Logistics là gì? Các hoạt động logistics trong doanh nghiệp

Những kiến thức cơ bản về logistics không chỉ dành cho công ty vận tải. Tại cửa hàng, nhà máy hay đơn vị phân phối, người phụ trách cũng cần kết nối việc nhận yêu cầu, chuẩn bị hàng, giao nhận và xử lý hàng hoàn. Hiểu rõ từng khâu sẽ giúp bạn rà lại công việc đang làm, kể cả khi doanh nghiệp chưa có bộ phận logistics riêng.

Logistics là gì?

Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát việc di chuyển, lưu trữ hàng hóa cùng thông tin liên quan để đáp ứng yêu cầu khách hàng. Khái niệm logistics bao gồm cả dòng hàng đi đến nơi tiêu dùng và dòng hàng quay trở lại.

Logistics là một phần của supply chain management. Nếu quản trị chuỗi cung ứng bao quát cả nguồn cung, sản xuất và phối hợp giữa các bên, logistics tập trung vào dòng hàng, nơi lưu trữ và thông tin đi kèm.

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc giao một phần công việc cho công ty logistics. Dịch vụ logistics thường bao gồm vận chuyển, kho bãi, chuẩn bị đơn và các đầu việc đã thỏa thuận. Doanh nghiệp logistics không nhất thiết sở hữu toàn bộ xe và kho dùng để phục vụ khách hàng.

Các hoạt động và quy trình logistics

Một đơn hàng có thể đi qua nhiều bộ phận trước khi đến tay khách hàng. Chỉ cần thông tin chưa rõ, kho chuẩn bị chậm hoặc lịch xe không khớp, tiến độ giao hàng cũng bị ảnh hưởng.
Để công việc diễn ra thông suốt, từng khâu cần có người phụ trách, thời hạn xử lý và thông tin bàn giao rõ ràng. Việc theo dõi cũng cần tiếp tục sau khi giao, cho đến khi hoàn tất đối soát và xử lý các yêu cầu trả hàng nếu có.

Tiếp nhận yêu cầu và lập kế hoạch

Người tiếp nhận cần xác nhận mã hàng, số lượng, địa chỉ, người nhận, thời hạn và điều kiện bảo quản. Với đơn đặt hàng (PO), cần đối chiếu yêu cầu mua với khả năng đáp ứng trước khi chốt lịch. Đây là bước giúp mục tiêu của logistics trở thành yêu cầu có thể kiểm tra được.

Ví dụ giả định, một nhà máy cần nhận nguyên liệu trước 8 giờ để bắt đầu sản xuất, nhưng cổng kho chỉ tiếp nhận từ 7 giờ. Người điều phối phải bố trí xe, thời gian bốc dỡ và người nhận trong khoảng đó. Kế hoạch cũng cần ghi rõ ai được thông báo nếu xe có nguy cơ đến trễ.

Quản lý kho và chuẩn bị hàng

Hàng còn trên sổ chưa chắc đã được phép xuất. Kho phải tách được lượng đã giữ cho đơn khác, đang chờ kiểm tra hoặc bị hỏng khỏi lượng có thể giao ngay. Từ đó, nhân viên mới biết lấy mã hàng nào, ở vị trí nào và bao nhiêu sản phẩm.

Với một cửa hàng bán trực tuyến, việc chuẩn bị đơn có thể đi theo trình tự:

1. Lấy hàng theo mã, vị trí và số lượng trên yêu cầu đã xác nhận.
2. Đối chiếu hàng thực tế với đơn, nhất là sản phẩm có nhiều màu hoặc kích cỡ.
3. Đóng gói, niêm phong và gắn mã vận chuyển sau khi kiểm tra xong.

Nếu phát hiện nhầm hàng ở bước kiểm tra, kho có thể sửa ngay trước khi kiện được bàn giao. Đợi đến khi khách đã nhận mới xử lý sẽ phát sinh thêm việc thu hồi và giao lại.

