← Về trang Kiến thức

Quy trình tác động đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp như thế nào?

Kiến thức • Quản trị
Chuỗi công việc từ hồ sơ đến đầu ra được phê duyệ

Quy trình giúp mọi người biết công việc bắt đầu từ đâu, ai phụ trách và khi nào được chuyển sang bước tiếp theo. Khi mỗi người làm theo một cách, việc bàn giao dễ thiếu thông tin và chất lượng đầu ra khó ổn định. Điều doanh nghiệp cần không chỉ là một tài liệu đầy đủ, mà là cách làm có thể thực hiện và kiểm tra trong công việc hằng ngày.

Quy trình là gì?

Quy trình là cách thực hiện một hoạt động hoặc công việc đã được xác định. Trong doanh nghiệp, bản mô tả quy trình thường nêu các bước, người phụ trách, thông tin cần có và điều kiện để chuyển việc hoặc hoàn thành.

Trong ngữ cảnh phân biệt với quá trình ở phần dưới, cách thực hiện này tương ứng với thuật ngữ procedure. Process chỉ tập hợp các hoạt động liên quan dùng hoặc biến đổi đầu vào để tạo kết quả. Cách dịch có thể khác giữa tài liệu, nên cần đọc kèm định nghĩa, không mặc định hai từ thay thế được cho nhau.

Một bản hướng dẫn hữu ích phải cho người đọc biết công việc bắt đầu khi nào và kết quả nào được chấp nhận. Chẳng hạn, đơn hàng chỉ chuyển sang đóng gói sau khi thông tin mua hàng và tình trạng thanh toán đáp ứng điều kiện đã thống nhất.

Các bước công việc nối tiếp từ tài liệu đến kết quả hoàn tất
Quy trình biến cách làm rời rạc thành một trình tự thống nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình?

Quy trình cần thiết khi công việc lặp lại, đi qua nhiều bộ phận hoặc có sai sót cần kiểm soát. Giá trị của nó nằm ở việc làm rõ những chỗ dễ nhầm, bỏ sót và đùn đẩy trách nhiệm. Mức độ chi tiết nên đi theo yêu cầu cùng rủi ro của từng công việc, không phải tài liệu càng dài thì quản lý càng tốt.

Thống nhất cách làm và duy trì chất lượng đầu ra

Khi cùng một nhiệm vụ được xử lý theo nhiều cách, kết quả thường phụ thuộc vào người thực hiện. Việc thống nhất dữ liệu cần thu thập, thao tác cần làm và tiêu chí kiểm tra giúp cả nhóm có cùng cơ sở để đánh giá công việc đã đạt yêu cầu hay chưa.

Ví dụ bộ phận chăm sóc khách hàng cần ghi nhận mã đơn, vấn đề khách gặp và phương án đã trao đổi trước khi chuyển yêu cầu. Người tiếp nhận sau đó có đủ thông tin để xử lý tiếp, còn khách hàng bớt phải kể lại sự việc từ đầu.

Làm rõ trách nhiệm và phối hợp giữa các bộ phận

Một công việc qua nhiều người vẫn cần xác định ai đang giữ việc và ai được quyết định ở mỗi bước. Chẳng hạn, trong mua hàng, người đề nghị nêu nhu cầu, người có thẩm quyền duyệt ngân sách và bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp. Nếu bên gửi nghĩ rằng đã bàn giao nhưng bên nhận còn chờ dữ liệu, hồ sơ có thể đứng yên mà không ai theo dõi. Vì vậy, quy trình phải chỉ rõ thông tin cần chuyển, người nhận và điều kiện xác nhận đã nhận việc.

Hạn chế sai sót và kiểm soát rủi ro trong công việc

Những bước dễ gây tổn thất cần có điểm kiểm soát trước khi công việc đi tiếp. Đó có thể là kiểm tra thông tin tài khoản trước khi thanh toán, xác nhận tồn kho trước khi hứa ngày giao hoặc kiểm tra chất lượng trước khi nhập hàng.

