13 Cách quản lý nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp

Một đội ngũ có năng lực vẫn có thể làm việc rời rạc nếu mục tiêu không rõ, trách nhiệm chồng chéo hoặc người quản lý chỉ xuất hiện khi có vấn đề. Quản lý nhân viên hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa định hướng công việc, theo dõi kết quả và hỗ trợ từng người phát triển.

Trong nội dung này, Sansan Academy sẽ cùng bạn tìm hiểu những cách quản lý nhân viên có thể áp dụng vào công việc hằng ngày. Trọng tâm nằm ở cách giao việc, trao quyền, phản hồi, đánh giá hiệu suất và duy trì sự phối hợp trong đội ngũ.

Khóa học Quản lý cấp trung

Giúp quản lý cấp trung chuyển mục tiêu thành kế hoạch, giao việc, phản hồi và phối hợp giữa các bộ phận.

Xem khóa học

Tại sao phải quản lý nhân viên trong doanh nghiệp?

Quản lý nhân viên là điểm kết nối giữa định hướng của doanh nghiệp và hoạt động hằng ngày của đội ngũ. Khi vai trò này được thực hiện tốt, nhân viên hiểu việc cần làm, biết mình chịu trách nhiệm về kết quả nào và nhận được sự hỗ trợ phù hợp.

Đảm bảo công việc được thực hiện đúng mục tiêu

Mục tiêu tăng doanh thu chưa đủ để một nhân viên biết hôm nay nên ưu tiên việc gì. Người quản lý cần chuyển định hướng đó thành nhiệm vụ, thời hạn và tiêu chuẩn hoàn thành của từng vị trí. Khi có nhiều yêu cầu cùng lúc, nhân viên cũng cần biết việc nào được phép lùi lại.

Gallup ước tính rằng nếu tỷ lệ nhân viên hoàn toàn đồng ý mình biết điều được kỳ vọng ở công việc tăng từ một nửa lên tám trên mười, tổ chức có thể tăng 10% năng suất, giảm 22% tỷ lệ nghỉ việc và 29% sự cố an toàn. Đây là mức cải thiện tiềm năng theo phân tích của Gallup, không phải kết quả mặc định của việc giao chỉ tiêu. Điều người quản lý có thể bắt đầu ngay là kiểm tra xem hai bên có đang hiểu giống nhau về kết quả cần đạt hay không.

Phát huy năng lực của từng nhân viên

Giao cùng một loại việc cho tất cả thành viên có thể bỏ qua những khác biệt về kinh nghiệm và thế mạnh. Có người phân tích tốt, có người xử lý tình huống khách hàng nhanh, nhưng năng lực ấy cần được nhìn qua công việc thực tế. Người quản lý sử dụng những quan sát này để phân công và xác định phần nhân viên cần được hướng dẫn thêm.

Nghiên cứu Gallup trên 530 đơn vị làm việc ghi nhận năng suất sau can thiệp ở các nhóm có quản lý nhận phản hồi về điểm mạnh cao hơn 12,5% so với các nhóm có quản lý không nhận phản hồi. Kết quả liên quan đến hoạt động phản hồi về điểm mạnh của quản lý, không có nghĩa cứ giao việc theo sở thích là năng suất sẽ tăng tương ứng.

Tăng sự phối hợp và gắn kết trong đội ngũ

Trong bài viết về Project Aristotle, Google, nhóm nghiên cứu phỏng vấn hơn 200 đội nhóm, chuẩn bị hơn 250 yếu tố đầu vào và sử dụng hơn 35 mô hình thống kê. Nghiên cứu tại Google xác định năm yếu tố nổi bật của đội nhóm hiệu quả:

• Psychological safety: Thành viên có thể hỏi, nêu ý tưởng và thừa nhận sai sót mà không sợ bị hạ thấp.
• Dependability: Các thành viên hoàn thành công việc có chất lượng, đúng hẹn.
• Structure and clarity: Vai trò, mục tiêu và cách thực hiện được làm rõ.
• Meaning: Công việc có ý nghĩa đối với người thực hiện.
• Impact: Thành viên nhìn thấy đóng góp của mình đối với kết quả chung.

