Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Cách làm chủ thời gian và nâng cao hiệu suất công việc

Có những ngày lịch làm việc kín từ sáng đến chiều nhưng việc quan trọng nhất vẫn chưa xong. Email, tin nhắn, họp và các yêu cầu phát sinh liên tục chen vào, khiến bạn bận rộn nhưng khó nhận ra thời gian thực sự được dùng cho việc gì.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp giải quyết vấn đề này bằng cách xác định ưu tiên, sắp xếp công việc và bảo vệ quỹ thời gian cho những nhiệm vụ cần tập trung. Sansan Academy sẽ hướng dẫn quản lý thời gian trong công việc, từ lập kế hoạch, xây thời gian biểu đến chọn phương pháp phù hợp mà không biến một ngày thành lịch trình cứng nhắc.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng xác định việc cần hoàn thành, sắp xếp mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian phù hợp cho từng nhiệm vụ. Người có kỹ năng này không cố làm thật nhiều việc cùng lúc mà biết việc nào cần làm trước, khi nào cần tập trung và lúc nào nên điều chỉnh kế hoạch.

Bản chất của quản lý thời gian không phải là kiểm soát từng phút trong ngày. Phần bạn thật sự kiểm soát được là cách mình sắp xếp thời gian, bảo vệ khoảng tập trung và lựa chọn việc nào đáng làm trước. Sử dụng thời gian hợp lý cũng đồng nghĩa với việc biết lúc nào nên dừng một việc ít giá trị.

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian thể hiện rõ nhất khi khối lượng công việc tăng hoặc nhiều yêu cầu xuất hiện cùng lúc. Lợi ích của việc quản lý thời gian không chỉ nằm ở số đầu việc hoàn thành mà còn liên quan đến hiệu suất, mức độ căng thẳng, cảm giác chủ động và khả năng giữ ranh giới giữa công việc với cuộc sống.

Nâng cao hiệu suất công việc

Khi biết ưu tiên và phân bổ thời gian, bạn có điều kiện dành nhiều sự chú ý hơn cho những nhiệm vụ tạo ra kết quả thực sự. Một phân tích tổng hợp năm 2021 xem xét 158 nghiên cứu với tổng cộng 53.957 người tham gia cho thấy quản lý thời gian có mối liên hệ tích cực ở mức vừa với hiệu suất công việc, kết quả học tập và mức độ hài lòng và khỏe mạnh về tinh thần.

Phần lớn nghiên cứu trong tổng hợp này đo các yếu tố tại cùng thời điểm, nên mối liên hệ trên chưa đủ để khẳng định quan hệ nhân quả giữa quản lý thời gian và hiệu suất. Điểm cần chú ý là hiệu suất khác với bận rộn. Trả lời nhiều email hoặc hoàn thành hàng loạt việc nhỏ vẫn có thể đem lại ít giá trị hơn việc hoàn tất một nhiệm vụ then chốt của dự án.

Giảm áp lực và tăng cảm giác kiểm soát

Một kế hoạch rõ ràng giúp bạn nhận ra chỗ quá tải. Trong thử nghiệm ngẫu nhiên với 71 nhân viên, Häfner và Stock ghi nhận đào tạo quản lý thời gian giúp tăng cảm giác kiểm soát và giảm căng thẳng, nhưng không cải thiện các chỉ số hiệu suất được đo.

Hỗ trợ cân bằng công việc và cuộc sống

Quản lý thời gian tốt giúp bạn nhìn rõ công việc nào cần kết thúc trong ngày và việc nào có thể chuyển sang thời điểm khác. Nghiên cứu của Adams và Jex trên 522 người lao động cho thấy dữ liệu nhìn chung ủng hộ mối liên hệ giữa cách quản lý thời gian, cảm giác kiểm soát và xung đột công việc – gia đình. Đây không phải bằng chứng rằng chỉ cần lập lịch tốt là giải quyết được mọi xung đột.

