Cách viết nội quy công ty theo quy định của pháp luật (Có kèm mẫu)

Một bản nội quy tốt phải giúp nhân viên biết rõ việc nào cần làm, hành vi nào không được phép và vi phạm sẽ được xử lý theo quy trình nào. Nếu nội dung chỉ gồm những câu chung chung hoặc sao chép từ doanh nghiệp khác, tài liệu rất khó áp dụng khi xảy ra vấn đề. Với nội quy liên quan đến kỷ luật lao động, sự thiếu rõ ràng còn có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro pháp lý.

Bài viết phân biệt nội quy công ty với nội quy lao động, giải thích khi nào phải đăng ký và đưa ra một mẫu rút gọn để doanh nghiệp điều chỉnh theo công việc thực tế.

Nội quy công ty là gì?

Nội quy công ty là tập hợp các quy định do người sử dụng lao động ban hành để xác lập trật tự, cách ứng xử, quyền, nghĩa vụ và nguyên tắc xử lý vi phạm trong quá trình làm việc. Trong cách nói hằng ngày, khái niệm này có thể bao gồm quy tắc chấm công, trang phục, sử dụng tài sản, bảo mật thông tin và phối hợp giữa các bộ phận. Khi dùng làm căn cứ quản lý kỷ luật lao động, thuật ngữ cần chú ý là nội quy lao động.

Pháp luật lao động không đưa ra một định nghĩa riêng cho cụm nội quy công ty, nhưng quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Văn bản này không chỉ liệt kê hành vi bị cấm mà còn phải thể hiện thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn lao động, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản, hành vi vi phạm, hình thức xử lý và người có thẩm quyền. Nội quy phải phù hợp với Bộ luật Lao động cùng các quy định liên quan.

Nội quy giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ luật làm việc

Kỷ luật lao động không nên được hiểu đơn giản là phạt nhân viên khi có sai sót. Mục tiêu thực tế là tạo ra một chuẩn chung để công việc diễn ra có trật tự, mọi người biết giới hạn hành vi và người quản lý xử lý tình huống nhất quán. Nội quy phát huy tác dụng khi câu chữ rõ, phù hợp với công việc và được phổ biến trước khi áp dụng.

Thống nhất cách làm việc

Nhân viên cần biết lịch làm, cách chấm công, xin nghỉ và người nhận bàn giao khi có sự cố. Nếu mỗi quản lý hướng dẫn một kiểu, người mới rất khó xác định mình phải theo quy trình nào. Nội quy đưa các nguyên tắc chung đó vào một văn bản có thể tra cứu.

Tuy nhiên, thống nhất nguyên tắc không đồng nghĩa ép mọi vị trí dùng cùng một lịch. Đội ngũ văn phòng, người làm theo ca và nhân viên làm từ xa có thể cần quy định riêng. Doanh nghiệp nên ghi rõ đối tượng áp dụng và người phê duyệt ngoại lệ.

Nhờ vậy, việc phối hợp không còn phụ thuộc vào lời dặn của từng người quản lý.

Làm rõ quyền và trách nhiệm

Nội quy không chỉ liệt kê nghĩa vụ của nhân viên. Tài liệu cần chỉ rõ trách nhiệm với công việc, tài sản, dữ liệu và an toàn, đồng thời nêu doanh nghiệp sẽ cung cấp điều kiện làm việc, tiếp nhận phản ánh và xử lý vụ việc ra sao. Phân định quyền hạn cũng quan trọng: quản lý trực tiếp có thể ghi nhận một vi phạm, nhưng người ra quyết định kỷ luật phải có thẩm quyền theo nội quy và pháp luật. Nếu hai vai trò này bị nhập làm một, việc xử lý rất dễ vượt quá thẩm quyền.

Kiểm soát hành vi vi phạm

Một hành vi chỉ có thể được kiểm soát hiệu quả khi được mô tả đủ cụ thể. Thay vì ghi nhân viên phải có thái độ tốt, nội quy nên nêu rõ hành vi cần tránh như tiết lộ dữ liệu khách hàng, tự ý rời vị trí, không tuân thủ quy trình an toàn hoặc sử dụng tài sản sai mục đích. Mỗi hành vi cần gắn với phạm vi, mức độ và hình thức xử lý phù hợp.