Với người quản lý, sự phối hợp bắt đầu từ việc làm rõ ai bàn giao cho ai và các bên cần gì để hoàn thành việc. Khi nhân viên báo sai sót, hãy cùng xử lý thay vì chỉ tìm người để trách. Cách tiếp nhận ấy ảnh hưởng đến việc những người khác có tiếp tục lên tiếng hay không.

Phát hiện sớm vấn đề về hiệu suất và nhân sự

Tiến độ chậm hoặc lỗi lặp lại là tín hiệu để tìm hiểu, chưa đủ để kết luận nhân viên thiếu trách nhiệm. Trao đổi sớm giúp quản lý phân biệt vấn đề về kỹ năng, khối lượng việc, nguồn lực và sự phối hợp để hỗ trợ đúng nguyên nhân.

Trong bài công bố năm 2019, Gallup ghi nhận 52% nhân viên rời công việc cho rằng quản lý có thể đã làm điều gì đó để ngăn họ nghỉ. Tuy nhiên, chỉ 51% những người đã rời việc từng trao đổi về sự gắn kết, phát triển hoặc tương lai trong ba tháng trước khi nghỉ.

Đối thoại không bảo đảm giữ được mọi nhân viên. Điều quan trọng là tạo cơ hội để hiểu vấn đề khi người đó còn đang làm việc, thay vì chỉ biết nguyên nhân qua cuộc trao đổi sau khi họ quyết định nghỉ.

Các cách quản lý nhân viên hiệu quả

Không có một phương pháp phù hợp với mọi đội ngũ và mọi thời điểm. Người mới làm quản lý cần kết hợp nhiều cách tiếp cận, sau đó điều chỉnh theo năng lực nhân viên, tính chất nhiệm vụ và mức độ rủi ro của công việc.

Làm gương và xây dựng niềm tin với nhân viên

Nhân viên nhìn vào cách người quản lý thực hiện cam kết trước khi tin vào lời yêu cầu. Nếu đã thống nhất thời hạn phản hồi, bạn cần phản hồi đúng hẹn hoặc báo trước khi có thay đổi. Khi quyết định của mình gây ra sai sót, hãy nhận phần trách nhiệm thay vì để cấp dưới giải thích thay.

Sự nhất quán còn thể hiện ở cách áp dụng tiêu chuẩn trong những tình huống khó. Một quy định không nên nghiêm với người này nhưng dễ dãi với người khác chỉ vì mức độ thân quen. Niềm tin được xây từ những lần xử lý cụ thể như vậy, không chỉ từ lời khẳng định rằng quản lý luôn công bằng.

Quan sát, lắng nghe và thấu hiểu nhân viên

Một nhân viên liên tục trễ hẹn dù trước đó làm tốt có thể đang gặp một vướng mắc mới. Trước khi nhắc về kỷ luật, hãy hỏi về những thay đổi trong công việc và nêu điều bạn quan sát được.

Trong cuộc trao đổi, để họ trình bày hết rồi mới cùng phân tích nguyên nhân. Chẳng hạn, việc chậm có thể đến từ khâu bàn giao của một bộ phận khác, không chỉ từ người đang bị nhắc nhở. Quản lý cần xác định phần nhân viên tự xử lý và phần mình phải hỗ trợ, đồng thời tôn trọng những thông tin cá nhân họ không muốn chia sẻ.

Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp

Mức độ hướng dẫn nên thay đổi theo kinh nghiệm của nhân viên và rủi ro của nhiệm vụ. Người mới có thể cần làm mẫu và kiểm tra sớm, còn người đã thành thạo cần nhiều quyền chủ động hơn. Bạn có thể căn theo ba tình huống:

• Chưa biết cách làm: Giải thích yêu cầu, hướng dẫn từng bước quan trọng và kiểm tra phần đầu.
• Đã có kỹ năng nhưng còn vướng: Cùng phân tích khó khăn, gợi ý phương án và để nhân viên thực hiện.
• Đủ năng lực làm độc lập: Thống nhất kết quả, phạm vi quyết định và mốc báo cáo thay vì chỉ đạo từng thao tác.