Vận chuyển, giao nhận và đối soát

Vận tải trong logistics cần được lên kế hoạch theo loại hàng, tuyến đường, thời hạn và điều kiện nhận. Đối với logistics nội địa, người điều phối vẫn phải kiểm tra giờ cấm tải hoặc giới hạn tiếp cận tại điểm giao khi có liên quan. Với logistics quốc tế, kế hoạch còn cần phù hợp với lịch vận chuyển và yêu cầu chứng từ của lô hàng.

Sau khi bàn giao, người phụ trách theo dõi trạng thái và lưu bằng chứng giao hàng gọi là proof of delivery (POD). Chẳng hạn, một nhà phân phối giao cho nhiều cửa hàng cần ghi nhận số lượng từng điểm thực nhận, phần thiếu và lý do từ chối. Khi đối soát, kế toán và đơn vị vận chuyển dùng cùng dữ liệu đó để kiểm tra phí và các khoản phát sinh.

Tiếp nhận và xử lý hàng trả lại

Hàng trả lại cần được xác nhận lý do, số lượng, tình trạng và người chịu trách nhiệm tiếp nhận. Kho nên tách hàng chờ đánh giá khỏi hàng sẵn sàng bán để tránh xuất nhầm. Sau kiểm tra, người có thẩm quyền mới quyết định nhập lại, sửa chữa, đổi trả hoặc xử lý theo quy định áp dụng cho loại hàng.

Hoạt động này thuộc logistics ngược (reverse logistics) và vẫn cần theo dõi đến khi hoàn tất. Ví dụ khách trả một sản phẩm vì chọn sai kích cỡ nhưng bao bì đã mở. Bộ phận chăm sóc khách hàng ghi nhận yêu cầu, kho đánh giá tình trạng, còn người được phân quyền quyết định cách xử lý. Việc nhận lại hàng chưa đồng nghĩa hàng đã có thể bán tiếp.

Tổ chức và phối hợp hoạt động logistics

Công việc logistics đi qua nhiều bộ phận, nên tiến độ không thể chỉ phụ thuộc vào một người điều phối. Mỗi bộ phận cần biết phần mình phải hoàn thành và thông tin nào phải chuyển cho người tiếp theo.

Việc phân công nên dựa vào quyết định và kết quả bàn giao cụ thể. Tên chức danh có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng trách nhiệm xác nhận tồn kho, chốt lịch và thông báo thay đổi cần được ghi rõ.

Phân công trách nhiệm giữa các bộ phận

Trách nhiệm nên được xác định theo đầu việc và quyền quyết định, không chỉ bằng tên phòng ban. Một cách phân công có thể là:

• Kinh doanh xác nhận yêu cầu của khách và trao đổi khi cần thay đổi cam kết.
• Kho xác nhận khả năng xuất, chuẩn bị hàng và bàn giao đúng số lượng.
• Điều phối sắp xếp vận chuyển, theo dõi tiến độ và thông báo sự cố.
• Mua hàng hoặc kế hoạch sản xuất cập nhật nguồn hàng sắp về, còn chăm sóc khách hàng tiếp nhận phản hồi giao nhận.

Mô tả công việc logistics còn cần chỉ rõ ai được đổi lịch, phê duyệt chi phí phát sinh và chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng đơn hoặc lô hàng.

Ở một số doanh nghiệp, nhóm vận hành được gọi là OPS logistics, với OPS bắt nguồn từ operations. Nhân viên logistics hay chuyên viên logistics có thể đảm nhận một hoặc nhiều khâu tùy cách tổ chức. Chỉ dựa vào hai tên chức danh này chưa đủ để kết luận phạm vi công việc hay cấp bậc của người phụ trách.

Thống nhất thông tin và điểm bàn giao

Một tin nhắn báo đã xong thường chưa đủ để bên tiếp theo bắt đầu công việc. Người nhận cần mã đơn, số lượng, trạng thái hiện tại và mốc xử lý tiếp theo để biết mình đang tiếp nhận việc gì.

Chẳng hạn, kho chỉ chuyển trạng thái sẵn sàng giao sau khi hàng đã được kiểm tra và đóng gói. Điều phối xác nhận đã nhận thông tin trước khi gọi xe. Đến lúc lấy hàng, bên vận chuyển đối chiếu số kiện thực nhận với thông tin kho bàn giao và ghi lại chênh lệch nếu có.