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 127 quy định người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động. Luật cũng cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật và cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động.

Hạn chế tranh chấp lao động

Khi xảy ra bất đồng về chấm công, bảo mật hay sử dụng tài sản, hai bên cần một căn cứ đã được công bố từ trước. Nội quy giúp đối chiếu hành vi, người có thẩm quyền và cách xử lý thay vì tranh luận dựa trên lời kể.

Nhưng có nội quy chưa đủ để một quyết định kỷ luật hợp pháp. Quy định trái luật, chưa được phổ biến hoặc được áp dụng sai trình tự vẫn có thể dẫn đến tranh chấp. Hợp đồng lao động, chứng cứ thực tế và việc cho người lao động giải trình đều phải được xem xét.

Người quản lý cũng cần phân biệt lỗi do quy trình vận hành chưa rõ với hành vi vi phạm của nhân viên.

Nội dung cần có trong nội quy công ty

Nội dung nội quy phải bám vào đặc điểm công việc nhưng không được bỏ qua những nhóm vấn đề pháp luật yêu cầu. Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP xác định chín nhóm nội dung chủ yếu, gồm thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trật tự nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản và bí mật, trường hợp tạm chuyển người lao động làm việc khác, hành vi vi phạm cùng hình thức kỷ luật, trách nhiệm vật chất và người có thẩm quyền xử lý.

Thời gian làm việc và nghỉ ngơi

Bản nội quy cần cho người lao động biết giờ bắt đầu, giờ kết thúc, thời gian nghỉ giữa ca và ngày nghỉ hằng tuần. Với công việc theo ca hoặc lịch linh hoạt, hãy nêu cách công bố lịch và đầu mối xác nhận khi đổi ca.

Làm thêm giờ, nghỉ phép và nghỉ việc riêng cần được trình bày theo nguyên tắc phù hợp pháp luật, không dùng một câu chung để thay cho quy trình đăng ký và phê duyệt. Người đọc phải biết cần báo trước cho ai và thông tin nào phải cung cấp.

Chấm công là bước ghi nhận thời gian làm việc. Vì vậy, khi dữ liệu sai hoặc nhân viên quên thao tác, doanh nghiệp nên có cách đối chiếu và điều chỉnh. Không tự động cắt tiền của người đã làm việc. Trường hợp gian lận cần được tách khỏi sai sót thủ tục.

Trật tự và tác phong làm việc

Trật tự nơi làm việc bắt đầu từ những việc có thể quan sát: ra vào khu vực nào, tiếp khách ở đâu, sử dụng không gian chung ra sao và giao tiếp với đồng nghiệp theo quy tắc nào. Nếu yêu cầu đồng phục hoặc trang phục bảo hộ, doanh nghiệp cần nêu đối tượng và thời điểm áp dụng. Những cụm như thái độ không phù hợp quá mơ hồ để nhân viên biết phải tránh hành vi gì.

Quy định cũng phải theo môi trường làm việc. Văn phòng có thể cần nguyên tắc về họp và tiếng ồn. Nhà máy lại cần tuyến di chuyển, khu vực hạn chế và bàn giao ca. Sở thích riêng của người quản lý không nên biến thành nghĩa vụ của cả công ty.

An toàn tài sản và bảo mật

Nhân viên cần biết mình được giao tài sản nào, dùng cho mục đích gì và phải báo cho ai khi thất lạc hoặc hư hỏng. Bên cạnh máy móc, hàng hóa, nội quy có thể bao gồm tài khoản, dữ liệu, phần mềm và bí mật kinh doanh. Với người làm từ xa, quy tắc truy cập hệ thống và sử dụng thiết bị cá nhân càng cần rõ.

Phần an toàn nên xuất phát từ nguy cơ tại đúng nơi làm việc. Ở xưởng, đó có thể là thiết bị bảo hộ, cách vận hành máy và quy trình xử lý tình huống khẩn cấp. Ở văn phòng, người soạn có thể chú ý điện, phòng cháy, lối thoát hiểm và sức khỏe tại nơi làm việc.

