Bạn có thể hiểu một công thức nhưng vẫn lúng túng khi áp dụng vào bài tập. Bạn cũng có thể biết nguyên tắc giao tiếp nhưng chưa biết cách góp ý để đồng nghiệp dễ tiếp nhận. Khoảng cách giữa hiểu và làm ấy giúp chúng ta hình dung vì sao kỹ năng cần được rèn luyện qua thực tế.
Vậy kỹ năng là gì và làm sao biết mình cần phát triển điều gì trước? Trong bài viết này, Sansan Academy cùng bạn tìm hiểu các loại kỹ năng, vai trò của chúng và cách tự đánh giá qua những nhiệm vụ quen thuộc. Từ đó, bạn có thể chọn một việc cụ thể để bắt đầu luyện tập, thay vì cố học quá nhiều thứ cùng lúc.
Kỹ năng là gì?
Kỹ năng là khả năng vận dụng điều đã học và cách làm để thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết vấn đề. Điểm cần quan tâm là người học làm được việc gì, trong điều kiện nào và ở mức độ thành thạo ra sao.
Trong tiếng Anh, skill chỉ một kỹ năng, còn skills là dạng số nhiều. JRC của Ủy ban châu Âu giải thích skills qua việc áp dụng kiến thức và know-how để hoàn thành nhiệm vụ. Biết một công thức và dùng đúng công thức trong báo cáo là hai việc liên quan nhưng không giống nhau.
Một bài tập làm đúng khi có hướng dẫn cho thấy kết quả ở điều kiện đó. Để hiểu mức thành thạo, cần xem thêm việc thực hiện độc lập, cách kiểm tra lỗi và khả năng xử lý yêu cầu khác, không chỉ việc đã học qua một nội dung.
Vai trò của kỹ năng trong công việc và cuộc sống
Các kỹ năng giúp bạn xử lý những việc cụ thể: hoàn thành bài tập, trao đổi với đồng nghiệp hoặc sắp xếp sinh hoạt. Giá trị của chúng thể hiện qua cách bạn làm việc và kết quả đạt được trong từng hoàn cảnh.
Nâng cao hiệu quả học tập và làm việc
Khi lập báo cáo, việc lọc dữ liệu, kiểm tra công thức và rà lại kết quả giúp người thực hiện biết đang xử lý đúng yêu cầu hay chưa. Với học tập, kỹ năng tìm tài liệu, ghi chú và tổng hợp ý cũng được dùng để tạo một sản phẩm cụ thể. Hiệu quả có thể được nhìn qua:
- Độ chính xác và đầy đủ của kết quả.
- Thời gian hoàn thành trong điều kiện tương đương.
- Lỗi còn mắc và phần cần sửa lại.
Các dấu hiệu này giúp xác định thao tác cần luyện, thay vì chỉ nhận xét mình làm việc nhanh hoặc chậm.
Cải thiện giao tiếp và phối hợp với người khác
Kỹ năng giao tiếp thể hiện qua việc trình bày yêu cầu, lắng nghe và xác nhận điều đã thống nhất. Người nhận việc cần hiểu kết quả phải bàn giao, không chỉ nghe một lời đề nghị chung chung.
Ở một bài tập nhóm, các thành viên phải thống nhất phần phụ trách, thời hạn và cách ghép nội dung. Việc cập nhật tiến độ, báo khó khăn và kiểm tra phần thiếu hoặc trùng thể hiện kỹ năng làm việc nhóm. Chúng giúp cuộc trao đổi gắn với trách nhiệm cụ thể.
Tăng khả năng tự chủ trong cuộc sống hằng ngày
Các kỹ năng cần thiết trong cuộc sống giúp bạn chủ động xử lý những trách nhiệm thường ngày. Biết quản lý thời gian, theo dõi chi tiêu và chuẩn bị đồ dùng trước khi ra ngoài là những ví dụ gần gũi.
Tự chủ cũng bao gồm việc nhận ra khi nào mình cần hỗ trợ. Một người biết sắp xếp công việc có thể chủ động báo sớm khi lịch bị quá tải, thay vì nhận mọi nhiệm vụ rồi bỏ lỡ thời hạn.
Giúp thích nghi với thay đổi và yêu cầu mới
Một phần mềm mới có thể yêu cầu bạn thay thao tác nhưng vẫn giữ mục tiêu công việc cũ. Kỹ năng số cùng việc tự tìm hiểu hướng dẫn giúp bạn thử cách làm và đối chiếu đầu ra. Ví dụ, khi chuyển công cụ báo cáo, cần kiểm tra dữ liệu được nhập, công thức và kết quả xuất ra có đáp ứng yêu cầu không. Làm quen với giao diện chỉ là một phần của việc thích nghi.