Giao việc và phản hồi rõ ràng

Một đầu việc cần cho nhân viên biết phải tạo ra kết quả gì, dùng nguồn lực nào và báo cho ai khi có vướng mắc. Thay vì chỉ yêu cầu làm nhanh, hãy thống nhất thời hạn cùng tiêu chuẩn kiểm tra. Bạn nên đề nghị nhân viên trình bày lại cách họ hiểu nhiệm vụ để phát hiện chỗ chưa rõ trước khi bắt đầu.

Phản hồi sau đó cần bám vào yêu cầu đã giao. Nếu kết quả chưa đạt, chỉ ra phần cần sửa và giải thích nó ảnh hưởng đến công việc tiếp theo ra sao. Những nhận xét chung về thái độ không thay thế được hướng dẫn cụ thể.

Thiết lập mục tiêu và định hướng công việc

Một chỉ tiêu ngoài khả năng tác động của nhân viên khó giúp họ biết cần làm khác điều gì. Với công việc lặp lại, mục tiêu có thể gắn với thời hạn, sản lượng hoặc tiêu chuẩn chất lượng phù hợp. Với nhiệm vụ mới và phức tạp, nên có cả mục tiêu học hỏi hoặc kiểm chứng phương án thay vì chỉ giao một con số cứng.

Nhân viên cũng cần hiểu mục tiêu của mình phục vụ ưu tiên nào của đội ngũ. Khi ưu tiên thay đổi, quản lý phải nói rõ phần được điều chỉnh và cùng xem lại cách thực hiện.

Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng

Quy trình hữu ích nhất ở những điểm dễ phát sinh lỗi hoặc phải bàn giao giữa nhiều người. Hãy bắt đầu bằng việc ghi lại cách làm hiện tại, tìm nơi nhân viên thường chờ đợi hoặc phải hỏi lại. Từ đó, thống nhất đầu vào, bước kiểm tra và người chịu trách nhiệm ở từng điểm.

Chẳng hạn, trong một tình huống giả định tại spa, nhân viên tư vấn xác nhận dịch vụ trước khi bàn giao lịch cho bộ phận thực hiện. Nếu khách muốn đổi dịch vụ, quy trình cần cho biết ai xác nhận lại và cập nhật thông tin ở đâu. Quy trình nên giúp các bên phối hợp, không buộc nhân viên xin phép cho cả những việc đã được giao quyền.

Tin tưởng và trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cần đi cùng giới hạn quyết định rõ ràng. Bạn và nhân viên thống nhất việc họ được tự xử lý, mức nguồn lực được sử dụng và trường hợp phải báo lại. Với phần đã giao quyền, hãy để họ lựa chọn cách thực hiện, đồng thời giữ những mốc kiểm tra phù hợp với rủi ro.

Khi phương án của nhân viên khác với thói quen của bạn, hãy xem nó có đáp ứng tiêu chuẩn đã thống nhất hay không. Nếu đáp ứng, sự khác biệt ấy không nhất thiết là lỗi cần sửa. Nếu có rủi ro, giải thích rủi ro và cùng điều chỉnh thay vì lấy lại toàn bộ quyền quyết định.

Tạo cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến và ý tưởng

Người trực tiếp làm việc thường nhìn thấy những vướng mắc mà quản lý không gặp hằng ngày. Bạn có thể hỏi về một bước đang gây chậm trễ hoặc một yêu cầu khiến khách hàng hay phàn nàn, thay vì chỉ kêu gọi mọi người sáng tạo. Khi nhận ý kiến, hãy cho biết đề xuất nào sẽ được thử, ai phụ trách và khi nào xem lại. Với đề xuất chưa phù hợp, cần giải thích lý do để nhân viên biết ý kiến của mình đã được cân nhắc.

Theo dõi và đánh giá hiệu suất thường xuyên

Theo dõi hiệu suất không chỉ là ghi lại số việc hoàn thành. Bạn cần xem kết quả có đạt chất lượng, đúng hạn và được tạo ra với nguồn lực phù hợp hay không. Theo CIPD, performance management là một chu trình liên tục, trong đó mục tiêu và phản hồi được xem lại theo công việc thực tế.