Khi có thiệt hại, trách nhiệm vật chất chỉ được xem xét sau khi xác minh hành vi, nguyên nhân và căn cứ pháp luật.

Kỷ luật và trách nhiệm vật chất

Người soạn nội quy phải mô tả hành vi vi phạm đủ cụ thể để nhân viên nhận biết, rồi đối chiếu từng hình thức kỷ luật với quy định pháp luật. Một câu cho phép quản lý xử lý mọi trường hợp theo đánh giá riêng không thể thay thế danh mục hành vi. Nội quy cũng cần xác định đúng người có thẩm quyền xử lý.

Với thiệt hại tài sản, câu hỏi trước tiên là tài sản nào bị hư hỏng hoặc mất, thiệt hại thực tế ra sao và lỗi thuộc về ai. Hoàn cảnh xảy ra vụ việc cùng căn cứ pháp luật quyết định phạm vi trách nhiệm vật chất. Không phải sai sót nào cũng dẫn đến cùng một mức bồi thường.

Khoản phạt tiền tự đặt ra không phải hình thức kỷ luật hay cách bồi thường hợp pháp.

Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Nghĩa vụ ban hành và nghĩa vụ đăng ký không hoàn toàn giống nhau. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nhưng khi sử dụng dưới 10 người thì không bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản. Nếu doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải được lập thành văn bản và đăng ký theo quy định.

Trường hợp phải đăng ký

Từ 10 người lao động trở lên, người sử dụng lao động phải lập nội quy lao động bằng văn bản và nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành. Đừng lấy ngày dự kiến áp dụng kỷ luật làm mốc tính hạn nộp. Nếu doanh nghiệp có cơ sở ở nhiều địa phương, nội quy đã có hiệu lực còn phải được gửi theo quy định tại nơi đặt từng cơ sở. Người phụ trách nên đối chiếu danh sách địa điểm với thủ tục hành chính đang công bố để xác định đúng nơi tiếp nhận.

Hồ sơ đăng ký nội quy

Hồ sơ đăng ký gồm văn bản đề nghị đăng ký, bản nội quy lao động và văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có tổ chức này. Doanh nghiệp còn phải kèm các văn bản có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất nếu đã ban hành. Các tài liệu cần thống nhất với nhau để tránh cùng một hành vi nhưng mỗi văn bản quy định một cách xử lý khác nhau.

Trước khi nộp, người phụ trách nên kiểm tra tên doanh nghiệp, người ký, phạm vi áp dụng, ngày ban hành và tài liệu đính kèm. Bản nộp cần trùng với bản sẽ phổ biến cho nhân viên. Nếu cơ quan tiếp nhận phát hiện nội dung trái pháp luật, người sử dụng lao động sẽ được thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hoặc đăng ký lại.

Khóa học Nhân sự

Kết nối chiến lược nhân sự với tuyển dụng, phát triển năng lực, hiệu suất và trải nghiệm nhân viên.

Xem khóa học

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Theo thủ tục 2.001955 đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hồ sơ hiện được tiếp nhận tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nếu được cấp tỉnh ủy quyền. Doanh nghiệp nên chọn đúng địa phương và kiểm tra cơ quan xử lý đang hiển thị trước khi nộp vì tên đơn vị tiếp nhận đã thay đổi sau quá trình sắp xếp bộ máy.

Hiệu lực của nội quy

Đối với nội quy thuộc diện đăng ký, mốc hiệu lực là sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, không phải 15 ngày sau lúc doanh nghiệp ký văn bản. Nếu hồ sơ phải sửa hoặc bổ sung, cần kiểm tra lại tình trạng tiếp nhận trước khi áp dụng nội quy như một căn cứ xử lý.

Doanh nghiệp có dưới 10 người vẫn có thể ban hành nội quy bằng văn bản và tự quyết định ngày hiệu lực trong nội quy đó. Việc không phải đăng ký không cho phép đặt ra quy định trái pháp luật.

Ở cả hai trường hợp, nên lưu bằng chứng đã thông báo nội quy để biết nhân viên được tiếp cận phiên bản nào và từ khi nào.

