Hybrid Working là gì? Làm sao để áp dụng nó một cách hiệu quả?

Hybrid Working kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa theo lịch hoặc nguyên tắc đã thống nhất. Cách tổ chức này cần làm rõ khi nào nhân viên có mặt, công việc nào được xử lý ở đâu và các thành viên phối hợp như thế nào.

Nếu đang chọn một Hybrid Job hoặc thiết kế mô hình cho đội ngũ, bạn nên xem những điều kiện đó trước khi chỉ so số ngày làm tại nhà. Sansan Academy sẽ giải thích các cách tổ chức, lợi ích và điểm cần kiểm tra để bạn đánh giá mức phù hợp với công việc.

Hybrid Working là gì?

Hybrid Working là mô hình kết hợp làm việc tại văn phòng với làm việc từ xa. Lịch hiện diện có thể do doanh nghiệp ấn định, từng nhóm sắp xếp hoặc nhân viên lựa chọn trong giới hạn đã thống nhất.

Remote Working chỉ việc làm ngoài văn phòng, còn một mô hình fully remote không yêu cầu nhân viên đến văn phòng theo lịch thường xuyên. Hybrid Working vẫn có phần hiện diện trực tiếp, nên tin tuyển dụng cần nói rõ địa điểm và tần suất thay vì chỉ ghi nhãn Hybrid. Quyền chọn địa điểm cũng không tự đồng nghĩa quyền chọn bất kỳ giờ làm nào.

Thời giờ làm việc, khoảng giờ phối hợp và cách đổi lịch cần được thống nhất theo công việc và thỏa thuận áp dụng. Đây là những điều người lao động và quản lý cần hiểu trước khi bắt đầu.

Các mô hình Hybrid Working phổ biến

Khi tổ chức Hybrid Working, nhà quản lý nên xem hai khía cạnh: ai quyết định lịch và địa điểm nào được ưu tiên. Flexible hoặc Fixed mô tả mức linh hoạt của lịch, còn Office First hoặc Remote First thể hiện nơi làm việc mặc định. Những đặc điểm này có thể kết hợp, chẳng hạn một nhóm ưu tiên văn phòng vẫn sử dụng lịch cố định cho các ngày làm từ xa.

Flexible Hybrid Work

Với Flexible Hybrid Work, nhân viên hoặc từng nhóm được chọn ngày làm tại văn phòng và ngày từ xa trong phạm vi cho phép. Doanh nghiệp vẫn cần giờ phối hợp chung, lịch có mặt và cách báo trước những hoạt động cần gặp trực tiếp. Sự chủ động chỉ có ích khi người khác biết thời điểm có thể làm việc cùng họ.

Nếu lịch không được cập nhật, một người đến văn phòng có thể vẫn phải họp trực tuyến vì đồng nghiệp ở nhà. Nhóm nên xem nhu cầu phối hợp của nhiệm vụ trước khi chọn ngày, thay vì để từng người xếp lịch riêng rồi tìm cách ghép lại.

Fixed Hybrid Work

Fixed Hybrid Work sử dụng lịch đã định cho nhóm hoặc vị trí, như ngày có mặt và ngày làm từ xa trong tuần. Nhân viên dễ lên kế hoạch đi lại, còn doanh nghiệp có thể dự kiến số chỗ ngồi và cuộc họp trực tiếp. Lịch cần được chọn theo công việc, vì ngày đông người có thể không thuận lợi cho nhiệm vụ cần tập trung. Khi có việc phát sinh, phải biết ai duyệt đổi lịch và cách thông báo cho các bên liên quan. Những ngoại lệ nên có lý do rõ để lịch cố định vẫn giữ được khả năng phối hợp.

Office First Hybrid Work

Office First Hybrid Work lấy văn phòng làm địa điểm mặc định và cho phép làm từ xa ở một số ngày hoặc tình huống. Cách tổ chức này có thể phù hợp khi công việc thường xuyên cần thiết bị tại chỗ, hồ sơ vật lý hoặc trao đổi trực tiếp.

Người không có mặt vẫn cần được tiếp cận thông tin và tham gia những cuộc trao đổi liên quan. Nếu quyết định chỉ nằm trong cuộc trò chuyện tại văn phòng, họ có thể nhận yêu cầu muộn hoặc thiếu bối cảnh. Ghi lại kết luận, phân công và tài liệu dùng chung là phần cần duy trì ngay cả khi đa số thành viên có mặt trực tiếp.