• Chọn chỉ số gắn với nhiệm vụ nhân viên có thể tác động.
• Trao đổi sớm khi có chênh lệch so với kỳ vọng, không chờ đến cuối kỳ.
• Kết hợp số liệu với sản phẩm công việc và bối cảnh thực hiện.
• Ghi lại phần hỗ trợ đã thống nhất để lần đánh giá sau có cơ sở đối chiếu.

Khen, góp ý và phản hồi đúng cách

Phản hồi nên giúp nhân viên nhận ra hành vi nào cần giữ và hành vi nào cần thay đổi. Bạn có thể tham khảo mô hình phản hồi Situation–Behavior–Impact của Center for Creative Leadership để trình bày tình huống, hành vi quan sát được và tác động của hành vi đó. Cách này hướng cuộc trao đổi vào việc đã xảy ra thay vì gán tính cách cho nhân viên.

Ví dụ giả định, nhân viên gửi báo cáo thiếu phần đối chiếu nên bộ phận nhận phải hỏi lại trước khi xử lý. Hãy nêu rõ lần gửi báo cáo đó, phần thông tin thiếu và ảnh hưởng đến tiến độ, rồi để nhân viên giải thích. Cuộc trao đổi cần kết thúc bằng cách khắc phục đã thống nhất, không chỉ bằng việc người quản lý nói xong.

Ghi nhận và khen thưởng thành quả

Lời ghi nhận cần cho nhân viên biết đóng góp nào của họ được nhìn thấy. Không chỉ kết quả nổi bật, việc hỗ trợ đồng đội giải quyết một vướng mắc quan trọng cũng có thể đáng được ghi nhận. Bạn nên chọn cách thể hiện phù hợp với người nhận và chính sách của doanh nghiệp.

Khen thưởng gắn với thành tích cần có tiêu chí được công bố trước. Khi quyết định thưởng, giải thích đóng góp đáp ứng tiêu chí nào để những người khác có thể hiểu, thay vì chỉ thông báo tên người nhận.

Định hướng đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo nên bắt đầu từ khoảng cách giữa yêu cầu công việc và khả năng hiện tại. Nếu nhân viên thiếu kỹ năng xử lý tình huống, chỉ cho họ học thêm kiến thức lý thuyết có thể chưa đủ. Quản lý cần xác định việc họ phải làm tốt hơn và chọn cách hỗ trợ tương ứng.

• Cần nắm kiến thức: Cung cấp tài liệu hoặc khóa học phù hợp.
• Cần thực hành: Giao nhiệm vụ vừa sức và bố trí người hướng dẫn.
• Cần nhận ra cách làm chưa hiệu quả: Cùng xem lại sản phẩm công việc và thử cách tiếp cận khác.

Sau một thời gian áp dụng, hãy kiểm tra nhân viên đã làm được gì so với trước. Kết quả này giúp quyết định có cần hướng dẫn thêm hoặc giao một thử thách mới hay không.

Chấn chỉnh tình trạng làm việc kém hiệu quả lặp lại

Khi một lỗi xuất hiện nhiều lần, cần xem lại yêu cầu, hướng dẫn và những hỗ trợ đã cung cấp trước đó. Người quản lý trao đổi riêng với nhân viên về việc chưa đạt, tác động và nguyên nhân họ nhìn thấy. Hai bên thống nhất kết quả cần cải thiện cùng thời gian kiểm tra lại, đồng thời ghi nhận nội dung đã trao đổi.

Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, việc xử lý tiếp theo cần phối hợp với bộ phận nhân sự và tuân theo chính sách, quy định áp dụng. Không nên biến lỗi hiệu suất thành lời phê bình con người hoặc tự đặt hình phạt. Mục tiêu trước hết là làm rõ trách nhiệm và tạo điều kiện cải thiện thực chất.

Quy trình quản lý nhân viên

Quy trình quản lý nhân viên tạo ra một chu kỳ thống nhất từ xác định mục tiêu đến đánh giá và điều chỉnh. Trình tự rõ ràng giúp người quản lý hạn chế phản ứng cảm tính, đồng thời giúp nhân viên biết mình được theo dõi và hỗ trợ theo cách nào.