Chủ động hơn trước những việc phát sinh

Một ngày làm việc hiếm khi diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả còn nằm ở khả năng chuẩn bị cho gián đoạn thay vì xây một lịch không có chỗ cho thay đổi. Nghiên cứu của Parke và cộng sự theo dõi người lao động trong hai tuần: lợi ích của việc lập lịch và ưu tiên giảm khi có nhiều gián đoạn, còn lập phương án ứng phó gián đoạn vẫn có ích.

Một kế hoạch tốt cần có cả khoảng đệm và cách ứng phó. Chẳng hạn, nếu cuộc gọi kéo dài làm mất khung viết báo cáo, bạn sẽ dời phần viết sang lúc nào và xử lý việc ngắn nào trước?

6 kỹ năng cốt lõi giúp quản lý thời gian hiệu quả

Nếu đang tự hỏi làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả, câu trả lời không nằm ở một công cụ duy nhất. Bạn cần phối hợp khả năng đặt mục tiêu, lập kế hoạch, ước lượng, lựa chọn ưu tiên, duy trì tập trung và nhận diện những hoạt động ít tạo kết quả. Trong bốn nhóm dưới đây, lập kế hoạch đi cùng ước lượng; giữ tập trung đi cùng loại bỏ việc ít giá trị. Hãy chọn điểm cần cải thiện: thường xuyên trễ hạn khác với luôn bận nhưng chưa hoàn thành việc quan trọng.

Biến mục tiêu thành đích đến rõ ràng

Một mục tiêu như hoàn thành dự án sớm hoặc làm báo cáo tốt hơn quá rộng để đưa vào lịch. Hãy chuyển nó thành kết quả có thể kiểm tra, chẳng hạn gửi bản báo cáo đã đối chiếu số liệu trước 16 giờ thứ Sáu. Với nhiệm vụ kéo dài nhiều ngày, nên tạo thêm các mốc trung gian. Một báo cáo cuối tháng có thể gồm thời điểm hoàn thành dữ liệu, bản nháp, vòng kiểm tra và bản bàn giao. Khi một mốc bị chậm, bạn còn thời gian điều chỉnh trước hạn bàn giao cuối cùng.

Mục tiêu cũng phải phù hợp với nguồn lực. Nếu tổng thời gian của các bước lớn hơn đáng kể số giờ bạn đang có, việc giữ nguyên kế hoạch chỉ tạo thêm áp lực. Lúc đó nên trao đổi để điều chỉnh phạm vi, hạn hoàn thành hoặc cách phân chia công việc trước khi bắt đầu.

Lập kế hoạch để công việc không “vỡ trận”

Một kế hoạch hữu ích phải thể hiện được trình tự và những điểm phụ thuộc. Nếu bạn cần dữ liệu từ bộ phận khác trước khi viết báo cáo, thời gian chờ dữ liệu phải được tính vào tiến độ. Nếu tài liệu cần duyệt, vòng phản hồi cũng không nên bị xem là việc ngoài kế hoạch. Kỹ năng ước lượng thời gian đặc biệt quan trọng ở đây. Nhiều kế hoạch thất bại vì lịch được xây dựa trên giả định mọi việc đều diễn ra thuận lợi.

Dữ liệu từ những lần làm trước thường đáng tin cậy hơn cảm giác rằng “lần này chắc sẽ nhanh”. Với dự án phức tạp, hãy đặt điểm kiểm tra giữa quá trình. Nếu đã dùng một nửa quỹ thời gian nhưng tiến độ thấp hơn mốc dự kiến, hãy kiểm tra phần việc nào chậm và điều chỉnh. Phát hiện sớm giúp bạn còn lựa chọn thay vì chỉ cố bù vào những ngày cuối.

Chọn đúng việc cần ưu tiên trước

Ưu tiên là quyết định công việc nào được nhận thời gian trước khi quỹ thời gian hết. Bạn có thể đánh giá dựa trên mức ảnh hưởng, hạn hoàn thành, số người phụ thuộc và mức độ khó khắc phục nếu nhiệm vụ bị trì hoãn. Một câu hỏi hữu ích là: nếu hôm nay chỉ hoàn thành được ba kết quả, ba kết quả nào giúp công việc vẫn tiến lên? Cách hỏi này giúp bạn nhìn vào đầu ra thay vì liên tục chọn những nhiệm vụ nhỏ chỉ vì chúng dễ hoàn thành.