Quy trình xây dựng nội quy công ty dễ áp dụng

Một quy trình tốt bắt đầu từ công việc thực tế, sau đó mới chuyển thành điều khoản và kiểm tra tính pháp lý. Nếu làm ngược, doanh nghiệp dễ có một văn bản đúng khuôn nhưng không giải quyết được vấn đề hằng ngày. Bốn bước dưới đây giúp kết nối yêu cầu quản trị với thủ tục ban hành.

Xác định phạm vi áp dụng

Trước khi viết điều khoản, hãy xác định nội quy áp dụng cho những ai và ở đâu. Nhân viên văn phòng, người làm theo ca, làm từ xa hoặc thường xuyên công tác có thể gặp những tình huống khác nhau. Phạm vi rõ giúp tách quy tắc dùng chung khỏi hướng dẫn riêng cho từng nhóm.

Tiếp đó, đối chiếu bản dự kiến với hợp đồng lao động, thỏa ước tập thể, quy trình an toàn và chính sách bảo mật đang có. Một điều khoản mới không nên mâu thuẫn với cam kết doanh nghiệp đã ký.

Nếu hai văn bản cùng điều chỉnh một việc, người soạn cần làm rõ quan hệ giữa chúng hoặc hợp nhất nội dung, thay vì để nhân viên tự đoán bản nào đang được áp dụng.

Soạn quy định theo thực tế

Người soạn nên bắt đầu bằng các tình huống thật như đi muộn, đổi ca, mất thiết bị, tiết lộ dữ liệu, vi phạm an toàn hoặc không bàn giao công việc. Mỗi điều khoản cần trả lời được ai phải thực hiện, hành vi cụ thể là gì, báo cho ai, thời hạn bao lâu và hồ sơ nào được dùng để xác minh. Cách viết này dễ áp dụng hơn những câu yêu cầu nhân viên nghiêm túc hoặc có ý thức chung chung.

Sau khi có bản nghiệp vụ, doanh nghiệp cần đối chiếu với Bộ luật Lao động, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và quy định chuyên ngành liên quan. Những phần về kỷ luật, quấy rối tình dục, trách nhiệm vật chất và an toàn lao động cần được xem kỹ vì tác động trực tiếp đến quyền của người lao động. Nếu hoạt động có rủi ro cao hoặc cơ cấu nhân sự phức tạp, doanh nghiệp nên nhờ người có chuyên môn pháp lý rà soát trước khi ban hành.

Tham vấn trước khi ban hành

Nếu nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy. Bản đưa ra lấy ý kiến cần đủ nội dung để bên đại diện xem xét.

Việc tham vấn không chỉ để bổ sung một chữ ký vào hồ sơ. Người làm trực tiếp có thể chỉ ra một lịch báo cáo bất khả thi, thuật ngữ mơ hồ hoặc cách xử lý không phù hợp với ca làm. Doanh nghiệp nên ghi nhận ý kiến và cách tiếp thu.

Sau khi điều chỉnh, người phụ trách mới hoàn thiện nội quy, xác định người ký và ngày ban hành. Văn bản góp ý cần được lưu để đưa vào hồ sơ đăng ký khi thuộc diện phải đăng ký.

Phổ biến đến nhân viên

Nội quy chỉ phát huy tác dụng khi người lao động tiếp cận được bản đang có hiệu lực. Doanh nghiệp có thể phổ biến trực tiếp, gửi bản điện tử hoặc đặt trên hệ thống nội bộ và lưu dấu xác nhận đã nhận. Các nội dung chính còn cần được niêm yết tại nơi làm việc theo quy định.

Nhân viên mới nên được giới thiệu nội quy ngay trong quá trình hội nhập. Khi có bản sửa đổi, hãy thông báo điểm thay đổi và ngày áp dụng cho người đang làm việc, không chỉ thay tệp cũ trên máy chủ.

Một ví dụ tình huống hoặc đầu mối giải đáp có thể giúp người đọc hiểu phải làm gì khi đổi ca, báo sự cố hay nêu phản ánh. Ngày gửi, danh sách tham dự và xác nhận điện tử là những bằng chứng nên lưu lại.

