả định đã chọn, nên cần được kiểm tra với nguồn lực thực tế. Khi nhiệm vụ thay đổi, cập nhật dữ liệu và tính lại dự trữ sẽ hữu ích hơn việc tiếp tục dùng nguyên sơ đồ ban đầu.
Bài viết liên quan
- Tín chỉ carbon là gì? Cơ chế hoạt động của thị trường carbon
- AR (Augmented Reality) là gì? Ứng dụng của công nghệ AR
- Data Warehouse là gì? Những đặc điểm kỹ thuật của DW
- Kinh tế xanh là gì? Các nguyên tắc trong phát triển kinh tế xanh
- Supplier là gì? Mối quan hệ của Supplier trong Logistics
- Trái phiếu xanh là gì? Các loại trái phiếu xanh trên thế giới