Remote First Hybrid Work

Remote First Hybrid Work lấy làm việc từ xa làm trạng thái mặc định, còn gặp tại văn phòng phục vụ mục đích cụ thể như lập kế hoạch, giải quyết vấn đề phức tạp hoặc hướng dẫn đội ngũ. Thông tin cần được lưu để một người vẫn theo dõi công việc khi không có mặt.

Nhóm phải phân biệt nội dung cần trao đổi ngay với nội dung có thể phản hồi sau qua tài liệu. Những việc không khẩn cấp nên có người phụ trách và hạn phản hồi rõ, thay vì biến mọi câu hỏi thành một cuộc họp.

Ngày gặp trực tiếp cần có kết quả mong đợi để thời gian di chuyển có ý nghĩa. Nếu chỉ giữ cách làm cũ rồi chuyển tất cả lên cuộc gọi, nhân viên vẫn có thể thiếu thời gian tập trung dù được làm từ xa.

Hybrid Working tạo thêm sự linh hoạt cho doanh nghiệp và nhân viên

Giá trị của Hybrid Working đến từ khả năng bố trí địa điểm theo nhu cầu của công việc và con người. Lợi ích không tự xuất hiện chỉ vì doanh nghiệp cho phép làm ở nhà vài ngày mỗi tuần. Hiệu quả phụ thuộc vào thiết kế lịch, quyền lựa chọn, mức độ phối hợp và cách doanh nghiệp sử dụng không gian, công nghệ cùng ngân sách.

Linh hoạt thời gian và địa điểm

Nhiệm vụ cần tập trung có thể được sắp xếp khác với buổi lập kế hoạch hoặc hướng dẫn nhân viên mới. Nhóm cần xem yêu cầu trao đổi và điều kiện làm việc trước khi chọn địa điểm, trong giới hạn lịch đã thống nhất.

Thử nghiệm sáu tháng tại Trip.com ở Trung Quốc trong giai đoạn 2021–2022 có 1.612 nhân viên có trình độ đại học tham gia. Nhóm Hybrid được làm ở nhà hai ngày mỗi tuần và đến văn phòng ba ngày, còn nhóm đối chiếu đến văn phòng cả năm ngày. Người tham gia cho biết họ tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và linh hoạt hơn với một số việc cá nhân.

Nguồn: Hybrid working from home improves retention without damaging performance, phần mô tả thử nghiệm.

Đó là một lịch cụ thể trong nghiên cứu, không phải số ngày bắt buộc của Hybrid Working. Một doanh nghiệp cần quyết định lịch dựa trên nhiệm vụ, cách phối hợp và điều kiện của chính đội ngũ.

Cân bằng công việc và cuộc sống

Bớt ngày di chuyển có thể tạo thêm thời gian cho nghỉ ngơi hoặc sinh hoạt cá nhân. Tuy nhiên, nhóm vẫn cần giờ phối hợp và cách xử lý liên hệ khẩn cấp để việc làm ở nhà không kéo dài thành phản hồi liên tục ngoài giờ. Nhân viên nên biết lúc nào phải sẵn sàng trao đổi và lúc nào có thể tập trung hoặc nghỉ.

Trong thử nghiệm tại Trip.com, nhóm Hybrid hài lòng hơn với công việc và tỷ lệ nghỉ việc giảm một phần ba so với nhóm tại văn phòng năm ngày. Trong hai năm theo dõi, nghiên cứu không tìm thấy ảnh hưởng bất lợi đến đánh giá hiệu suất hay khác biệt về tỷ lệ thăng tiến. Kết quả này gắn với lịch làm việc và nhóm nhân viên được thử nghiệm, không đại diện cho mọi doanh nghiệp.

Nguồn: Hybrid working from home improves retention without damaging performance, phần kết quả về nghỉ việc và hiệu suất.

Khóa học Nhân sự

Kết nối chiến lược nhân sự với tuyển dụng, phát triển năng lực, hiệu suất và trải nghiệm nhân viên.

Xem khóa học

Tối ưu chi phí vận hành

Khoản tiết kiệm chỉ hình thành khi nhu cầu chỗ ngồi, không gian và hợp đồng mặt bằng được điều chỉnh theo lịch hiện diện thực tế. Doanh nghiệp có thể theo dõi mật độ người đến văn phòng và cách sử dụng phòng họp trước khi quyết định diện tích cần giữ. Nếu vẫn thuê toàn bộ văn phòng cũ nhưng chi thêm thiết bị tại nhà, công cụ và bảo mật, tổng chi phí có thể tăng. Vì vậy, phương án cần tính cả thuê mặt bằng, điện nước, thiết bị, bản quyền, hỗ trợ kỹ thuật và thời gian quản lý lịch. So tổng chi phí với mức sử dụng cùng kết quả công việc sẽ hữu ích hơn chỉ nhìn tiền thuê giảm bao nhiêu.

Mở rộng nguồn nhân lực

Một Hybrid Job có thể phù hợp với người sống xa trụ sở hơn nếu họ không phải đến văn phòng mỗi ngày. Tuy vậy, khoảng cách cần được xem cùng tần suất hiện diện, thời gian di chuyển và phần việc phải làm tại chỗ. Vị trí tạo ra đầu ra số có thể linh hoạt hơn công việc gắn với thiết bị hoặc dịch vụ trực tiếp.

Tin tuyển dụng Hybrid Jobs nên nêu địa điểm, lịch dự kiến, giờ phối hợp và trách nhiệm về các chi phí có liên quan. Nếu tuyển ở nhiều địa phương hoặc múi giờ, doanh nghiệp còn cần kiểm tra cách trả lương, thỏa thuận lao động và khả năng phối hợp. Nhãn Hybrid không nên khiến ứng viên hiểu rằng công việc hoàn toàn từ xa.

Những thách thức khi vận hành mô hình Hybrid

Mô hình Hybrid thay đổi cách thông tin được truyền đi, cách quản lý quan sát tiến độ và cách nhân viên cảm nhận sự công bằng. Các vấn đề thường không nằm ở địa điểm làm việc đơn lẻ mà ở quy trình vốn được thiết kế cho một văn phòng tập trung. Doanh nghiệp cần nhận diện điểm đứt gãy trước khi áp dụng rộng cho toàn bộ tổ chức.

Giao tiếp thiếu liền mạch

Một người tham gia trực tuyến có thể không nghe rõ, khó lên tiếng hoặc bỏ lỡ quyết định được trao đổi sau cuộc họp. Khi thông tin nằm ở nhiều kênh, cả người tại văn phòng cũng có thể dùng nhầm phiên bản. Vấn đề cần được xử lý ở cách ghi nhận và bàn giao, không chỉ bằng việc mua thêm công cụ.

Nhóm nên thống nhất nơi thảo luận, nơi thông báo và tài liệu lưu quyết định cuối. Cuộc họp hỗn hợp cần thiết bị phù hợp cùng người điều phối chú ý đến thành viên từ xa. Với nội dung không gấp, tài liệu và hạn phản hồi rõ có thể thay cho một cuộc gọi được tổ chức ngay.

Khó quản lý hiệu suất

Thời gian có mặt hoặc trạng thái trực tuyến không cho biết đầy đủ công việc đã hoàn thành đến đâu. Quản lý cần mục tiêu, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn và người phụ trách để theo dõi tiến độ. Với nhiệm vụ dài, các mốc kiểm tra giúp nhận ra vướng mắc trước khi trễ hạn. Việc đánh giá cũng cần xét cách phối hợp và hỗ trợ đồng nghiệp, thay vì ưu ái người thường xuyên xuất hiện tại văn phòng. Các buổi trao đổi riêng nên tập trung vào trở ngại cần tháo gỡ, không chỉ hỏi nhân viên đang ở đâu.

Chênh lệch trải nghiệm nhân viên

Người thường ở văn phòng có thể biết thông tin qua cuộc trò chuyện ngắn, trong khi người từ xa chỉ nhận một phần qua tin nhắn. Nhân viên mới cũng dễ thiếu hướng dẫn nếu phải chờ tình cờ gặp đúng đồng nghiệp. Quy trình cần bảo đảm tài liệu và đầu mối hỗ trợ đều có thể tìm được ở cả hai nơi.

Cơ hội tham gia dự án, phát biểu và đánh giá kết quả nên dùng tiêu chí nhất quán. Những ngày gặp trực tiếp có thể dành cho học hỏi, thảo luận khó hoặc xây quan hệ. Mục tiêu là quyền tiếp cận và đóng góp tương đương, không phải tạo mọi trải nghiệm giống hệt nhau.

Rủi ro bảo mật dữ liệu

Làm việc ngoài mạng văn phòng có thể tăng rủi ro nếu dữ liệu được mở trên thiết bị hoặc kênh chưa được phép. Doanh nghiệp cần xác định loại dữ liệu được truy cập từ xa, thiết bị đủ điều kiện và quyền của từng vai trò. NIST khuyến nghị chính sách telework, MFA cho truy cập doanh nghiệp và bảo vệ các thiết bị đầu cuối. MFA yêu cầu ít nhất hai loại yếu tố xác thực khác nhau, giúp bổ sung lớp bảo vệ cho tài khoản.