Xác định mục tiêu và kỳ vọng đối với nhân viên

Trước khi phân công, hãy làm rõ thế nào là hoàn thành tốt công việc trong kỳ. Kết quả, thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng và những giới hạn phải tuân thủ cần được ghi lại ở nơi hai bên có thể đối chiếu.

Nếu mục tiêu phụ thuộc vào bộ phận khác, cần tách phần nhân viên chịu trách nhiệm khỏi phần phải phối hợp. Đồng thời, xác định ai xử lý khi việc bàn giao bị chậm. Những kỳ vọng đã thống nhất là cơ sở đánh giá về sau, không nên đến cuối kỳ mới bổ sung tiêu chuẩn mà nhân viên chưa từng biết.

Phân công công việc theo năng lực và trách nhiệm

Sau khi có mục tiêu, hãy kiểm tra năng lực và khối lượng việc hiện tại trước khi phân công. Người được giao cần có quyền hạn và nguồn lực tương ứng với trách nhiệm. Một bảng phân công có thể làm rõ những thông tin sau:

• Đầu việc và kết quả cần bàn giao.
• Người chịu trách nhiệm chính và các bên phối hợp.
• Nguồn lực được sử dụng, phần cần hướng dẫn thêm.
• Thời hạn và người tiếp nhận kết quả.

Theo dõi tiến độ và kết quả công việc

Trong quá trình thực hiện, việc theo dõi cần cho thấy công việc đang ở đâu và có nguy cơ nào ảnh hưởng đến thời hạn. Với nhiệm vụ dài, nên kiểm tra ở những mốc quan trọng thay vì chỉ hỏi khi gần đến hạn. Nhân viên cập nhật phần đã hoàn thành, phần đang vướng và việc cần hỗ trợ.

Quản lý dùng thông tin đó để xử lý điểm nghẽn hoặc điều chỉnh nguồn lực. Nếu công việc thay đổi phạm vi, hãy thống nhất lại thời hạn và tiêu chuẩn bàn giao. Không nên giữ nguyên mọi yêu cầu rồi coi sự chậm trễ là lỗi riêng của người thực hiện.

Phản hồi và hỗ trợ nhân viên

Ở bước này, phản hồi cần giúp nhân viên sửa được việc đang làm, không chỉ biết mình đang bị đánh giá. Hãy cùng xem sản phẩm hoặc tình huống cụ thể để làm rõ khoảng cách với yêu cầu. Từ đó xác định phần họ phải điều chỉnh và phần quản lý cần hỗ trợ.

• Thiếu cách làm: bố trí hướng dẫn hoặc làm mẫu phần khó.
• Thiếu công cụ, quyền hạn: bổ sung nguồn lực hoặc làm rõ phạm vi quyết định.
• Vướng phối hợp: thống nhất lại việc bàn giao với bên liên quan.

Hai bên cần có bước tiếp theo và mốc kiểm tra lại. Nếu việc hỗ trợ thuộc trách nhiệm quản lý, hãy ghi nhận cam kết đó cùng với việc nhân viên phải làm.

Đánh giá kết quả và điều chỉnh cách quản lý

Cuối kỳ, đối chiếu kết quả với những tiêu chuẩn đã thống nhất từ đầu. Ngoài phần đạt hoặc chưa đạt, cần xem nhân viên đã tiến bộ ở đâu và điều kiện nào ảnh hưởng đến kết quả. Những ghi nhận trong quá trình làm việc giúp cuộc đánh giá không phụ thuộc quá nhiều vào sự việc gần nhất.

Người quản lý cũng cần xem lại cách giao việc và hỗ trợ của mình. Nếu nhiều thành viên cùng vướng ở một bước, nguyên nhân có thể nằm ở quy trình hoặc mục tiêu chưa rõ. Kỳ tiếp theo nên có điều chỉnh cụ thể, thay vì lặp lại nguyên cách làm cũ và chỉ yêu cầu nhân viên cố gắng hơn.