Điểm kiểm soát giúp phát hiện ngoại lệ trước khi phê duyệt
Trường hợp vượt giới hạn cần có điều kiện dừng và người tiếp nhận xử lý

Quy trình không loại bỏ mọi sai sót, nhưng giúp doanh nghiệp đặt việc kiểm tra vào đúng thời điểm. Với trường hợp vượt giới hạn cho phép, người thực hiện cần biết phải dừng ở đâu, báo cho ai và lưu bằng chứng gì để người có thẩm quyền xem xét.

Hỗ trợ đào tạo và bàn giao công việc

Khi cách làm được ghi lại rõ ràng, nhân viên mới có tài liệu để thực hành và người hướng dẫn có cơ sở để kiểm tra. Việc đào tạo cũng bớt phụ thuộc vào trí nhớ hoặc thói quen riêng của người đang phụ trách.

Tài liệu còn hữu ích khi nhân sự nghỉ phép, chuyển vị trí hoặc rời doanh nghiệp. Người nhận bàn giao cần nắm trạng thái công việc, hồ sơ đang dùng và những trường hợp chưa giải quyết, bên cạnh việc đọc các bước thông thường.

Phân biệt quy trình và quá trình

Trong ngữ cảnh quản lý chất lượng, quá trình nói đến các hoạt động liên quan dùng hoặc biến đổi đầu vào để tạo kết quả. Cách thực hiện xác định của hoạt động đó là procedure. Bảng dưới đây dùng quy trình theo nghĩa này để phân biệt.

Tiêu chíQuá trìnhQuy trình
Trọng tâmCác hoạt động liên quan tạo ra kết quảCách thực hiện hoạt động đã xác định
Câu hỏi cần làm rõĐầu vào được chuyển thành kết quả gì?Ai làm, làm thế nào và kiểm tra ở đâu?
Thông tin khi mô tảĐầu vào, hoạt động, đầu ra và mối liên hệTrình tự, trách nhiệm, điều kiện và hướng dẫn
Ví dụ xử lý đơn hàngNhận nhu cầu mua hàng và tạo kết quả giao hàngKiểm tra đơn, xác nhận thanh toán, đóng gói và bàn giao theo cách đã thống nhất
Từ tiếng Anh trong ngữ cảnh nàyProcessProcedure

Khi đọc tài liệu, hãy kiểm tra định nghĩa tác giả sử dụng vì cách dịch quy trình trong tiếng Anh không luôn tương ứng với một từ duy nhất. Khi mô tả quá trình làm việc của bộ phận mình, bạn cũng nên ghi rõ kết quả mong muốn và cách thực hiện để tránh hiểu khác nhau giữa những người tham gia.

Các loại quy trình trong doanh nghiệp

Một cách tổ chức dễ áp dụng là phân nhóm theo vai trò đối với hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có thể dùng ba nhóm dưới đây để nhìn ra việc nào tạo giá trị cho khách hàng, việc nào hỗ trợ và việc nào định hướng, kiểm soát chung.

  • Quy trình quản lý: Nhóm này có nhiệm vụ định hướng và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ gồm lập kế hoạch, xét duyệt ngân sách và đánh giá kết quả.
  • Quy trình cốt lõi: Nhóm này trực tiếp tạo hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ gồm bán hàng, quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ và xử lý đơn hàng.
  • Quy trình hỗ trợ: Nhóm này cung cấp nhân lực, thông tin và điều kiện để công việc khác diễn ra. Ví dụ gồm tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới, thanh toán và quản lý thiết bị.
Ba nhóm quy trình quản lý, cốt lõi và hỗ trợ
Nhóm quản lý, cốt lõi và hỗ trợ được phân biệt theo vai trò đối với hoạt động kinh doanh

Trong từng nhóm, tên gọi còn phụ thuộc vào phạm vi chuyên môn. Quy trình công nghệ thường mô tả cách thực hiện các công đoạn kỹ thuật, như gia công hoặc xử lý vật liệu. Quy trình hành chính mô tả cách xử lý công việc hành chính, như tiếp nhận đề nghị và cấp phát văn phòng phẩm trong nội bộ.

Đây là cách phân nhóm phục vụ quản lý, không phải danh mục bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Nếu một công việc có nhiều đơn vị tham gia, người quản lý cần chỉ rõ mối liên hệ và đầu mối phối hợp, dù tài liệu được xếp vào nhóm nào.

Cách xây dựng quy trình chuẩn

Cách lập quy trình nên bắt đầu từ công việc thực tế và kết quả doanh nghiệp cần đạt. Sáu bước dưới đây đi từ xác định phạm vi đến thử nghiệm và phê duyệt bản hướng dẫn. Một quy trình chuẩn trước hết phải rõ, được thống nhất và dùng được trong điều kiện hiện có. Nếu công việc chịu tiêu chuẩn chuyên ngành, yêu cầu đó cần được đối chiếu riêng khi xây dựng.

Bước 1: Xác định mục tiêu, phạm vi và kết quả cần đạt

Trước khi viết các bước, hãy xác định vấn đề cần giải quyết và người sẽ dùng hướng dẫn. Mục tiêu cần kiểm tra được, chẳng hạn mọi đơn chuyển cho kho đều đã có đủ thông tin và được xác nhận khả năng đáp ứng.

Phạm vi cần nêu điểm bắt đầu, điểm kết thúc và phần việc nằm ngoài tài liệu. Với xử lý đơn hàng, có thể chọn từ lúc nhận yêu cầu mua đến lúc bàn giao cho đơn vị vận chuyển, còn đổi trả được xử lý theo hướng dẫn riêng nếu đã có. Thống nhất ranh giới này giúp nhóm tránh gom thêm những công việc chưa cần giải quyết vào cùng bản quy trình.

Bước 2: Khảo sát cách công việc đang được thực hiện

Hãy trao đổi với người trực tiếp làm việc và xem một số hồ sơ đã xử lý. Bạn cần biết công việc thật sự đi qua những ai, dùng biểu mẫu nào và thường bị trả lại ở bước nào, kể cả các thao tác đang diễn ra ngoài phần mềm.

Khi ghi nhận hiện trạng, tách cách làm đã thống nhất khỏi những cách xử lý riêng mà từng người đang dùng. Nếu một bước chỉ xuất hiện vì hệ thống chưa hỗ trợ hoặc dữ liệu thường thiếu, hãy ghi nguyên nhân để nhóm quyết định có nên giữ bước đó trong bản mới.

Khóa học Quản lý cấp trung

Giúp quản lý cấp trung chuyển mục tiêu thành kế hoạch, giao việc, phản hồi và phối hợp giữa các bộ phận.

Xem khóa học

Bước 3: Sắp xếp các bước và xác định đầu vào, đầu ra

Sắp xếp hoạt động theo trình tự và ghi rõ đầu vào, đầu ra cùng điều kiện chuyển bước. Ví dụ, bước kiểm tra đơn nhận thông tin mua hàng và trả lại trạng thái đã xác nhận hoặc cần bổ sung. Bước sau chỉ tiếp nhận khi có đủ dữ liệu để tiếp tục xử lý.

Luồng công việc từ đầu vào qua các bước đến đầu ra
SIPOC giúp nhìn mối liên hệ tổng quan trước khi mô tả chi tiết từng nhánh công việc
Với công việc qua nhiều bộ phận, SIPOC giúp nhìn ở mức tổng quan năm thành phần: Suppliers, Inputs, Process, Outputs và Customers. ASQ giới thiệu công cụ này để ghi nhận bên cung cấp, đầu vào, các bước chính, đầu ra và bên nhận kết quả. SIPOC không thay thế hướng dẫn chi tiết cho mọi thao tác hoặc nhánh quyết định.

Sau khi có trình tự chính, hãy xem các ngoại lệ: thiếu thông tin, hàng không đạt hoặc người duyệt chưa phản hồi. Với mỗi trường hợp, cần xác định việc được trả về đâu và ai tiếp tục xử lý để hồ sơ không bị treo.

Bước 4: Phân công trách nhiệm, nguồn lực và điểm kiểm soát

Mỗi bước cần có người thực hiện, quyền quyết định và nguồn lực tương ứng. Nguồn lực không chỉ gồm nhân sự, thời gian hay ngân sách mà còn có biểu mẫu, thiết bị và quyền truy cập dữ liệu. Khi nhiều bên cùng tham gia, có thể dùng ma trận RACI để làm rõ vai trò:

  • Responsible: Người trực tiếp thực hiện công việc.
  • Accountable: Người chịu trách nhiệm cuối cùng và phê duyệt kết quả.
  • Consulted: Người được tham vấn để cung cấp ý kiến.
  • Informed: Người cần được thông báo về kết quả.

BABOK Guide của IIBA mô tả RACI theo bốn vai trò này. Với từng điểm kiểm soát, cần biết ai có quyền cho công việc đi tiếp. Chẳng hạn, đơn có chiết khấu vượt quyền nhân viên phải được xét duyệt trước khi gửi xác nhận cho khách, không chờ đến lúc bàn giao hàng mới kiểm tra.

Bước 5: Viết bản mô tả và chọn cách trình bày

Bản mô tả cần dùng hành động cụ thể như kiểm tra mã hàng, xác nhận số lượng hoặc lưu biên bản. Chỉ viết xử lý đúng quy định sẽ chưa cho người nhận biết phải làm gì và khi nào được chuyển bước. Có thể trình bày bằng bảng gồm bước thực hiện, người phụ trách, thông tin cần có, kết quả và điều kiện chuyển tiếp.

Với công việc có nhiều nhánh, flowchart giúp nhìn rõ đường đi và các điểm quyết định. Theo ASQ, dạng sơ đồ này sử dụng ký hiệu cùng mũi tên để thể hiện các bước và mối liên hệ. Những thao tác cần làm theo cách xác định có thể được mô tả chi tiết trong SOP (quy trình thao tác chuẩn). SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure.

Tài liệu cần có thông tin để nhận diện đúng bản đang áp dụng, như mã, phiên bản, ngày hiệu lực, người phê duyệt và biểu mẫu đi kèm. Hình thức trình bày nên giúp người dùng tìm nhanh phần cần làm, không chỉ phục vụ việc lưu hồ sơ.

Bước 6: Thử nghiệm, điều chỉnh và phê duyệt

Cho người trực tiếp làm việc thử bản nháp với cả tình huống thông thường và ngoại lệ phù hợp. Ghi lại chỗ họ phải hỏi thêm, không thực hiện được hoặc nhận kết quả khác nhau, rồi sửa trước khi trình phê duyệt. Hướng dẫn SOP của EPA cũng khuyến nghị người có chuyên môn rà soát và người khác ngoài tác giả thử dùng bản nháp trước khi hoàn thiện.

Quy trình thử nghiệm, điều chỉnh rồi chuyển sang phê duyệt
Chỗ phải hỏi thêm khi thử dùng là thông tin để hoàn thiện bản hướng dẫn
Người phê duyệt cần xem cả tính phù hợp của cách làm và khả năng bố trí nguồn lực. Bản được chấp thuận phải có ngày hiệu lực cùng thông tin cần thiết để triển khai. Việc thử dùng giúp kiểm tra tài liệu, không tự chứng nhận doanh nghiệp đã đáp ứng mọi yêu cầu chuyên ngành.

Cách quản lý và cải tiến quy trình vận hành

Sau khi tài liệu được phê duyệt, doanh nghiệp cần giúp người dùng thực hiện đúng và biết cách phản hồi khi gặp vướng mắc. Quản lý quy trình vận hành bao gồm tổ chức triển khai, theo dõi kết quả và điều chỉnh những điểm chưa phù hợp. Người phụ trách cần nhìn cả công việc giữa các bộ phận, vì một bước hoàn thành nhanh vẫn có thể khiến bước sau phải sửa lại.

Đào tạo, triển khai và thống nhất cách bàn giao

Đào tạo nên gắn với tình huống nhân viên sẽ gặp. Cho người học xử lý hồ sơ mẫu, kiểm tra đầu ra và giải thích cách làm khi thiếu dữ liệu giúp người hướng dẫn nhận ra chỗ còn hiểu khác nhau.

Khi đưa vào sử dụng, cần thống nhất nơi lưu tài liệu, cách bàn giao và đầu mối hỗ trợ. Nếu chuyển việc bằng workflow trên phần mềm, trạng thái xử lý và biểu mẫu phải khớp với hướng dẫn. Nhân viên cũng cần biết báo cho ai khi hệ thống gặp lỗi, thay vì tự tạo một cách chuyển việc khác mà các bộ phận chưa thống nhất.

Theo dõi thời gian, chất lượng và tình trạng xử lý

Theo dõi nên bắt đầu từ những chỉ số gắn với mục tiêu công việc, như thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn và tỷ lệ phải làm lại. Với mỗi chỉ số, ghi rõ thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và nguồn dữ liệu để các bộ phận đo theo cùng một cách.

Chẳng hạn, nếu đo thời gian xác nhận đơn, cần thống nhất đồng hồ bắt đầu khi nhận yêu cầu hay khi đã nhận đủ thông tin. Người quản lý cũng nên ghi nhận hồ sơ đang chờ ai, chờ điều kiện gì và đã chờ bao lâu để nhìn thấy việc còn tồn đọng.

Khi chọn chỉ số làm KPI đánh giá công việc, hãy giữ cả tiêu chí chất lượng để tránh chạy theo tốc độ. Một đơn được xử lý nhanh nhưng sai địa chỉ vẫn cần được ghi nhận là đầu ra chưa đạt, dù thời gian hoàn thành nằm trong mục tiêu.

Phân tích điểm nghẽn và cải tiến dựa trên dữ liệu

Khi một bước thường chậm hoặc nhiều hồ sơ bị trả lại, hãy chọn các trường hợp cụ thể để tìm nguyên nhân. Cần phân biệt thời gian thực hiện với thời gian chờ, đồng thời kiểm tra dữ liệu đầu vào, quyền quyết định và nguồn lực ở bước đó.

Dữ liệu giúp xác định điểm nghẽn và lựa chọn hướng cải tiến
Cải tiến một bước cần xem cả tác động đến phần việc kế tiếp
Chu trình PDCA, viết đầy đủ là Plan–Do–Check–Act, tổ chức việc cải tiến qua lập kế hoạch, thử thay đổi, kiểm tra kết quả và hành động theo điều đã học. ASQ nhấn mạnh đây là chu trình lặp lại để tiếp tục cải tiến, không phải làm đủ bốn bước một lần rồi kết thúc.

Chẳng hạn, nếu yêu cầu thường bị trả lại vì thiếu dữ liệu, nhóm có thể thử thêm trường bắt buộc vào biểu mẫu. Sau thử nghiệm, cần xem cả số hồ sơ bị trả lại và thời gian nhập thông tin. Thay đổi chỉ đáng giữ khi giải quyết được vấn đề mà không tạo thêm trở ngại lớn hơn cho bước khác.

Ví dụ quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Ba ví dụ dưới đây là tình huống giả định để minh họa cách tổ chức công việc, không phải kết quả triển khai của một doanh nghiệp cụ thể. Mỗi ví dụ nêu đầu vào, các bước chính, người phụ trách và điều kiện hoàn thành. Khi áp dụng, bạn cần điều chỉnh theo sản phẩm, quyền phê duyệt và những yêu cầu chuyên ngành của đơn vị mình.

Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Đầu vào là yêu cầu mua hàng có thông tin khách, sản phẩm, số lượng và địa chỉ nhận. Nhân viên bán hàng kiểm tra dữ liệu, xác nhận khả năng đáp ứng với kho và đối chiếu điều kiện thanh toán trước khi chốt đơn. Khi đơn đáp ứng điều kiện đã thống nhất, kho lấy hàng, kiểm tra mã và số lượng, đóng gói rồi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đầu ra của phạm vi này là đơn đã được bàn giao kèm thông tin giao nhận đủ để bộ phận liên quan theo dõi.

Giả sử khách đặt một mặt hàng đã hết, nhân viên bán hàng cần báo tình trạng và xin xác nhận nếu khách chọn đổi sản phẩm hoặc chờ hàng. Đơn chỉ chuyển sang bước lấy hàng sau khi phương án được xác nhận. Kho không tự thay bằng mặt hàng khác.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Đầu vào là thông tin nhân sự đã xác nhận ngày bắt đầu và vị trí công việc. Bộ phận nhân sự thông báo cho quản lý trực tiếp và các bộ phận hỗ trợ để chuẩn bị lịch tiếp nhận, thiết bị và quyền truy cập cần thiết.

Trong ngày đầu, nhân sự hướng dẫn hồ sơ và các quy định nội bộ, còn quản lý trực tiếp giới thiệu nhiệm vụ, người phối hợp và cách trao đổi công việc. Kết quả cần đạt là nhân viên có điều kiện bắt đầu nhiệm vụ và biết tìm ai khi cần hỗ trợ.

Nếu thiết bị hoặc tài khoản chưa sẵn sàng, người phụ trách phải ghi nhận việc còn thiếu và thời điểm dự kiến hoàn tất. Quản lý có thể bố trí nội dung học phù hợp trong thời gian chờ, đồng thời tránh giao nhiệm vụ cần quyền truy cập mà nhân viên chưa được cấp.

Quy trình kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho

Đầu vào gồm hàng được giao, chứng từ liên quan và tiêu chí kiểm tra áp dụng cho sản phẩm. Nhân viên tiếp nhận đối chiếu mã, số lượng và tình trạng bên ngoài. Phần kiểm tra chuyên môn do người có trách nhiệm về chất lượng thực hiện theo phương pháp cùng tiêu chí đã được phê duyệt.

Sản phẩm được kiểm tra trước khi phân loại nhập kho
Hàng chưa đạt cần được nhận diện riêng và chuyển đúng người có quyền quyết định
Hàng được chấp nhận thì xác nhận nhập kho và cập nhật dữ liệu. Hàng chưa đạt cần được nhận diện, tách khỏi hàng đạt và ghi rõ lý do để bộ phận có thẩm quyền quyết định xử lý.

Với sản phẩm cần thử nghiệm hoặc kiểm tra theo lô, mức kiểm tra phải dựa trên yêu cầu chất lượng và rủi ro thực tế. Ví dụ này minh họa cách phối hợp, không thay cho phương pháp kiểm tra chuyên ngành hoặc cho phép nhập hàng chỉ dựa vào quan sát bên ngoài.

Những rào cản khi triển khai quy trình và cách xử lý

Những rào cản thường xuất hiện khi tài liệu, trách nhiệm và điều kiện làm việc chưa khớp nhau. Bạn nên kiểm tra tình huống cụ thể khiến công việc bị dừng hoặc nhân viên làm khác hướng dẫn trước khi kết luận rằng họ không tuân thủ. Cách xử lý cần tác động vào nguyên nhân, đồng thời giữ những điểm kiểm soát cần thiết cho chất lượng và rủi ro.

Quy trình xa thực tế và hướng dẫn thiếu rõ ràng

Nhân viên thường hỏi lại cùng một bước hoặc dùng cách riêng để hoàn thành việc là dấu hiệu cần rà tài liệu. Hãy đi cùng người thực hiện qua một hồ sơ đang xử lý và kiểm tra:

  • Thông tin được yêu cầu có tồn tại và lấy từ đâu?
  • Thao tác, biểu mẫu và quyền truy cập có đủ để làm theo hướng dẫn?
  • Người nhận có hiểu cùng một điều kiện hoàn thành và chuyển bước?

Từ chỗ không thực hiện được, sửa hướng dẫn thành hành động cùng điều kiện rõ ràng rồi cho người khác thử lại. Không nên chỉ thêm một câu yêu cầu tuân thủ khi nguyên nhân nằm ở cách thiết kế công việc.

Thiếu sự đồng thuận và cam kết từ lãnh đạo, nhân viên

Một quy trình khó được duy trì nếu lãnh đạo yêu cầu làm theo nhưng lại thường xuyên chỉ đạo bỏ bước mà không ghi lý do. Người thực hiện cũng khó góp ý khi chưa hiểu quy trình đang giải quyết vướng mắc nào. Cần mời họ tham gia rà cách làm, thống nhất mục tiêu và bố trí thời gian triển khai. Với trường hợp phải xử lý ngoại lệ, lãnh đạo cần áp dụng cùng nguyên tắc phê duyệt và lưu căn cứ để cả nhóm biết vì sao được làm khác.

Trách nhiệm và quyền phê duyệt chồng chéo

Hồ sơ dễ bị chuyển vòng khi nhiều người được hỏi ý kiến nhưng không ai có quyền quyết định cuối cùng. Cũng có trường hợp người làm đã hoàn thành phần mình, còn bên nhận chưa xác nhận bàn giao nên trạng thái công việc không rõ.

Luồng bàn giao bị chồng chéo giữa trách nhiệm và phê duyệt
Điểm bàn giao phải có người nhận và cách xác nhận trạng thái công việc
Hãy rà quyền quyết định theo loại công việc và mức rủi ro, chỉ rõ người nhận bàn giao và người thay thế khi cần. Những trường hợp quá hạn hoặc có ý kiến khác nhau phải có đầu mối đưa ra hướng xử lý. Bổ sung thêm một tầng duyệt sẽ không giải quyết được việc chưa xác định ai chịu trách nhiệm.

Thiếu nguồn lực và công cụ triển khai phù hợp

Hướng dẫn cập nhật dữ liệu ngay sẽ không thực hiện được nếu nhân viên chưa có thiết bị hoặc quyền truy cập. Việc nhập cùng thông tin vào nhiều nơi cũng làm tăng thao tác và nguy cơ dữ liệu lệch nhau. Trước khi triển khai rộng, cần kiểm tra công việc với nhân lực, thời gian và công cụ thực có.

Doanh nghiệp chưa cần mua hệ thống mới chỉ vì bản quy trình có nhiều bước. Một biểu mẫu cùng nơi lưu dùng chung có phân quyền có thể đủ cho phạm vi nhỏ nếu theo dõi được trách nhiệm và trạng thái xử lý. Nhu cầu mở rộng, tích hợp và kiểm soát dữ liệu mới là căn cứ để cân nhắc đầu tư tiếp.

Quy trình lỗi thời khi công việc thay đổi

Khi sản phẩm, phần mềm hoặc cơ cấu trách nhiệm thay đổi, tài liệu liên quan cần được rà lại. Hướng dẫn SOP của EPA khuyến nghị cập nhật và phê duyệt lại khi cách thực hiện thay đổi. Doanh nghiệp nên có đầu mối tiếp nhận thông tin để xác định bản hướng dẫn nào bị ảnh hưởng.

Khi phát hành bản mới, cần ghi nội dung đã sửa, ngày hiệu lực và người phê duyệt, đồng thời thông báo cho người sử dụng. Bản cũ có thể được lưu để tra cứu lịch sử nhưng phải tách rõ khỏi tài liệu đang áp dụng, tránh nhân viên tiếp tục làm theo hướng dẫn đã hết hiệu lực.

Kết luận

Một quy trình hữu ích giúp người thực hiện biết cần làm gì, chuyển việc cho ai và kiểm tra kết quả ở đâu. Giá trị của tài liệu thể hiện ở việc nhân viên sử dụng được khi xử lý công việc và gặp tình huống phát sinh.

Bạn có thể bắt đầu bằng một công việc đang có nhiều lỗi hoặc bàn giao khó khăn, xây dựng bản hướng dẫn vừa đủ rồi thử với người trực tiếp làm. Khi cách làm thay đổi, hãy cập nhật quy trình để tài liệu tiếp tục hỗ trợ công việc hằng ngày.

Bài viết liên quan