Nguồn: NIST, Telework Cybersecurity Resources: New ITL Bulletin and Blog Posts, phần key concepts.

IT lựa chọn cách truy cập phù hợp, quản lý quyền và khả năng khóa thiết bị bị mất. Nhân viên sử dụng mã hóa hoặc VPN theo hướng dẫn của doanh nghiệp, đồng thời biết nơi báo sự cố khi gặp email giả mạo hay nghi ngờ tài liệu bị lộ. Hiệu quả bảo vệ phụ thuộc cả cấu hình kỹ thuật lẫn cách mọi người sử dụng thiết bị và dữ liệu.

Doanh nghiệp cần gì để áp dụng Hybrid Working hiệu quả?

Một mô hình Hybrid Work ổn định cần quy tắc đủ rõ để mọi người phối hợp, nhưng không nên cứng đến mức bỏ qua khác biệt giữa các loại công việc. Doanh nghiệp nên thiết kế theo vai trò, thử nghiệm trên phạm vi nhỏ và theo dõi kết quả trước khi nhân rộng. Bốn điều kiện dưới đây liên kết với nhau, thiếu một phần sẽ khiến gánh nặng chuyển sang nhân viên hoặc người quản lý.

Chính sách làm việc rõ ràng

Chính sách cần giúp nhân viên và quản lý trả lời được những câu hỏi vận hành chính:

• Vị trí nào được áp dụng, làm ở đâu và phải hiện diện vào thời điểm nào?
• Ai duyệt lịch hoặc ngoại lệ, cần báo trước thế nào và ngoại lệ kéo dài đến khi nào?
• Ai phụ trách thiết bị, chi phí, dữ liệu, an toàn và hỗ trợ khi có sự cố?

Khi thay đổi chính sách, doanh nghiệp cần trao đổi cách chuyển tiếp và đối chiếu các thỏa thuận có liên quan. Sau thử nghiệm, hãy rà phản hồi cùng dữ liệu để sửa điểm còn mơ hồ, thay vì để từng quản lý tự đặt một quy tắc khác nhau.

Quản trị theo kết quả

Mỗi nhiệm vụ cần có đầu ra, người chịu trách nhiệm, thời hạn và tiêu chuẩn hoàn thành. Các phần việc phụ thuộc nhau cũng phải có mốc bàn giao để một nhóm không chậm vì nhóm khác chưa cung cấp thông tin. Với dự án dài, quản lý nên thống nhất lúc kiểm tra tiến độ và cách báo trở ngại.

Cùng một vai trò cần được đánh giá bằng tiêu chí tương đương dù người thực hiện làm tại văn phòng hay từ xa. Kết quả cuối kỳ vẫn phải được xem cùng chất lượng phối hợp và việc tuân thủ quy trình. Cách ghi nhận này tạo cơ sở trao đổi về công việc thay cho nhận xét dựa vào mức độ xuất hiện.

Công nghệ hỗ trợ cộng tác

Công cụ cần phục vụ giao tiếp, lưu tài liệu, theo dõi nhiệm vụ và truy cập an toàn. Doanh nghiệp nên thống nhất nơi giữ bản gốc, phiên bản đang sử dụng và kênh liên hệ khi có việc gấp. Nếu quyết định không được ghi lại hoặc dữ liệu nằm trong tài khoản cá nhân, bổ sung phần mềm vẫn chưa giải quyết được việc mất thông tin. Trước khi mua công cụ mới, hãy xác định vấn đề nằm ở tính năng, phân quyền hay cách mọi người đang sử dụng hệ thống.

Văn hóa tin tưởng và kết nối

Khi không thường xuyên gặp nhau, nhân viên và quản lý cần biết có thể trông đợi điều gì ở phía còn lại. Nhân viên cập nhật tiến độ, báo sớm trở ngại và phản hồi trong thời hạn đã thống nhất. Quản lý trao đổi theo kết quả, thay vì suy thái độ từ trạng thái online hoặc số giờ tại văn phòng. Cách theo dõi rõ ràng giúp hai bên giữ trách nhiệm mà không phải liên tục hỏi người kia đang ở đâu.

Ngày gặp trực tiếp có thể dành cho hướng dẫn người mới, phản hồi hoặc tháo gỡ việc cần tương tác nhanh. Người mới còn cần một đồng nghiệp hỗ trợ và tài liệu dễ tìm, bởi một buổi gặp đông đủ chưa đủ giúp họ làm việc độc lập trong những ngày còn lại.