Mã đơn phải được dùng xuyên suốt các lần chuyển việc. Khi xảy ra thiếu kiện, các bên có thể lần lại lần bàn giao liên quan thay vì hỏi lại từng người mà không có dữ liệu đối chiếu.

Lựa chọn tự vận hành hoặc thuê ngoài

Thuê ngoài logistics, còn gọi là logistics outsourcing, là giao một phần công việc cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp hai cách, chẳng hạn tự quản kho nhưng thuê vận tải.

Tự vận hành cho phép doanh nghiệp trực tiếp bố trí nhân sự, xe, kho và thiết bị. Đổi lại, phải tính cả chi phí của công suất chưa dùng hết khi lượng đơn giảm. Trước khi đầu tư, người quản lý cần xem nhu cầu có đủ ổn định để sử dụng các nguồn lực đó hay không.

Thuê ngoài không có nghĩa là bỏ được khâu quản lý. Doanh nghiệp vẫn cần người theo dõi hợp đồng, kiểm tra phạm vi dịch vụ và phối hợp xử lý sự cố với nhà cung cấp. Cước chính, phụ phí, khả năng đáp ứng khi tăng đơn và trách nhiệm cập nhật thông tin đều phải được đưa vào phép so sánh.

Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Đừng so báo giá khi chưa xác định hai đơn vị đang chào cùng một phạm vi công việc hay không. Với loại hàng và tuyến giao thực tế, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Nhà cung cấp có phục vụ được các điểm giao và đáp ứng sản lượng vào lúc cao tải không?
• Hàng được theo dõi ra sao, ai tiếp nhận khiếu nại và phản hồi trong thời gian nào?
• Cước được tính theo đơn vị nào, khoản nào đã bao gồm và điều kiện phát sinh phụ phí là gì?

Trước khi mở rộng, có thể thử trên một số tuyến và loại đơn đại diện, với tiêu chí thống nhất từ đầu như giao đúng hẹn, cập nhật trạng thái và cung cấp đủ chứng từ. Kết quả thử cho biết hai bên phối hợp ra sao trong phạm vi đó, chưa đại diện cho mọi tình huống trong năm.

Khóa học CEO

Phát triển năng lực nhìn toàn doanh nghiệp, lựa chọn ưu tiên và xây cơ chế thực thi cho vai trò CEO.

Xem khóa học

Thiết lập cam kết dịch vụ và cơ chế phối hợp

Service level agreement, viết tắt SLA, là cam kết mức dịch vụ giữa các bên. Những yêu cầu như phản hồi nhanh hay giao kịp cần được chuyển thành mốc có thể kiểm tra: lúc nhận yêu cầu, thời hạn phản hồi, giờ lấy hàng và điều kiện xác nhận giao thành công. Phạm vi trách nhiệm, ngoại lệ và cách xử lý chi phí phải phù hợp với hợp đồng cùng quy định liên quan.

Khi có nguy cơ trễ, thông báo nên trả lời được đơn nào bị ảnh hưởng, nguyên nhân nào đã xác định và phương án nào đang chờ quyết định. Đầu mối thường ngày cần biết chuyển sự việc cho ai nếu vượt thẩm quyền. Báo sớm tạo thời gian để lựa chọn phương án khác, nhưng không tự bảo đảm đơn hàng vẫn giữ được lịch cũ.

Chi phí và chỉ số đánh giá hiệu quả logistics

Kiểm soát logistics cần theo dõi đồng thời chi phí, tiến độ và chất lượng thực hiện. Một chuyến xe có giá thấp chưa đủ để kết luận phương án đó hiệu quả nếu doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí chờ, tồn kho hoặc giao lại.

Trước khi đo, hãy chốt đơn vị theo dõi và nguồn dữ liệu cho từng chỉ số. Chi phí trên đơn, trên kiện và trên tấn phản ánh những góc khác nhau, nên không được trộn chúng khi đánh giá cùng một mục tiêu.