Hỗ trợ phát triển nghề nghiệp
Trách nhiệm mới thường đòi hỏi thêm kỹ năng, không chỉ làm nhanh hơn phần việc đang có. Người chuẩn bị phụ trách nhóm cần biết phân công, theo dõi tiến độ và phản hồi cho thành viên. Có thể bắt đầu bằng một đầu việc phù hợp phạm vi được giao, rồi xem mình đã điều phối và xử lý vướng mắc ra sao. Những kết quả đó giúp xác định điều cần học tiếp, không bảo đảm tự động được thăng chức.
Phân biệt kiến thức, kỹ năng và khả năng
Kiến thức nói về điều đã hiểu, kỹ năng thể hiện cách thực hiện nhiệm vụ, còn khả năng có thể nói đến những đặc điểm hỗ trợ việc học và làm. Bảng dùng cùng một nhiệm vụ thuyết trình để bạn thấy các góc nhìn này khác nhau.
| Tiêu chí | Kiến thức | Kỹ năng | Khả năng |
|---|---|---|---|
| Cách hiểu | Những thông tin, nguyên tắc và lý thuyết đã học | Cách vận dụng điều đã học để thực hiện nhiệm vụ | Những đặc điểm cá nhân ảnh hưởng đến việc học và thực hiện nhiệm vụ |
| Câu hỏi nhận diện | Bạn biết và hiểu điều gì? | Bạn làm được việc gì? | Những đặc điểm nào hỗ trợ bạn thực hiện công việc? |
| Ví dụ khi thuyết trình | Hiểu chủ đề và nguyên tắc xây dựng bài nói | Sắp xếp luận điểm, trình bày và trả lời câu hỏi | Khả năng ghi nhớ, suy luận và duy trì sự chú ý |
| Cách đánh giá | Qua việc giải thích nội dung và nguyên tắc | Qua thao tác và kết quả thực hiện | Qua biểu hiện trong những nhiệm vụ và điều kiện phù hợp |
Trong Content Model của O*NET, abilities được đặt trong nhóm đặc điểm của người lao động, còn knowledge và skills thuộc nhóm yêu cầu cần có. Cách phân biệt giúp nhìn các yếu tố của công việc, không thay việc quan sát thao tác và kết quả thực tế. Một nhiệm vụ thường cần cả hiểu nguyên tắc và làm được việc, nên không có thứ bậc kiến thức hoặc kỹ năng luôn quan trọng hơn.
Các loại kỹ năng thường gặp
Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và kỹ năng sống là những cách gọi quen thuộc để gom nhóm theo chuyên môn, cách làm việc hoặc tình huống đời sống. Đây không phải ba ngăn tách biệt tuyệt đối. Một hành động như lắng nghe có thể hữu ích trong nhiều nhóm, tùy nhiệm vụ đang thực hiện.
Kỹ năng cứng
Kỹ năng cứng, hay hard skills, gắn với chuyên môn, công cụ hoặc quy trình cụ thể. Với nhiệm vụ tổng hợp doanh thu bằng Excel, người thực hiện cần nhập và đối chiếu dữ liệu, dùng công thức và tạo bảng đáp ứng yêu cầu. Kỹ năng được nhận biết qua thao tác và kết quả, không chỉ việc đã biết tên hàm. Ngoại ngữ cũng có thể là yêu cầu chuyên môn: nhân viên hỗ trợ khách quốc tế cần đọc đúng yêu cầu và viết email rõ, phù hợp tình huống.
Kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm, hay soft skills, liên quan đến giao tiếp, phối hợp và cách quản lý bản thân trong công việc. Chẳng hạn, khi hai thành viên bất đồng cách làm, việc lắng nghe, xác định điểm khác nhau và thống nhất bước tiếp theo thể hiện những kỹ năng này.
Có thể quan sát qua hành động:
- Trao đổi rõ phần việc và điều đã cam kết.
- Cập nhật tiến độ, báo vướng mắc để người khác kịp phối hợp.
- Giải thích ý kiến và tiếp nhận phản hồi liên quan đến nhiệm vụ.
Một nhãn tính cách hoặc nhận xét dễ gần không thay thế việc xem người đó đã phối hợp như thế nào.
Hiểu người nghe, tổ chức thông điệp, lắng nghe và phản hồi để giảm sai lệch trong công việc.