File Word nội quy công ty

Một file Word nội quy công ty dễ chỉnh sửa nên có trang quyết định ban hành, phần nội quy chính và các phụ lục thật sự cần thiết. Tài liệu nên dùng số chương, điều, khoản nhất quán, có mục lục khi nội dung dài và dành riêng phần thông tin cần điền như tên doanh nghiệp, địa điểm, lịch làm, chức danh có thẩm quyền cùng ngày hiệu lực. Lịch sử phiên bản giúp bộ phận nhân sự biết bản nào đang được áp dụng.

Khi tìm file mẫu nội quy công ty, người dùng cần kiểm tra căn cứ pháp luật, ngày cập nhật và phạm vi của mẫu trước khi tải. Không nên sử dụng file yêu cầu phạt tiền, cắt lương, giữ giấy tờ cá nhân hoặc cho phép xử lý mọi hành vi chưa được mô tả. Sau khi điều chỉnh trên Word, doanh nghiệp cần rà soát sự thống nhất với hợp đồng, quy chế khác và hồ sơ đăng ký trước khi ký ban hành.

Bảng nội quy công ty ngắn gọn và dễ theo dõi

Bảng nội quy công ty là bản tóm tắt các quy tắc cần được nhìn thấy thường xuyên tại nơi làm việc. Bảng nên ưu tiên hành vi thực tế, cách báo cáo và thông tin liên hệ thay vì chép nguyên văn toàn bộ văn bản pháp lý. Nội dung tóm tắt phải thống nhất với nội quy đầy đủ đã ban hành.

Nội dung cần đưa lên bảng

Một bảng nội quy công ty tóm tắt nên có giờ làm và nghỉ, quy tắc chấm công, yêu cầu an toàn, bảo vệ tài sản, bảo mật, ứng xử và cách báo sự cố. Với khu vực có nguy cơ riêng như xưởng, kho, phòng máy hoặc quầy giao dịch, bảng cần tập trung vào hành vi tại đúng khu vực đó. Số điện thoại hoặc đầu mối báo khẩn cấp phải dễ nhìn và còn hoạt động.

Cách trình bày nội quy tóm tắt

Bảng nên dùng câu ngắn, động từ rõ và cỡ chữ đọc được từ khoảng cách dự kiến. Mỗi dòng chỉ nên chứa một yêu cầu chính, tránh dồn căn cứ pháp luật hoặc quy trình xử lý dài lên bảng. Màu sắc có thể dùng để phân biệt cảnh báo an toàn, hành vi cấm và thông tin liên hệ, nhưng không nên làm người đọc mất tập trung.

Mẫu nội quy công ty ngắn gọn vẫn cần đúng nghĩa và không được biến đổi nội dung của văn bản đầy đủ. Nếu bảng ghi khác với nội quy đã ban hành, nhân viên sẽ không biết phải tuân theo phiên bản nào. Doanh nghiệp nên ghi mã phiên bản hoặc ngày cập nhật ở góc bảng để thuận tiện đối chiếu.

Vị trí niêm yết nội quy

Theo khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở nơi cần thiết tại nơi làm việc. Bảng thông báo, khu vực chấm công, lối vào xưởng hoặc điểm tập trung trước ca có thể phù hợp tùy người cần đọc và nội dung cần nhắc. Người làm từ xa nên được cung cấp thêm bản điện tử.

Nơi treo bảng cần gắn với rủi ro thực tế: hướng dẫn an toàn máy ở gần khu vận hành, còn kênh phản ánh quấy rối tại vị trí nhân viên có thể tiếp cận kín đáo. Khi văn bản được sửa, các bản niêm yết mờ, hỏng hoặc hết hiệu lực cũng phải được thay.

Ví dụ về nội quy công ty

Mẫu dưới đây chỉ minh họa cách chia điều khoản, chưa phải văn bản có thể ký ban hành hoặc nộp đăng ký nguyên trạng. Doanh nghiệp phải điền quy định cụ thể theo công việc thực tế và kiểm tra đủ chín nhóm nội dung tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là trình tự xử lý quấy rối tình dục, hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật và người có thẩm quyền.

MẪU NỘI QUY CÔNG TY

CÔNG TY TNHH ABC

Điều 1. Thời gian làm việc và nghỉ ngơi

Thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu hằng tuần:

• Buổi sáng: từ 08:00 đến 12:00.
• Buổi chiều: từ 13:00 đến 17:00.