Chi phí vận tải, kho bãi và duy trì tồn kho

Chi phí vận tải có thể gồm cước chính và các khoản phát sinh theo điều kiện dịch vụ. Chi phí kho gồm diện tích, nhân công, thiết bị và thao tác xử lý. Chi phí duy trì tồn kho còn gắn với vốn bị giữ trong hàng, bảo quản và nguy cơ giảm giá trị. Để tránh tính trùng, doanh nghiệp cần thống nhất khoản nào được ghi nhận ở bộ phận nào.

Một đơn hàng nên được kiểm tra theo tổng chi phí phục vụ, không chỉ hóa đơn vận chuyển. Ví dụ giả định, gom đơn để giảm số chuyến có thể làm tăng thời gian chờ và lượng hàng cần giữ tại điểm bán. Người quản lý cần xem khoản tiết kiệm có bù được chi phí tăng thêm và có đáp ứng cam kết giao hàng hay không.

Thời gian xử lý và tỷ lệ giao hàng đúng hạn

Thời gian xử lý đơn chỉ có ý nghĩa khi đã chốt mốc bắt đầu và kết thúc, chẳng hạn từ lúc xác nhận đơn hợp lệ đến lúc bàn giao cho bên vận chuyển. Tỷ lệ giao đúng hạn lại được đối chiếu với thời gian giao đã thống nhất cho các đơn đến hạn trong kỳ.

OTIF là viết tắt của on-time in-full. Chỉ số này tính những đơn đáp ứng đồng thời hai điều kiện: giao trong thời gian đã thỏa thuận và giao đủ hàng. Một đơn đến đúng giờ nhưng thiếu sản phẩm vẫn chưa đạt OTIF.

Trong ví dụ giả định có 200 đơn đến hạn, 186 đơn được giao đúng thời gian thì tỷ lệ đúng hạn là 93%. Nếu chỉ 180 đơn vừa đúng hạn vừa đủ hàng, OTIF là 90%. Cách chọn đơn và xử lý ngoại lệ phải được giữ nhất quán giữa các kỳ để kết quả có thể đối chiếu.

Độ chính xác của tồn kho và đơn hàng

Độ chính xác tồn kho đo mức khớp giữa dữ liệu và hàng thực tế, nhưng phải xác định đơn vị kiểm đếm trước. Chẳng hạn, mỗi dòng là một mã hàng tại một vị trí. Nếu 98 trong 100 dòng khớp hoàn toàn, kết quả minh họa theo cách đo này là 98%, không có nghĩa 98% tổng số sản phẩm trong kho đã được kiểm tra và đều đúng.

Độ chính xác đơn hàng trả lời một câu hỏi khác: kho có chuẩn bị đúng mã, số lượng và các thuộc tính khách yêu cầu không? Vòng quay hàng tồn kho cho biết tốc độ luân chuyển, chứ không thay thế hai phép kiểm tra trên. Giảm tồn để tăng vòng quay nhưng thường xuyên thiếu hàng giao sẽ làm mức phục vụ xấu đi.

Tỷ lệ hư hỏng, thất lạc và hoàn hàng

Không nên gom hư hỏng, thất lạc và hoàn hàng vào cùng một nguyên nhân. Một kiện vỡ có thể cần kiểm tra đóng gói hoặc bảo quản, một kiện mất cần truy lại các lần bàn giao, còn đơn hoàn có thể chỉ vì khách đổi lựa chọn.

Mỗi sự cố cần gắn với mã đơn và nguyên nhân đã xác minh. Khi tính tỷ lệ, hãy ghi rõ đang đo theo đơn, kiện hay sản phẩm. Trong ví dụ một đơn có hai kiện nhưng chỉ một kiện hỏng, tỷ lệ tính theo kiện và theo đơn sẽ khác nhau. Không cộng các tỷ lệ có mẫu số khác nhau hoặc mặc định mọi đơn hoàn đều là lỗi vận chuyển.