Thứ tự ưu tiên cũng không cố định cả ngày. Khi có sự cố thật sự ảnh hưởng đến khách hàng hoặc tiến độ chung, việc đổi kế hoạch là hợp lý. Điều cần tránh là đảo thứ tự công việc mỗi khi xuất hiện thêm một tin nhắn mới.

Giữ sự tập trung và cắt bỏ những việc đang “ngốn” thời gian

Một khoảng thời gian hai giờ sẽ mất nhiều giá trị nếu cứ vài phút bạn lại chuyển sang email, tin nhắn hoặc một cửa sổ khác. Với nhiệm vụ cần suy nghĩ sâu, hãy dành khung tập trung và tắt thông báo không cần phản hồi ngay. Để quản lý thời gian sử dụng điện thoại, bạn có thể kiểm tra tin nhắn vào giờ đã chọn. Song song với việc bảo vệ sự chú ý, hãy xem lại những hoạt động lặp nhưng ít tạo kết quả. Báo cáo không còn ai sử dụng, cuộc họp không có quyết định hoặc thao tác lặp có thể rút gọn đều là những việc nên xem lại.

Đây cũng là cách tiết kiệm thời gian thực tế hơn việc cố tăng tốc mọi thao tác. Loại bỏ một việc không cần thiết thường tiết kiệm nhiều hơn việc cố hoàn thành chính việc đó nhanh thêm vài phút mỗi ngày.

Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian

Sắp xếp ưu tiên, giới hạn công việc đang làm và bảo vệ thời gian cho nhiệm vụ quan trọng.

Xem khóa học

Các phương pháp quản lý thời gian phổ biến

Không có phương pháp quản lý thời gian nào phù hợp với mọi người và mọi loại công việc. Người có quyền chủ động cao với lịch sẽ cần công cụ khác với người phải trực khách hàng hoặc thường xuyên xử lý việc phát sinh. Mỗi cách dưới đây giải quyết một vấn đề khác nhau: phân biệt ưu tiên, duy trì tập trung, bố trí lịch hoặc tìm nhóm nhiệm vụ tạo nhiều giá trị. Bạn chỉ nên chọn công cụ quản lý thời gian đúng với khó khăn đang gặp thay vì áp dụng tất cả cùng lúc.

Ma trận Eisenhower 

Ma trận Eisenhower chia nhiệm vụ theo hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Khi kết hợp hai yếu tố, bạn có thể phân biệt việc cần xử lý ngay, việc nên lên lịch, việc có thể chuyển giao và việc nên cân nhắc loại bỏ. Điểm hữu ích nằm ở việc tách “gấp” khỏi “đáng làm”. Một yêu cầu vừa xuất hiện và được thúc liên tục chưa chắc có ảnh hưởng lớn hơn công việc đang quyết định tiến độ của cả dự án.

Nếu gần như mọi nhiệm vụ đều được đưa vào nhóm quan trọng và khẩn cấp, công cụ sẽ mất tác dụng. Khi đó, vấn đề thường nằm ở tiêu chuẩn phân loại hoặc việc quá nhiều đầu việc chỉ được xử lý khi đã sát hạn.

Pomodoro 

Pomodoro do Francesco Cirillo phát triển, sử dụng các phiên tập trung có giới hạn thời gian xen kẽ khoảng nghỉ. Mốc 25 phút là cách triển khai quen thuộc, nhưng bản thân phương pháp còn bao gồm lập kế hoạch, ước lượng, ghi nhận tiến độ và xử lý gián đoạn. Website chính thức của Pomodoro cũng nhấn mạnh rằng chỉ đặt đồng hồ 25 phút chưa phải toàn bộ kỹ thuật; hệ thống đầy đủ còn liên quan đến lập kế hoạch, ước lượng, theo dõi và cải thiện cách làm việc.

Phương pháp có thể hữu ích khi bạn khó bắt đầu hoặc hay mất tập trung. Khoảng nghỉ là một phần của Pomodoro, không nên liên tục bỏ qua vì đang làm hăng. Nếu đổi thời lượng phiên cho phù hợp công việc, hãy coi đó là cách điều chỉnh, không phải quy tắc gốc.

Time Blocking 

Time Blocking là cách dành trước những khoảng cụ thể trên lịch cho từng loại nhiệm vụ. Ví dụ, buổi sáng dành 90 phút cho phân tích dữ liệu, sau đó mới xử lý email và những việc hành chính. Cách này giúp bạn thấy ngay danh sách công việc có thực sự vừa với một ngày hay không. Nếu các nhiệm vụ cần tổng cộng mười giờ nhưng lịch chỉ còn sáu giờ, sự quá tải sẽ lộ ra trước khi ngày làm việc bắt đầu.

Với công việc thường xuyên có yêu cầu bất ngờ, không nên xếp các khung công việc sát nhau từ đầu đến cuối. Hãy để một số khoảng linh hoạt để xử lý phát sinh mà không phải phá toàn bộ phần còn lại.

Quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 thường được dùng như một lăng kính để tìm nhóm hoạt động tạo ra phần lớn kết quả. Khi áp dụng vào công việc, bạn không cần chứng minh chính xác tỷ lệ 80 và 20; điều cần tìm là những nhiệm vụ có tác động lớn hơn phần còn lại. Hãy nhìn lại một tuần và xác định việc nào thực sự giúp dự án tiến lên, tạo doanh thu, giảm lỗi hoặc giải quyết một vấn đề quan trọng. Sau đó so sánh các nhiệm vụ này với lượng thời gian bạn đang dành cho chúng.

Không nên loại bỏ các việc vận hành chỉ vì tác động của chúng khó nhìn thấy. Một số nhiệm vụ vẫn cần thiết để công việc diễn ra ổn định. Mục tiêu là điều chỉnh tỷ trọng thời gian, không phải chỉ giữ những việc có kết quả nổi bật nhất.

Cách lập thời gian biểu giúp duy trì hiệu suất

Lợi ích của việc lập thời gian biểu là giúp bạn nhìn trước cấu trúc ngày làm việc thay vì để từng yêu cầu mới tự động chiếm chỗ. Một lịch hữu ích cần tính đến mức năng lượng, khoảng cần tập trung, thời gian nghỉ và xác suất xuất hiện việc bất ngờ. Thời gian biểu cũng không nên được xem là một khuôn cứng. Nó giống bản kế hoạch ban đầu giúp bạn biết mình đang dành nguồn lực cho đâu, sau đó được điều chỉnh khi dữ liệu thực tế cho thấy một cách bố trí khác phù hợp hơn.

Tìm ra những khung giờ làm việc hiệu quả nhất

Mỗi người có những thời điểm tập trung tốt và những lúc năng lượng giảm. Thay vì áp dụng lời khuyên chung như “việc khó phải làm vào sáng sớm”, hãy quan sát chính mình trong một đến hai tuần để tìm mẫu ổn định. Ghi lại thời điểm bạn xử lý công việc khó nhanh nhất, khung nào thường bị họp chen vào và lúc nào dễ mất tập trung. Sau đó dành những khoảng thuận lợi hơn cho việc phân tích, viết hoặc ra quyết định.

Nếu công việc không cho phép bạn chủ động toàn bộ lịch, hãy tập trung vào phần mình còn kiểm soát được. Chỉ cần bảo vệ được một hoặc hai khoảng tập trung tốt mỗi ngày cũng hữu ích hơn việc cố xây một lịch lý tưởng nhưng không thể thực hiện.

Xếp đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm

Không phải công việc nào cũng cần mức tập trung giống nhau. Viết đề xuất, phân tích dữ liệu hay chuẩn bị quyết định cần khoảng yên tĩnh dài hơn; còn email hoặc duyệt yêu cầu ngắn có thể đặt vào khung dễ bị gián đoạn. Cách sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả là ghép loại nhiệm vụ với điều kiện làm việc. Nếu buổi chiều thường có nhiều cuộc gọi, việc đặt phần việc khó nhất vào đó rồi liên tục bị phá nhịp sẽ không phải lựa chọn tốt.

Cũng nên tính cả thời gian chuẩn bị và chuyển tiếp. Một cuộc họp 30 phút có thể cần thêm thời gian đọc tài liệu trước và ghi lại quyết định sau. Nếu bỏ qua những phần này, lịch dễ bị chật hơn thực tế.

Cân bằng thời gian làm việc, nghỉ ngơi và việc phát sinh

Một ngày tám giờ không nên được lên lịch với đúng tám giờ nhiệm vụ. Bạn còn cần thời gian chuyển đổi giữa các việc, nghỉ ngắn, trao đổi với đồng nghiệp và xử lý những tình huống không dự đoán trước. Khoảng đệm đặc biệt cần thiết với người thường xuyên hỗ trợ người khác. Một quản lý có lịch kín hoàn toàn sẽ khó xử lý vấn đề phát sinh của nhân viên mà không phải lấy thời gian từ nhiệm vụ khác.

Thời gian nghỉ cũng nên được xem là phần của kế hoạch chứ không phải thời gian bị bỏ phí. Sau một khoảng tập trung dài, vài phút rời màn hình hoặc vận động nhẹ giúp tạo điểm ngắt trước khi chuyển sang đầu việc tiếp theo.

Rà soát thời gian biểu để điều chỉnh định kỳ

Một thời gian biểu chỉ hữu ích nếu được cập nhật bằng dữ liệu thực tế. Cuối tuần, hãy xem khung nào thường bị phá, việc nào liên tục thiếu thời gian và thời điểm nào hiệu suất thấp hơn dự kiến. Không cần thay đổi toàn bộ lịch chỉ vì một ngày thất bại. Nếu buổi chiều thường khó tập trung, hãy thử chuyển một nhiệm vụ quan trọng sang buổi sáng trong vài ngày rồi quan sát kết quả.

Mục tiêu là tìm cấu trúc đủ ổn định để giảm việc ra quyết định lặp lại nhưng vẫn đủ linh hoạt để thích nghi. Để sắp xếp thời gian hiệu quả, một lịch đơn giản dùng được lâu dài tốt hơn hệ thống phức tạp chỉ duy trì vài ngày.

Hạn chế khiến quản lý thời gian kém hiệu quả

Khi kế hoạch liên tục thất bại, đừng vội cho rằng mình thiếu ứng dụng quản lý thời gian hay chưa biết đủ mẹo quản lý thời gian. Hãy kiểm tra việc nhận quá nhiều nhiệm vụ, không xác định ưu tiên, đánh giá thấp thời lượng hoặc để sự chú ý liên tục bị kéo sang những việc khác. Khi thấy lịch liên tục vỡ, hãy tìm nguyên nhân trước khi đổi công cụ. Một vấn đề về khối lượng công việc không thể được giải quyết bằng cùng cách với một vấn đề về trì hoãn hoặc mất tập trung.

Ôm quá nhiều việc nhưng không xác định ưu tiên

Một danh sách dài có thể tạo cảm giác bạn đã kiểm soát được công việc, nhưng nếu tổng thời lượng vượt quá khả năng của ngày thì kế hoạch vẫn không khả thi. Việc liên tục thêm nhiệm vụ mà không dời hoặc bỏ việc nào chỉ khiến áp lực tích tụ. Khi nhận thêm yêu cầu, hãy kiểm tra nó đứng ở đâu so với những cam kết đang có. Nếu việc mới cần làm ngay, nhiệm vụ nào sẽ được lùi? Câu hỏi này buộc bạn đưa ra lựa chọn thay vì chỉ tiếp tục chất thêm đầu việc.

Dấu hiệu dễ nhận biết là nhiều nhiệm vụ liên tục được chuyển sang ngày hôm sau. Nếu tình trạng kéo dài, vấn đề thường nằm ở khối lượng hoặc thứ tự ưu tiên chứ không còn là một ngày đặc biệt bận.

Để lịch làm việc quá kín và thiếu thời gian dự phòng

Một lịch không có khoảng trống chỉ cần một việc kéo dài hơn dự kiến là phần còn lại bị ảnh hưởng. Cuộc họp muộn 20 phút, khách hàng gọi bất ngờ hoặc một lỗi hệ thống đều có thể đẩy các nhiệm vụ sau lệch khỏi kế hoạch. Hãy dựa trên tần suất phát sinh thực tế để quyết định mức dự phòng. Người làm việc độc lập với lịch ổn định có thể cần ít hơn người làm quản lý, vận hành hoặc chăm sóc khách hàng.

Nếu ngày nào bạn cũng phải làm thêm chỉ để bù cho việc phát sinh, lịch đang đánh giá quá thấp mức biến động của công việc. Khi đó nên giảm lượng nhiệm vụ cố định thay vì tiếp tục thu hẹp khoảng nghỉ.

Trì hoãn hoặc làm nhiều việc cùng lúc

Trì hoãn làm giảm quỹ thời gian còn lại và dễ biến một nhiệm vụ quan trọng thành việc khẩn cấp. Khi khó bắt đầu, hãy thu nhỏ bước đầu tiên: thay vì “làm báo cáo”, bạn có thể bắt đầu bằng việc mở dữ liệu và kiểm tra ba chỉ số chính. Làm nhiều việc cùng lúc lại khiến sự chú ý phải chuyển liên tục. Mỗi lần rời một báo cáo để kiểm tra email rồi quay lại, bạn cần thời gian nhớ mình đang làm đến đâu và tiếp tục mạch suy nghĩ.

Với công việc cần phân tích hoặc sáng tạo, nên dành khoảng tập trung riêng. Những việc nhỏ có thể gom lại để xử lý sau. Cách này không loại bỏ hoàn toàn gián đoạn nhưng giúp ngày làm việc ít bị phân mảnh hơn.

Nhầm lẫn giữa bận rộn và làm việc hiệu quả

Bận rộn mô tả mức độ hoạt động, còn hiệu quả liên quan đến kết quả. Một ngày đầy cuộc họp, email và tin nhắn có thể rất mệt nhưng vẫn chưa tạo ra đầu ra quan trọng nào. Để kiểm tra, hãy nhìn vào công việc đã hoàn thành, tiến độ đúng hạn, chất lượng đầu ra và mức phải làm lại. Những chỉ số này cho biết nhiều hơn số giờ bạn ngồi trước máy tính hoặc số đầu việc nhỏ đã xử lý.

Đôi khi một ngày chỉ hoàn thành hai nhiệm vụ nhưng cả hai đều ảnh hưởng lớn đến mục tiêu sẽ có giá trị hơn một ngày hoàn thành mười lăm việc nhỏ. Nhận ra sự khác biệt này giúp lịch được xây quanh kết quả thay vì cảm giác phải luôn bận.

Cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả được hình thành bằng việc quan sát cách mình đang làm việc rồi điều chỉnh từng điểm cụ thể. Để học cách quản lý thời gian, bạn không cần cài thêm phần mềm quản lý thời gian hay thay toàn bộ lịch ngay lập tức; hãy bắt đầu từ vấn đề đang gây mất thời gian nhiều nhất.

Cách quản lý thời gian hiệu quả là theo dõi, thay đổi một điểm, kiểm tra kết quả rồi điều chỉnh tiếp, thay vì áp dụng nhiều quy tắc cùng lúc. Sau một thời gian, bạn sẽ hiểu hệ thống nào thực sự phù hợp với đặc điểm công việc của mình.

Theo dõi xem thời gian thực sự được sử dụng vào đâu

Trong một tuần, hãy ghi lại những nhóm hoạt động lớn như công việc tập trung, họp, email, trao đổi, chờ phản hồi và việc phát sinh. Không cần theo dõi từng phút; hãy thử ghi theo khoảng 15 hoặc 30 phút rồi tăng độ chi tiết nếu chưa nhìn ra xu hướng. Sau đó, so sánh dữ liệu với cảm nhận ban đầu. Bạn có thể nghĩ phần lớn ngày dành cho chuyên môn nhưng thực tế lại thấy một lượng lớn thời gian bị phân mảnh bởi những cuộc trao đổi ngắn hoặc xử lý thông báo.

Đừng vội xem mọi khoảng không tạo đầu ra trực tiếp là lãng phí. Nghỉ ngắn, trao đổi cần thiết và công việc hành chính vẫn có vai trò. Mục tiêu là tìm ra phần nào đang chiếm nhiều thời gian hơn giá trị mà nó mang lại.

Tạo thói quen lập kế hoạch trước khi bắt đầu

Bạn có thể dành vài phút cuối ngày để chuẩn bị cho hôm sau hoặc thực hiện việc này trước khi mở hộp thư vào buổi sáng. Để học cách sắp xếp thời gian, hãy chọn vài kết quả chính và dành khung giờ cụ thể cho từng việc. Kế hoạch không cần chi tiết đến từng vài phút. Chỉ cần biết việc quan trọng nhất là gì, khi nào sẽ làm và phần nào được điều chỉnh nếu có yêu cầu mới. Để rèn tính kỷ luật, hãy duy trì lịch đơn giản thay vì đặt quá nhiều quy tắc.

Nếu ngày nào kế hoạch cũng bị phá, đừng vội bỏ thói quen lập lịch. Hãy xem lại lượng công việc đã đặt cố định và mức dự phòng. Có thể vấn đề nằm ở kế hoạch quá tham vọng chứ không phải ở việc lập kế hoạch.

Biết nói “không” với những việc ít ưu tiên

Một cách kiểm soát thời gian là không nhận mọi yêu cầu ngay lập tức. Nói “không” không nhất thiết phải từ chối thẳng; bạn có thể đề nghị thời điểm khác, giảm phạm vi hoặc hỏi việc nào hiện tại nên được lùi. Cách trao đổi dựa trên ưu tiên thường rõ ràng hơn câu “tôi đang rất bận”. Ví dụ, bạn có thể nói mình đang hoàn thiện báo cáo cần bàn giao trong chiều nay và có thể xử lý yêu cầu mới vào sáng mai.

Nếu không có quyền từ chối, bạn vẫn có thể làm rõ tác động. Việc nhận thêm nhiệm vụ sẽ làm thay đổi hạn bàn giao nào hoặc đầu việc nào phải chờ? Câu hỏi này giúp người giao việc cùng tham gia quyết định ưu tiên.

Đánh giá kết quả thay vì số giờ bận rộn

Cuối mỗi tuần, hãy nhìn vào kết quả thay vì chỉ nhìn lịch. Kiểm tra những đầu việc quan trọng đã hoàn thành, tỷ lệ đúng hạn, phần phải làm lại và những nhiệm vụ liên tục bị trì hoãn. Nếu một công cụ giúp lịch trông có tổ chức hơn nhưng đầu ra không thay đổi, bạn không cần tiếp tục chỉ vì nó đang phổ biến. Công cụ chỉ có giá trị khi giải quyết được vấn đề thật trong cách làm việc.

Sau vài tuần, hãy xem dữ liệu đã đủ để nhận ra việc cần điều chỉnh chưa. Có người cần chia lịch rõ hơn; có người chỉ cần giảm cuộc họp hoặc cải thiện ước lượng. Mục tiêu cuối cùng là tạo cách làm việc có thể duy trì lâu dài.

Kết luận

Kỹ năng quản lý thời gian không nằm ở việc cố lấp đầy mọi khoảng trống trong ngày. Ý nghĩa của việc quản lý thời gian hiệu quả nằm ở khả năng chọn đúng ưu tiên, phân chia thời gian thực tế, giữ tập trung và điều chỉnh khi công việc thay đổi.

Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy theo dõi cách mình sử dụng thời gian trong một tuần rồi chọn một điểm gây lãng phí lớn nhất để sửa. Sau đó mới cân nhắc thêm các phương pháp như Eisenhower, Pomodoro, Time Blocking hay 80/20 khi chúng thực sự giải quyết đúng vấn đề.

Quản lý thời gian hiệu quả không làm một ngày dài thêm. Nó giúp phần thời gian bạn đang có được dành nhiều hơn cho những việc đáng làm và ít hơn cho những hoạt động chỉ khiến mình bận.