Kỹ năng sống
Kỹ năng sống, hay life skills, hỗ trợ việc ứng phó với những yêu cầu thường ngày. UNICEF mô tả life skills qua khả năng thích nghi và hành vi giúp xử lý nhu cầu, thách thức trong đời sống. Nhóm này có thể liên quan đến quyết định, quản lý cảm xúc, tự chăm sóc và tìm sự hỗ trợ.
Ví dụ giả định, một người mới chuyển nơi ở cần phân bổ tiền cho sinh hoạt, sắp xếp lịch và tìm đầu mối hỗ trợ lúc cần. Khi được đề nghị một việc không phù hợp, họ còn phải cân nhắc, nói rõ giới hạn hoặc nhờ người đáng tin cậy giúp đỡ. Các tình huống khác nhau đòi hỏi cách vận dụng, không chỉ ghi nhớ một danh sách kỹ năng.
Những nhóm kỹ năng được gọi tên theo chức năng
Một số tên gọi mô tả việc kỹ năng phục vụ hoặc vai trò của nó trong công việc. Bạn có thể gặp:
- Cognitive skills: xử lý thông tin, suy luận và giải quyết vấn đề. Ví dụ, chọn dữ kiện cần dùng và tìm mối liên hệ trong một bài tập.
- Interpersonal skills, cũng thường gọi là people skills: kỹ năng trao đổi và làm việc trực tiếp với người khác, như hỏi để hiểu vướng mắc hoặc phản hồi rõ yêu cầu.
- Social skills: cách tham gia các tình huống xã hội, như chờ lượt phát biểu và điều chỉnh diễn đạt theo người nghe.
- Core skills: những kỹ năng được xem là nền tảng trong một công việc hoặc chương trình. Danh mục cần được đọc theo yêu cầu cụ thể, không phải một bộ giống nhau cho mọi vị trí.
Các cách gọi có thể giao nhau. Khi đọc mô tả kỹ năng, hãy tìm hành động cần thực hiện và điều kiện áp dụng, thay vì chỉ đếm có bao nhiêu tên trong danh sách.
Cách xác định kỹ năng cần phát triển
Để chọn đúng điều cần học, bạn cần nối ba thông tin: nhiệm vụ muốn làm, kết quả hiện tại và phần còn thiếu. Việc tự đánh giá sẽ rõ ràng hơn khi có sản phẩm hoặc tình huống cụ thể để đối chiếu.
Xác định yêu cầu của công việc và mục tiêu cá nhân
Hãy bắt đầu từ nhiệm vụ bạn muốn đảm nhận trong thời gian tới. Để xác định các kỹ năng cần có trong công việc, bạn có thể đọc mô tả vị trí, xem sản phẩm mẫu và hỏi người phụ trách về tiêu chuẩn hoàn thành.
Chẳng hạn, một nhân viên cần lập báo cáo tháng có thể phải tổng hợp dữ liệu, kiểm tra sai lệch và trình bày nhận xét. Với mục tiêu cá nhân như cân bằng lịch học và làm thêm, những kỹ năng cần thiết có thể là lập kế hoạch, ước lượng thời gian và trao đổi khi lịch thay đổi.
Đánh giá kỹ năng hiện có qua kết quả thực tế
Hãy chọn một sản phẩm hoặc nhiệm vụ gần đây để nhìn lại cách mình thực hiện. Có thể ghi nhận:
- Phần đã tự làm được và phần cần hướng dẫn.
- Lỗi cụ thể, thời gian hoàn thành và điều kiện đầu vào.
- Phản hồi nhận được cùng việc đã sửa sau đó.
Nếu chưa có sản phẩm, thử nhiệm vụ nhỏ với yêu cầu rõ và nhờ người hiểu công việc nhận xét. Một lần làm chưa đạt giúp chỉ ra điều cần luyện, không đủ để kết luận bạn không có khả năng học kỹ năng đó.
Xác định khoảng thiếu hụt và chọn kỹ năng ưu tiên
Khoảng thiếu hụt kỹ năng là phần chênh lệch giữa yêu cầu của nhiệm vụ và mức bạn đang thực hiện được. Trong các kỹ năng cần thiết trong công việc, hãy ưu tiên điểm đang cản trở kết quả, xuất hiện thường xuyên và có cơ hội luyện tập ngay.
Không có một kỹ năng quan trọng nhất phù hợp với mọi người. Câu hỏi kỹ năng nào quan trọng nhất cần được đặt trong mục tiêu cụ thể. Bạn có thể xác định hướng ưu tiên qua những tình huống sau:
- Báo cáo thường sai vì chưa dùng đúng công thức: Ưu tiên kỹ năng xử lý bảng tính. Hãy tập trung vào thao tác đang gây sai sót trước khi mở rộng sang những chức năng khác.
- Báo cáo đúng nhưng người nhận không hiểu đề xuất: Ưu tiên kỹ năng trình bày. Bạn có thể luyện cách chọn thông tin chính, giải thích nguyên nhân và nêu đề xuất rõ ràng.
- Cả nội dung lẫn cách trình bày đều chưa đáp ứng: Chọn phần ảnh hưởng trực tiếp nhất đến nhiệm vụ để cải thiện trước. Sau đó, bổ sung phần còn lại theo yêu cầu và thời gian bạn có.
Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng
Sau khi biết cần học gì, bạn có thể xây dựng một vòng luyện tập gồm thực hiện, kiểm tra, nhận phản hồi và điều chỉnh. Mỗi vòng nên tạo ra một kết quả cụ thể để bạn biết mình đang tiến bộ ở đâu.
Đặt mục tiêu học tập và tiêu chí đánh giá
Mục tiêu cần nói rõ việc sẽ làm và cách kiểm tra kết quả. Ví dụ minh họa, bạn muốn trình bày báo cáo trong năm phút, có đủ kết quả chính, nguyên nhân và đề xuất.
Để dùng kỹ năng lập kế hoạch cho việc học, cần xác định:
- Đầu ra cần tạo: một bảng tổng hợp, bài nói hoặc phần việc cụ thể.
- Tiêu chí: đúng, đủ, rõ hoặc đạt yêu cầu kỹ thuật của nhiệm vụ.
- Thời điểm xem lại và phần có thể luyện trong lịch hiện tại.
Mốc năm phút trong ví dụ là lựa chọn cho một nhiệm vụ, không phải chuẩn chung của mọi bài thuyết trình.
Lựa chọn tài liệu và người hướng dẫn phù hợp
Chọn tài liệu phù hợp trình độ và nhiệm vụ đang luyện, có ví dụ hoặc bài tập để đối chiếu. Với phần mềm hay quy trình riêng của đơn vị, tài liệu chính thức giúp bạn biết yêu cầu đang áp dụng, không chỉ cách làm trong một bài chia sẻ khác.
Người hướng dẫn cần chỉ được lỗi trong thao tác hoặc sản phẩm. Khi rèn kỹ năng tự học, hãy ghi điều chưa hiểu và đưa câu hỏi cụ thể kèm phần đã thử. Điều này giúp phản hồi tập trung vào vướng mắc, thay vì chỉ yêu cầu giải thích lại toàn bộ nội dung.
Xây nhóm năng lực nền tảng giúp bạn giao tiếp, phối hợp, suy nghĩ và tự quản lý công việc hiệu quả hơn.
Thực hành từ nhiệm vụ đơn giản đến phức tạp
Bắt đầu với phạm vi đủ nhỏ để kiểm tra thao tác đang học. Khi làm ổn hơn, có thể tăng một yếu tố như lượng dữ liệu hoặc yêu cầu thời gian, rồi xem phần nào cần điều chỉnh.
Trong ví dụ giả định, Mai mới đi làm và cần luyện báo cáo tuần. Cô có thể đi qua các việc:
- Tổng hợp một bảng dữ liệu nhỏ theo yêu cầu rõ.
- Đối chiếu với bản mẫu để tìm sai lệch.
- Sửa công thức hoặc thao tác đang gây lỗi rồi làm lại.
- Thử báo cáo có thêm nguồn dữ liệu khi phần cơ bản đã đáp ứng.
Tăng độ khó cần dựa vào kết quả luyện tập, không chỉ vì đã dành đủ một số ngày học.
Tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh cách làm
Khi nhờ góp ý, gửi kèm mục tiêu và tiêu chí của nhiệm vụ. Người phản hồi cần biết bạn muốn kiểm tra công thức, bố cục hay cách diễn đạt để nhận xét đúng phần.
Tiếp tục ví dụ giả định, Mai được góp ý rằng bảng tổng hợp bỏ sót một nhóm dữ liệu. Việc cần sửa là bổ sung bước đối chiếu số dòng trước khi tính, rồi kiểm tra lại trên báo cáo tiếp theo. Phản hồi dẫn đến một thay đổi cụ thể như vậy hữu ích hơn nhận xét chỉ yêu cầu cẩn thận hơn.
Vận dụng vào tình huống mới và theo dõi tiến bộ
Làm đúng một dạng bài chưa cho biết cách làm sẽ phù hợp với mọi yêu cầu mới. Hãy thử thay một điều kiện và ghi điều cần điều chỉnh. Với ví dụ giả định của Mai, đó có thể là báo cáo dùng nhóm dữ liệu khác hoặc có người nhận cần một cách trình bày khác.
Khi xem lại, so sánh:
- Kết quả đáp ứng tiêu chí nào và còn thiếu gì?
- Lỗi cũ có lặp lại, lỗi mới nằm ở phần nào?
- Mức hỗ trợ cần có thay đổi ra sao?
Lưu sản phẩm theo mốc giúp nhìn tiến bộ trong điều kiện cụ thể, không chỉ dựa vào cảm giác đã học nhiều hơn.
Những lưu ý khi học và vận dụng kỹ năng
Khi học một kỹ năng, bạn cần chú ý đến cách đánh giá bản thân và điều kiện áp dụng vào thực tế. Những lưu ý dưới đây giúp bạn nhận ra nguyên nhân khi kết quả chưa đạt và sử dụng điều đã học phù hợp với từng nhiệm vụ.
Không đồng nhất kỹ năng với tính cách
Tính cách, thái độ và kỹ năng không phải cùng một tiêu chí. Một người ít nói vẫn có thể trình bày rõ, lắng nghe và phản hồi đúng trọng tâm, còn sự tự tin không tự chứng minh đã làm được nhiệm vụ. Sẵn sàng học cũng cần đi cùng việc thực hành và kiểm tra kết quả.
Nếu khó thuyết trình, hãy tìm phần đang vướng như sắp xếp ý, diễn đạt hoặc trả lời câu hỏi. Không dùng một nhãn tính cách để tự giới hạn việc học hay kết luận kỹ năng của người khác.
Xem xét cả công cụ và điều kiện thực hiện
Kết quả công việc còn chịu ảnh hưởng từ dữ liệu đầu vào, công cụ và sự phối hợp giữa những người tham gia. Chẳng hạn, một báo cáo hoàn thành chậm có thể do người thực hiện chưa nhận đủ thông tin cần thiết.
Trước khi kết luận bản thân thiếu kỹ năng, hãy kiểm tra yêu cầu đã rõ chưa và các điều kiện thực hiện đã đầy đủ chưa. Nếu phát hiện thiếu dữ liệu hoặc quyền truy cập, bạn nên trao đổi với người phụ trách để giải quyết đúng nguyên nhân.
Tránh phụ thuộc hoàn toàn vào công cụ hỗ trợ
Phần mềm và biểu mẫu có thể thực hiện nhiều thao tác, nhưng người dùng vẫn cần hiểu kết quả đang trả lời câu hỏi nào. Với bảng tính có sẵn, hãy kiểm tra nguồn dữ liệu, phạm vi công thức và điều kiện tính trước khi dùng. Khi yêu cầu thay đổi, bạn cần biết phần nào phải sửa hoặc cần người có chuyên môn hỗ trợ, thay vì tiếp tục dùng mẫu chỉ vì nó vẫn cho ra một con số.
Nhận biết giới hạn chuyên môn khi áp dụng
Mức độ thành thạo cần được xem xét theo độ khó và trách nhiệm của từng nhiệm vụ. Việc từng điều phối một bài tập nhóm chưa đủ để khẳng định bạn có thể tự xử lý mọi vấn đề khi quản lý một dự án lớn.
Trước khi nhận việc, hãy trao đổi rõ phạm vi mình có thể đảm nhận và những phần cần người có kinh nghiệm hỗ trợ. Với quyết định vượt quá chuyên môn hoặc thẩm quyền, bạn nên chuyển thông tin đến người phụ trách để được hướng dẫn.
Kết luận
Hiểu kỹ năng là gì giúp bạn nhìn việc học qua những nhiệm vụ có thể thực hiện và kiểm tra. Hãy chọn một việc đang cần làm tốt hơn, xác định điểm còn thiếu rồi luyện tập với tiêu chí rõ ràng.
Sau mỗi lần thực hiện, ghi lại điều đã cải thiện và một lỗi cần sửa ở lần tiếp theo. Những ghi chép này sẽ giúp bạn chọn bài tập tiếp nối và điều chỉnh mục tiêu theo kết quả thực tế.
Bài viết liên quan
- AR (Augmented Reality) là gì? Ứng dụng của công nghệ AR
- Data Warehouse là gì? Những đặc điểm kỹ thuật của DW
- Kinh tế xanh là gì? Các nguyên tắc trong phát triển kinh tế xanh
- Supplier là gì? Mối quan hệ của Supplier trong Logistics
- Trái phiếu xanh là gì? Các loại trái phiếu xanh trên thế giới
- Tín dụng xanh là gì? Các lĩnh vực có thể tiếp cận tín dụng xanh