Đánh đổi giữa tổng chi phí và mức độ phục vụ

Mức phục vụ cần phù hợp với yêu cầu khách hàng và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Để minh họa việc lựa chọn, giả sử có hai phương án vận chuyển cho cùng một lô hàng. Các con số dưới đây chỉ là giả định để giải thích cách tính, không phải báo giá thị trường.

Theo các giả định trong bảng, phương án A đáp ứng sớm hơn và có tổng chi phí được xét thấp hơn. Trong thực tế, doanh nghiệp phải xác định lại khoản chờ, dự trữ và yêu cầu giao hàng trước khi quyết định. Mục tiêu là chọn phương án đáp ứng nhu cầu với tổng chi phí phù hợp, không mặc định giao nhanh nhất hoặc cước rẻ nhất luôn tốt.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý logistics

Công nghệ logistics nên được lựa chọn từ vấn đề cần giải quyết, như sai vị trí hàng, thiếu trạng thái đơn hoặc điều phối xe chưa phù hợp. Doanh nghiệp cần xác định dữ liệu đầu vào, người sử dụng và kết quả mong đợi trước khi chọn công cụ.

Quy trình chưa rõ trách nhiệm vẫn có thể gây sai sót sau khi đưa lên phần mềm. Vì vậy, triển khai công nghệ cần đi cùng việc chuẩn hóa mã hàng, thao tác và quyền cập nhật dữ liệu.

Quản lý kho bằng WMS

WMS (Warehouse Management System) tức hệ thống quản lý kho. Công cụ này hỗ trợ kiểm soát các công việc từ nhận hàng, đưa vào vị trí đến lấy hàng, đóng gói và xuất kho. Nhân viên có thể tra cứu hàng đang ở đâu và thao tác nào cần hoàn thành theo cấu hình của hệ thống.

Nếu kho cần theo dõi nhiều vị trí, lô hàng hoặc hạn sử dụng, hãy kiểm tra WMS có hỗ trợ đúng các yêu cầu đó và nhân viên phải ghi nhận dữ liệu ở bước nào. Với kho nhỏ đang kiểm soát được bằng công cụ hiện có, cần cân nhắc lợi ích so với chi phí chuyển đổi. Phần mềm chỉ phản ánh đúng hàng thực tế khi dữ liệu và thao tác tại kho được cập nhật đúng.

Quản lý vận tải bằng TMS

TMS là viết tắt của Transportation Management System, hệ thống quản lý vận tải. Nếu WMS theo sát công việc trong kho, TMS hỗ trợ người điều phối lập kế hoạch và theo dõi hành trình hàng hóa. Tùy giải pháp, phần mềm có thể hỗ trợ ghép đơn vào chuyến, chọn tuyến, kiểm tra cước và cập nhật trạng thái từ nhà vận chuyển.

Vì vậy, trước khi triển khai TMS cần chọn rõ vấn đề ưu tiên, như phải gọi hỏi quá nhiều lần để biết xe đến đâu hoặc khó đối chiếu chi phí từng chuyến. Hãy kiểm tra dữ liệu mà nhà vận chuyển thực sự gửi được và thời điểm cập nhật. Trạng thái giao thành công vẫn phải gắn với bằng chứng giao nhận cùng quy tắc xác nhận đã thống nhất.

Kết nối dữ liệu đơn hàng, tồn kho và giao nhận

Một thay đổi số lượng trên phần mềm bán hàng có thể dẫn đến nhầm hàng nếu phiếu lấy hàng trong kho vẫn giữ thông tin cũ. Để tránh tình huống đó, dữ liệu đơn, tồn kho và giao nhận phải có mã đối chiếu chung, đồng thời xác định hệ thống nào lưu dữ liệu chính.

Các dữ liệu này có thể được trao đổi giữa phần mềm bán hàng, ERP, WMS và TMS. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Việc kết nối cần quy định rõ thay đổi được chuyển sang các bên còn lại ra sao.

Khi xây kết nối, hãy ưu tiên các trường ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định như mã hàng, số lượng có thể xuất, địa chỉ và thời hạn giao. Đồng thời phải có cách nhận biết lỗi truyền dữ liệu và người xử lý lỗi đó. Một bảng theo dõi được cập nhật có trách nhiệm vẫn hữu ích hơn kết nối tự động thường xuyên bỏ sót đơn mà không ai phát hiện.

Ứng dụng mã vạch, cảm biến và tự động hóa

Mã vạch hỗ trợ nhận diện hàng hoặc đơn vị vận chuyển khi gắn đúng với dữ liệu. SSCC, viết đầy đủ là Serial Shipping Container Code, định danh một đơn vị logistics như kiện hoặc pallet. Khi quét mã, người sử dụng có thể đối chiếu đơn vị vật lý với thông tin tương ứng. Cảm biến phục vụ một nhiệm vụ khác, như ghi nhận điều kiện bảo quản theo yêu cầu của loại hàng.

Tại Nadro, doanh nghiệp phân phối dược phẩm ở Mexico, TeamViewer Frontline được tích hợp với SAP Extended Warehouse Management để hướng dẫn nhân viên lấy hàng bằng kính thông minh. Theo case study của TeamViewer, dự án cải thiện thời gian lấy hàng 30% và giảm thời gian tiếp nhận, đào tạo nhân viên 93%. Kết quả do nhà cung cấp công bố cho dự án này không phải mức hiệu quả mặc định của mọi kho.

Ứng dụng AI và phân tích dữ liệu vận hành

Với bộ phận logistics, một bài toán ứng dụng AI có thể là dự báo lượng đơn để chuẩn bị người, chỗ chứa và lịch xe. Mô hình phân tích dữ liệu lịch sử cùng những yếu tố liên quan để đưa ra ước tính, còn người phụ trách chuyển ước tính đó thành kế hoạch phù hợp với công suất thực tế.

Trước hết cần xem dữ liệu đã phản ánh đơn hủy, khuyến mại và các giai đoạn bất thường chưa. Sau đó, đối chiếu dự báo của mô hình với một cách tính đơn giản trên dữ liệu thử tách biệt. Nếu chưa cho thấy lợi ích phù hợp với bài toán, doanh nghiệp chưa có lý do để thay cách lập kế hoạch chỉ vì công cụ có AI. Dù dùng phương án nào, cam kết với khách vẫn phải được kiểm tra cùng khả năng đáp ứng của kho và vận tải.

Sai sót thường gặp và cách cải thiện logistics

Sai sót cần được truy về điểm phát sinh trong quy trình, thay vì chỉ ghi nhận người cuối cùng chạm vào đơn hàng. Một thông tin sai từ lúc nhận yêu cầu có thể đi qua nhiều bộ phận trước khi gây giao nhầm.

Mục tiêu của việc rà soát là ngăn lỗi lặp lại và xác định cách phát hiện sớm. Kiến thức về logistics chỉ có ích cho vận hành khi được chuyển thành trách nhiệm, thao tác và tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể.

Sai lệch tồn kho và chuẩn bị nhầm hàng

Khi hệ thống báo còn hàng nhưng kho không tìm thấy, đừng chỉ điều chỉnh số lượng cho khớp rồi đóng sự việc. Cần lần lại giao dịch nhập xuất, vị trí lưu và các lần điều chỉnh trước đó, đồng thời kiểm tra hàng hoàn, hàng chờ đánh giá và lượng đã giữ cho đơn khác.

Với lỗi lấy nhầm mã, hãy xem hai sản phẩm có bị đặt cạnh nhau, nhãn có dễ phân biệt và nhân viên xác nhận mã ở bước nào. Biện pháp sửa nên được thử trên một nhóm hàng rồi đo lại số đơn lấy sai theo cùng cách tính. Nếu lỗi giảm nhưng thời gian chuẩn bị tăng nhiều, thao tác vẫn cần được điều chỉnh để không chuyển vấn đề từ chất lượng sang tiến độ.

Sai chứng từ và thiếu thông tin bàn giao

Một đơn có nhiều phiên bản chứng từ nhưng không biết bản nào đang có hiệu lực rất dễ bị xử lý sai. Doanh nghiệp cần quy định người lập, người kiểm tra và cách nhận biết phiên bản cuối, nhất là các trường ảnh hưởng trực tiếp đến giao nhận như mã đơn, số kiện, người nhận và địa chỉ.

Ngay tại điểm bàn giao, hai bên đối chiếu số lượng, tình trạng và ghi lại phần khác biệt. Nếu thiếu kiện, người nhận thông báo theo cơ chế đã thống nhất thay vì đợi đến lúc đối soát mới bổ sung. Bằng chứng được lưu cùng đơn sẽ giúp các bên truy xuất khi có khiếu nại.

Giao trễ, hư hỏng và thất lạc hàng hóa

Giao trễ cần xác định mốc đang chậm và các đơn bị ảnh hưởng. Hư hỏng hoặc thất lạc lại đòi hỏi xác nhận tình trạng, lưu bằng chứng và hạn chế tổn thất trước khi kết luận trách nhiệm. Cách xử lý sau đó phụ thuộc vào thỏa thuận và quy định liên quan.

Giả sử kho phát hiện một thùng hỏng ngay trước giờ xe đến. Người phụ trách phải kiểm tra hàng thay thế, báo kinh doanh để xác nhận phương án với khách rồi cập nhật kế hoạch giao. Nếu không đủ hàng thay hoặc không kịp giờ, cần làm rõ phần có thể đáp ứng và phương án còn lại, thay vì giữ nguyên lời hẹn khi đã biết có nguy cơ không thực hiện được.

Phát sinh chi phí ngoài kế hoạch

Một khoản phí chờ xe chỉ có thể được kiểm tra khi biết xe đến lúc nào, kho bắt đầu nhận lúc nào và báo giá quy định ra sao. Phí giao lại hay xử lý ngoài giờ cũng cần gắn với nguyên nhân và điều kiện phát sinh, không gộp chung vào một mục khiến người phê duyệt không biết đang trả cho việc gì.

Nếu phí chờ lặp lại tại cùng một điểm giao, hãy kiểm tra giờ hẹn, khả năng tiếp nhận và cách báo xe đến. Đổi khung giờ hoặc xác nhận sẵn người nhận chỉ phù hợp khi giải quyết đúng nguyên nhân đã ghi nhận. Sau thay đổi, cần xem đồng thời chi phí và tỷ lệ đúng hẹn để biết có giảm phí nhưng lại làm chậm các đơn khác hay không.

Xác định nguyên nhân và chuẩn hóa biện pháp khắc phục

Một nhóm lỗi cụ thể sẽ dễ phân tích hơn kết luận chung rằng logistics đang kém hiệu quả. Hãy gom các đơn có cùng biểu hiện, lần lại khâu phát sinh rồi đặt giả thuyết về nguyên nhân. Biện pháp thử cần được giới hạn đủ rõ để đo trước và sau bằng cùng chỉ số.

Sản lượng, loại đơn hoặc điều kiện giao nhận thay đổi trong thời gian thử cũng có thể ảnh hưởng kết quả. Chỉ khi đã xem các yếu tố đó, doanh nghiệp mới có căn cứ quyết định giữ biện pháp, sửa tiếp hay thử cách khác.

Biện pháp phù hợp cần được đưa vào hướng dẫn thao tác, biểu mẫu và trách nhiệm kiểm tra. Nhân viên phải biết xử lý ngoại lệ thế nào, còn người quản lý cần xem lại quy trình khi sản lượng hoặc kênh phân phối thay đổi.

Kết luận

Nếu đang rà soát logistics, bạn có thể bắt đầu bằng một nhóm đơn thường giao trễ, lấy sai hoặc phát sinh phí. Lần theo dòng hàng và dữ liệu bàn giao sẽ cho thấy vấn đề nằm ở yêu cầu đầu vào, thao tác kho, vận chuyển hay cách phối hợp.

Từ đó, chọn một thay đổi có người chịu trách nhiệm và chỉ số để kiểm tra. Kết quả thực tế của thay đổi ấy là căn cứ để quyết định sửa tiếp quy trình, thuê thêm dịch vụ hay đầu tư công nghệ, thay vì chọn giải pháp trước khi biết khâu nào cần cải thiện.