Cách quản lý công việc của nhân viên

Quản lý công việc tập trung vào việc tổ chức đầu việc, tiến độ và đầu ra của đội ngũ. Muốn quản lý công việc nhân viên hiệu quả, người phụ trách cần tạo được sự minh bạch mà không biến hệ thống theo dõi thành công cụ giám sát từng phút.

Xác định đầu việc, người phụ trách và thời hạn

Mỗi đầu việc nên có một người chịu trách nhiệm chính, dù cần nhiều người phối hợp. Người đó cần biết kết quả sẽ bàn giao cho ai và được kiểm tra bằng tiêu chuẩn nào. Hãy ghi đầu việc cùng thời hạn trên công cụ đội ngũ đang sử dụng để tránh thông tin nằm rải rác trong nhiều cuộc trò chuyện.

• Việc cần làm: Mô tả kết quả, không chỉ ghi tên hoạt động.
• Trách nhiệm: Xác định người phụ trách chính và các bên hỗ trợ.
• Mốc bàn giao: Nêu thời hạn, nơi lưu kết quả và người tiếp nhận.

Thống nhất mức độ ưu tiên của công việc

Nhân viên khó tự sắp xếp khi mọi yêu cầu đều được gọi là khẩn cấp. Quản lý cần so sánh thời hạn, tác động và những việc đang phụ thuộc vào từng đầu việc. Khi thêm một nhiệm vụ gấp, hãy nói rõ việc nào được lùi hoặc chuyển cho người khác. Nhờ vậy, nhân viên có thể tập trung vào ưu tiên thực sự mà không phải tự đoán ý của nhiều người giao việc.

Theo dõi tiến độ mà không quản lý vi mô

Micromanagement xuất hiện khi quản lý muốn biết và quyết định gần như mọi thao tác của nhân viên. Bạn có thể giảm cách kiểm soát này bằng việc thống nhất mốc cập nhật và những dấu hiệu phải báo sớm. Giữa các mốc đã hẹn, nhân viên được chủ động trong phạm vi được giao. Nhiệm vụ mới hoặc có rủi ro lớn vẫn có thể cần kiểm tra gần hơn, nhưng phải giải thích lý do. Khi nhân viên đã làm ổn định, nên giảm những lần kiểm tra không còn giúp ích cho công việc.

Kiểm soát kết quả thay vì kiểm soát mọi thao tác

Đánh giá công việc cần dựa vào tiêu chuẩn đầu ra đã thống nhất, không chỉ vào số giờ ngồi trước máy hoặc mức độ báo cáo. Chẳng hạn, với một báo cáo, quản lý có thể kiểm tra độ chính xác, thông tin cần có và thời điểm bàn giao. Nhân viên được lựa chọn cách làm trong phạm vi cho phép. Tuy nhiên, những bước liên quan đến an toàn, bảo mật hoặc yêu cầu bắt buộc vẫn phải được tuân thủ, dù đầu ra có vẻ đạt.

Duy trì họp và trao đổi công việc hợp lý

Hãy chọn hình thức trao đổi theo việc cần giải quyết. Cập nhật trạng thái đơn giản có thể thực hiện trên công cụ chung, còn một điểm nghẽn cần nhiều bên quyết định có thể đáng để tổ chức cuộc họp. Trước khi mời họp, quản lý nên xác định kết quả cần có sau cuộc trao đổi.

• Chỉ mời những người cần cung cấp thông tin hoặc ra quyết định.
• Tập trung vào vướng mắc, lựa chọn và phần việc cần phối hợp.
• Chốt việc tiếp theo, người phụ trách và thời hạn.

Sau họp, gửi lại những nội dung đã thống nhất ở nơi đội ngũ dễ theo dõi. Nếu cuộc họp lặp lại chỉ để đọc báo cáo, cần xem có thể giảm hoặc thay bằng cập nhật ngắn hay không.

Những kỹ năng cần có để quản lý nhân viên hiệu quả

Một người giỏi chuyên môn chưa chắc đã biết cách quản lý nhân viên. Năm nhóm kỹ năng dưới đây giúp người quản lý chuyển kiến thức và quyền hạn thành hành động cụ thể trong quá trình dẫn dắt đội ngũ.

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Diễn đạt rõ giúp người nghe biết điều cần thực hiện, nhưng quản lý còn phải kiểm tra xem nhân viên đã hiểu giống mình hay chưa. Việc đề nghị họ trình bày lại kế hoạch thực hiện có thể làm lộ những chỗ hai bên đang hiểu khác nhau.

Khi lắng nghe, cần tách nội dung nhân viên phản ánh khỏi suy đoán của bản thân. Hãy hỏi thêm về tình huống cụ thể trước khi kết luận và giải thích những thay đổi ảnh hưởng đến công việc của họ.

Kỹ năng giao việc và ủy quyền

Giao việc xác định nhiệm vụ, còn ủy quyền làm rõ những quyết định nhân viên được tự đưa ra để hoàn thành nhiệm vụ đó. Người quản lý cần cân nhắc năng lực, rủi ro và nguồn lực trước khi thống nhất phạm vi quyền hạn. Ba phần cần làm rõ gồm:

• Nhân viên tự quyết định được những gì.
• Những giới hạn về ngân sách, chất lượng hoặc chính sách.
• Trường hợp phải xin ý kiến và thời điểm cập nhật.

Kỹ năng tạo động lực

Muốn tạo động lực, người quản lý cần hiểu điều gì đang giúp hoặc cản trở nhân viên làm tốt công việc. Có người cần cơ hội học hỏi, có người cần được ghi nhận, người khác đang vướng vì tải việc hoặc công cụ. Những nhu cầu này nên được tìm hiểu qua trao đổi, không suy ra chỉ từ tuổi hay thâm niên.

Biện pháp tạo động lực phải gắn với điều doanh nghiệp có thể thực hiện. Một lời hứa phát triển nhưng không có việc để học và người hướng dẫn sẽ khó thuyết phục. Quản lý có thể bắt đầu bằng cách gỡ một vướng mắc cụ thể hoặc giao một nhiệm vụ giúp nhân viên tiến thêm về năng lực.

Kỹ năng phản hồi và xử lý xung đột

Khi các bên bất đồng, người quản lý cần phân biệt sự việc đã xảy ra với cách mỗi người diễn giải sự việc đó. Hãy để từng bên trình bày và đối chiếu với yêu cầu công việc. Việc này giúp xác định xung đột nằm ở trách nhiệm, cách bàn giao hay tiêu chuẩn chưa thống nhất.

Sau khi làm rõ vấn đề, cùng chốt cách phối hợp và phần việc của từng bên. Nếu có hành vi gây tổn hại hoặc vi phạm, cần xử lý theo quy định áp dụng, không coi đó chỉ là khác biệt quan điểm.

Kỹ năng đánh giá và phát triển nhân viên

Đánh giá cần phân biệt kết quả hiện tại với khả năng phát triển của nhân viên. Một người làm chưa tốt nhiệm vụ mới chưa chắc thiếu năng lực, nhất là khi chưa được hướng dẫn đầy đủ. Quản lý nên sử dụng sản phẩm công việc, quan sát qua nhiều tình huống và phản hồi liên quan để có nhận định rõ hơn.

• Chỉ ra năng lực đã thể hiện được và phần còn thiếu so với yêu cầu.
• Chọn nhiệm vụ hoặc cách học phù hợp với khoảng cách đó.
• Theo dõi việc áp dụng, không chỉ ghi nhận đã tham gia đào tạo.

Sai lầm cần tránh khi quản lý nhân viên

Nghệ thuật quản lý nhân viên không nằm ở việc sử dụng thật nhiều kỹ thuật. Điều quan trọng hơn là tránh những hành vi làm giảm sự rõ ràng, công bằng và niềm tin trong đội ngũ.

Kiểm soát nhân viên quá mức

Yêu cầu nhân viên xin phép cho mọi bước dễ khiến công việc chậm và trách nhiệm trở nên mơ hồ. Họ có thể quen chờ chỉ đạo thay vì chủ động xử lý phần đã được giao. Hãy xem lại những lần phê duyệt nào thực sự cần thiết và bỏ các bước không giúp giảm rủi ro. Quản lý vẫn giữ tiêu chuẩn cùng mốc kiểm tra, nhưng không cần quyết định thay những việc nhân viên đủ khả năng tự làm.

Giao việc nhưng không làm rõ mục tiêu

Nhân viên có thể làm đủ các bước được yêu cầu mà kết quả vẫn không đúng điều quản lý mong muốn. Điều này thường xảy ra khi nhiệm vụ chỉ có tên việc, chưa có tiêu chuẩn hoàn thành. Trước khi giao, cần mô tả kết quả sử dụng vào đâu và yêu cầu tối thiểu phải đạt.

Nếu hai bên hiểu khác nhau, hãy sửa phần yêu cầu trước khi bắt nhân viên làm lại. Khi tiêu chuẩn thay đổi giữa chừng, cần thông báo và xem lại tác động đến thời hạn. Không nên dùng một kỳ vọng chưa từng nói ra để đánh giá công việc đã hoàn thành.

Thiếu nhất quán giữa lời nói và hành động

Yêu cầu nhân viên đúng hẹn nhưng liên tục chậm phản hồi là một cách làm giảm sức nặng của tiêu chuẩn quản lý đặt ra. Nhân viên còn có thể khó hiểu nếu cùng một lỗi lại được xử lý khác nhau mà không có lý do rõ ràng. Hãy giải thích ngoại lệ có cơ sở, nhận trách nhiệm khi không giữ được cam kết và sửa cách thực hiện cụ thể.

Chỉ tập trung vào lỗi sai của nhân viên

Nếu mọi cuộc trao đổi chỉ nói về lỗi, nhân viên khó biết cách làm nào của mình đang có giá trị. Quản lý cần ghi nhận phần làm tốt cùng với phần cần cải thiện, nhưng không biến lời khen thành cách né tránh góp ý. Hãy phản hồi đúng vào việc đã xảy ra và đủ sớm để nhân viên hiểu tác động.

Khi một lỗi lặp lại, cần tìm nguyên nhân thay vì nhắc lại cùng lời phê bình. Có thể nhân viên thiếu hướng dẫn, nhưng cũng có thể quy trình đang khiến nhiều người cùng mắc lỗi. Cách xử lý cần phù hợp với nguyên nhân đã làm rõ.

Thiếu công bằng trong đánh giá và khen thưởng

Đánh giá theo cảm tình hoặc một sự việc gần nhất dễ bỏ qua đóng góp trong cả kỳ. Tiêu chí cần gắn với vai trò, được thống nhất từ trước và có dữ liệu công việc để đối chiếu. Những điểm cần kiểm tra gồm:

• Nhân viên ở các vai trò khác nhau có đang bị so bằng một chỉ số không phù hợp hay không.
• Kết quả có phụ thuộc vào nguồn lực hoặc cơ hội được giao khác nhau hay không.
• Nhân viên đã được giải thích và có cơ hội phản hồi về nhận định hay chưa.

Không lắng nghe nhu cầu và phản hồi của đội ngũ

Hỏi ý kiến nhưng không phản hồi lại cũng có thể khiến nhân viên ngại lên tiếng. Khi nhận một vấn đề, hãy xác định phần có thể xử lý ngay và phần cần thêm thời gian hoặc thẩm quyền. Nếu chưa thể đáp ứng, cần giải thích lý do và cập nhật khi có thay đổi. Việc lắng nghe không đồng nghĩa chấp nhận mọi đề xuất, mà là cân nhắc nghiêm túc thông tin từ người đang trực tiếp làm việc.

Kết luận

Cách quản lý nhân viên hiệu quả cần bắt đầu từ yêu cầu rõ ràng và sự hiểu biết về công việc của đội ngũ. Người quản lý vừa giữ trách nhiệm về kết quả, vừa tạo điều kiện để từng người có thể chủ động và phát triển. Bạn có thể chọn một vướng mắc đang lặp lại, cùng nhân viên làm rõ nguyên nhân và thử một điều chỉnh cụ thể trước khi mở rộng sang những việc khác.