Người lao động được nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:00. Việc làm thêm giờ, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng và các trường hợp nghỉ khác được thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và quy định của công ty.

Điều 2. Trật tự tại nơi làm việc

Người lao động phải có mặt đúng giờ, thực hiện công việc theo sự phân công và tuân thủ các quy trình làm việc của công ty.

Trong thời gian làm việc, người lao động không được tự ý rời khỏi vị trí làm việc khi chưa được sự đồng ý của người quản lý, gây mất trật tự, sử dụng rượu bia hoặc các chất bị pháp luật cấm tại nơi làm việc.

Điều 3. An toàn, vệ sinh lao động

Người lao động có trách nhiệm tuân thủ các quy định về an toàn, vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy tại nơi làm việc.

Đối với vị trí được trang bị phương tiện bảo hộ lao động, người lao động phải sử dụng đúng mục đích và đúng hướng dẫn. Khi phát hiện nguy cơ mất an toàn, sự cố hoặc tai nạn lao động, người lao động phải thông báo ngay cho người phụ trách.

Điều 4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Nghiêm cấm mọi hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc dưới hình thức lời nói, hành vi, cử chỉ, hình ảnh, thông tin điện tử hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

Người lao động có quyền phản ánh hoặc khiếu nại khi phát hiện hành vi có dấu hiệu quấy rối tình dục. Công ty có trách nhiệm tiếp nhận, xác minh và xử lý vụ việc theo trình tự được quy định trong nội quy lao động, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Điều 5. Bảo vệ tài sản và thông tin của công ty

Người lao động có trách nhiệm bảo quản máy móc, thiết bị, tài liệu và các tài sản khác được công ty giao sử dụng.

Không được tự ý sao chép, tiết lộ hoặc cung cấp cho bên thứ ba các thông tin thuộc bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, dữ liệu khách hàng, tài liệu nội bộ hoặc tài sản sở hữu trí tuệ của công ty khi chưa được phép.

Điều 6. Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác

Trong những trường hợp được pháp luật cho phép, công ty có thể tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động. Việc điều chuyển phải được thực hiện đúng điều kiện, thời hạn, thủ tục và chế độ đối với người lao động theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động

Doanh nghiệp cần liệt kê cụ thể hành vi vi phạm đối với từng nhóm công việc. Chẳng hạn, có thể xác định trường hợp đi làm sai giờ đã công bố mà không thông báo, vắng mặt không theo quy trình xin nghỉ, không tuân thủ hướng dẫn an toàn đã được phổ biến hoặc tự ý tiết lộ thông tin thuộc phạm vi bảo mật. Phạm vi, chứng cứ và hình thức xử lý tương ứng phải được quy định rõ trước khi áp dụng.

Tùy tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi, công ty xem xét xử lý kỷ luật lao động theo đúng căn cứ, hình thức, trình tự và thủ tục được pháp luật cho phép.

Điều 8. Trách nhiệm vật chất

Người lao động làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của công ty hoặc có hành vi gây thiệt hại về tài sản phải chịu trách nhiệm vật chất trong phạm vi và theo điều kiện do pháp luật quy định.

Việc xác định mức bồi thường phải căn cứ vào lỗi, mức độ thiệt hại thực tế và các quy định pháp luật có liên quan, không được tự ý áp dụng hình thức phạt tiền thay cho xử lý kỷ luật lao động.

Điều 9. Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Mọi trường hợp xử lý kỷ luật phải được thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ và trình tự pháp luật, đồng thời bảo đảm quyền giải trình, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

Nội quy này được phổ biến đến toàn bộ người lao động trong công ty. Người lao động có trách nhiệm đọc, hiểu và tuân thủ nội quy trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp.

Các phòng ban và người quản lý có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện nội quy thống nhất trong phạm vi được giao.

Lưu ý: Mẫu rút gọn này chưa thay thế nội quy lao động hoàn chỉnh. Trước khi ban hành, doanh nghiệp cần quy định đầy đủ nội dung bắt buộc, hình thức xử lý tương ứng, trình tự tiếp nhận và xử lý phản ánh, thời gian làm việc cùng người có thẩm quyền theo thực tế của mình. Đồng thời, cần rà soát tính hợp pháp của từng điều khoản. Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, người sử dụng lao động phải lập nội quy bằng văn bản và nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày ban hành theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.