Hybrid Working trong môi trường doanh nghiệp Việt Nam

Hybrid Working tại Việt Nam cần được xem xét theo đặc điểm công việc, hạ tầng, cách quản lý và thỏa thuận lao động của từng doanh nghiệp. Một chính sách áp dụng tốt cho đội ngũ phát triển phần mềm chưa chắc phù hợp với nhà máy, cửa hàng hoặc bộ phận phải xử lý chứng từ vật lý. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân loại công việc trước rồi mới quyết định số ngày và mức độ linh hoạt.

Nhóm công việc phù hợp

Khả năng áp dụng phụ thuộc vào từng nhiệm vụ, không chỉ tên phòng ban. Công nghệ, thiết kế, marketing, tài chính, nhân sự hoặc phân tích thường có phần việc tạo ra đầu ra số. Phần đó có thể xử lý từ xa nếu nhân viên truy cập được hệ thống và phối hợp với người liên quan. Những việc cần thiết bị, dữ liệu hạn chế truy cập hoặc dịch vụ tại chỗ vẫn phải được xem riêng.

Với dây chuyền, kho, cửa hàng hay phòng thí nghiệm, lịch Hybrid khó áp dụng cho toàn bộ phần vận hành. Doanh nghiệp có thể tách các nhiệm vụ báo cáo, lập kế hoạch hoặc đào tạo để cân nhắc, thay vì yêu cầu mọi vị trí dùng cùng số ngày làm từ xa.

Điều kiện để áp dụng

Doanh nghiệp cần thống nhất địa điểm, thời giờ, công cụ, trách nhiệm bảo mật và cách ghi nhận công việc trước khi triển khai. Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định địa điểm và thời giờ làm việc là nội dung của hợp đồng. Theo Điều 28, người lao động thực hiện công việc tại địa điểm đã thỏa thuận, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Nếu đề nghị sửa nội dung hợp đồng, bên yêu cầu phải báo cho bên còn lại ít nhất ba ngày làm việc về nội dung cần sửa theo Điều 33. Khi thống nhất được, hai bên ký phụ lục hoặc hợp đồng mới. Nếu không thống nhất, hợp đồng đã giao kết tiếp tục được thực hiện.

Nguồn: Bộ luật Lao động 2019, Luật 45/2019/QH14, Điều 21, 28 và 33.

Sau khi làm rõ thỏa thuận, hãy thử trên một nhóm trong thời gian có giới hạn. Theo dõi chất lượng, tiến độ, lỗi phối hợp, mức sử dụng văn phòng và phản hồi sẽ giúp biết phần nào phải điều chỉnh. Khi một chỉ số xấu đi, cần tìm nguyên nhân ở lịch, nhiệm vụ hoặc công cụ trước khi quyết định mở rộng hay đổi cách tổ chức.

Những rào cản khi triển khai

Một lịch mới khó vận hành nếu quản lý vẫn coi có mặt là làm việc tốt, tài liệu rải rác và việc phê duyệt chỉ diễn ra khi gặp trực tiếp. Đường truyền, thiết bị và không gian tại nhà cũng có thể khác nhau giữa các nhân viên. Doanh nghiệp cần nhận diện các điều kiện này trước khi yêu cầu cả đội chuyển cách làm.

Có thể bắt đầu với nhóm nhiệm vụ phù hợp và tiêu chí thử nghiệm đã công bố. Phản hồi từ nhân viên, quản lý, HR và IT giúp phân biệt vấn đề về lịch với vấn đề về quy trình hoặc điều kiện sử dụng. Chỉ nên mở rộng khi cách phối hợp, bảo vệ dữ liệu và kết quả công việc đáp ứng yêu cầu đã đặt ra.

Kết luận

Khi lựa chọn Hybrid Working, hãy xem công việc cần hoàn thành, lịch phối hợp và điều kiện ở từng địa điểm. Mô hình phù hợp phải cho cả nhân viên tại văn phòng lẫn người từ xa biết nhiệm vụ, quyền tiếp cận thông tin và cách kết quả được đánh giá.

Doanh nghiệp nên thử trên phạm vi có thể kiểm tra trước khi mở rộng. Người đọc tin tuyển dụng cũng cần hỏi rõ địa điểm, tần suất hiện diện, giờ phối hợp và cách thay đổi lịch để nhãn Hybrid phản ánh đúng điều kiện mình sẽ làm việc.