Những lỗi cần tránh khi xây dựng nội quy công ty

Sai sót trong nội quy thường xuất phát từ việc doanh nghiệp muốn có tài liệu thật nhanh nhưng chưa kiểm tra công việc và căn cứ pháp lý. Một văn bản dài chưa chắc dễ áp dụng, còn một bản ngắn quá mức có thể thiếu hành vi, thẩm quyền và quy trình cần thiết. Bốn lỗi dưới đây nên được kiểm tra trước khi ký ban hành.

Sao chép mẫu không điều chỉnh

Một mẫu trên mạng có thể nhắc đến bộ phận, lịch làm hay chức danh phê duyệt không tồn tại ở doanh nghiệp. Chép nguyên sẽ khiến nhân viên không biết báo cho ai, còn người quản lý không có quy trình để thực hiện.

Hãy dùng mẫu như danh sách gợi ý, rồi hỏi từng nhóm công việc về tình huống họ thường gặp. Điều khoản nào cũng cần trả lời được hành vi cần quản lý là gì và ai chịu trách nhiệm xử lý. Nội dung không thể áp dụng hoặc xác minh nên được sửa trước khi ký ban hành.

Đưa quy định trái pháp luật

Phạt tiền vì đi muộn, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật hoặc giữ giấy tờ của nhân viên không trở nên hợp pháp chỉ vì đã được ghi trong nội quy. Bộ luật Lao động cũng cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động. Người soạn cần kiểm tra từng chế tài, người có thẩm quyền và quyền lợi tối thiểu của người lao động trước khi ký ban hành. Một chữ ký xác nhận đã nhận tài liệu không thể hợp thức hóa điều khoản trái luật.

Quy định xử lý thiếu rõ ràng

Câu gây ảnh hưởng xấu đến công ty không cho biết hành vi bị cấm là gì, ai xác minh và dựa vào chứng cứ nào. Khi mỗi quản lý tự diễn giải, nhân viên khó biết trước giới hạn hành vi của mình.

Hãy mô tả việc có thể quan sát, tài liệu cần thu thập và cơ hội giải trình của người lao động. Hình thức xử lý phải có căn cứ pháp luật, không phải một thang phạt do doanh nghiệp tự đặt.

Với trường hợp cần đánh giá mức độ, nên xem xét hậu quả, lỗi và các tình tiết liên quan trước khi quyết định.

Không cập nhật khi có thay đổi

Đổi ca làm, mở chi nhánh hay chuyển sang làm từ xa đều có thể khiến nội quy cũ không còn phù hợp. Thậm chí một thay đổi về cơ cấu quản lý cũng làm chức danh phê duyệt hoặc kênh tiếp nhận phản ánh trong văn bản trở nên sai.

Doanh nghiệp nên kiểm tra nội quy định kỳ và rà soát ngay sau thay đổi lớn về pháp luật hoặc vận hành. Nếu phải sửa, cần thực hiện việc tham vấn, ban hành, đăng ký và phổ biến theo quy định áp dụng. Mỗi phiên bản nên ghi ngày hiệu lực, người phê duyệt và bản được thay thế.

Kết luận

Nội quy công ty giúp doanh nghiệp chuyển kỳ vọng làm việc thành quy tắc rõ về thời gian, trật tự, an toàn, tài sản, bảo mật và kỷ luật. Với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập thành văn bản và đăng ký theo quy định. Một bảng nội quy ngắn gọn chỉ hỗ trợ nhắc việc, không thay thế văn bản đầy đủ.

Để nội quy dễ áp dụng, doanh nghiệp nên bắt đầu từ tình huống thực tế, mô tả hành vi cụ thể và kiểm tra tính hợp pháp trước khi ban hành. Các mẫu có thể giúp hình dung cấu trúc, nhưng mọi thông tin về lịch làm, quy trình, chức danh và rủi ro vẫn phải được điều chỉnh theo từng nơi làm việc. Nội quy chỉ thật sự hữu ích khi nhân viên hiểu được, người quản lý thực hiện nhất quán và tài liệu được cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi.