Khách hàng yêu cầu số PO trước khi nhận hóa đơn, còn nhà cung cấp muốn xác nhận PO trước khi giao hàng. Nếu mới làm mua hàng, kinh doanh hoặc kế toán, bạn rất dễ lúng túng trước những yêu cầu này. Hiểu đúng PO giúp bạn biết cần lập chứng từ nào, ai xác nhận và dựa vào đâu để kiểm tra đơn hàng.
PO không chỉ là tệp đính kèm gửi cho nhà cung cấp. Số đơn và thông tin trên đó cần được theo dõi qua khâu xác nhận, giao nhận, đối chiếu hóa đơn và thanh toán để các bộ phận biết cùng một khoản mua đang được xử lý tới đâu.
PO là gì?
PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng do bên mua lập và gửi cho nhà cung cấp, thể hiện yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo những điều kiện cụ thể. Nội dung thường gồm mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao và điều kiện thanh toán. Người bán dựa vào đó để xem xét khả năng đáp ứng và phản hồi về đơn hàng.
PO được sử dụng trong mua bán nội địa, xuất nhập khẩu và mua dịch vụ. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng PO, bên bán cần kiểm tra nội dung đã thống nhất trước khi tổ chức thực hiện. Quy trình thường tiếp tục với việc cung cấp hàng hoặc dịch vụ, tiếp nhận, đối chiếu hóa đơn và thanh toán.
Mục đích và lợi ích của PO đối với doanh nghiệp
Mục đích của PO là ghi rõ doanh nghiệp muốn mua gì và theo điều kiện nào. Khi thông tin được kiểm tra trước khi gửi, người mua và nhà cung cấp có một tài liệu để trao đổi về cùng một đơn hàng.
Lợi ích còn phụ thuộc cách doanh nghiệp sử dụng chứng từ này. Một PO có đủ thông tin nhưng không được theo dõi vẫn dễ dẫn đến giao thiếu, mua trùng hoặc thanh toán sai.
Đối với bên mua
Trước khi phát hành PO, người phụ trách cần kiểm tra nhu cầu, lượng hàng đang có và khoản tiền được duyệt. Việc này giúp doanh nghiệp phát hiện yêu cầu mua chưa cần thiết hoặc vượt ngân sách trước khi gửi đơn.
PO lưu lại nội dung khoản mua đã được phê duyệt để đối chiếu về sau. Giá trị ghi trên đơn không tự đồng nghĩa với chi phí kế toán đã phát sinh. Việc ghi nhận còn phụ thuộc giao dịch thực tế và căn cứ kế toán liên quan.
Đối với bên bán
Ở phía bên bán, nhân viên kinh doanh tiếp nhận PO từ khách mua rồi kiểm tra khả năng đáp ứng. Ngoài quy cách và giá, cần xác định hàng có sẵn hay phải sản xuất và có giao được vào thời hạn khách yêu cầu không.
Chẳng hạn, khách đặt thùng carton nhưng chưa ghi kích thước. Nếu xác nhận ngay rồi mới hỏi lại, bên bán có thể phải sửa kế hoạch sản xuất. Thông tin sản phẩm phải được làm rõ trước khi nhận đơn, vì đồng ý về số lượng chưa có nghĩa hai bên đã hiểu giống nhau về hàng cần giao.
Đối với các bộ phận phối hợp
Bộ phận mua hàng theo dõi nhà cung cấp, kho kiểm tra hàng thực nhận, còn kế toán xử lý chứng từ và thanh toán. Số PO giúp các bộ phận tìm đúng hồ sơ mà không phải dò lại từng cuộc trao đổi.
Trong quy trình mua hàng của chuỗi cung ứng, số PO liên kết yêu cầu đặt hàng với giao nhận, nhập kho và thanh toán. Khi dữ liệu được cập nhật xuyên suốt, người phụ trách có thể kiểm tra đơn đang chờ nhà cung cấp, chờ nhận hàng hay chờ xử lý chứng từ, rồi chuyển việc cho đúng bộ phận.
Phân biệt PO với PR, PI, Invoice và hợp đồng
PR, PO, PI và Invoice có thể cùng xuất hiện trong một hồ sơ mua hàng, nhưng không thay thế cho nhau. Người lập, người nhận và mục đích sử dụng là những điểm cần xem để phân biệt. Thời điểm phát hành và cách dùng cụ thể phụ thuộc vào giao dịch và quy trình doanh nghiệp.
| Tài liệu | Người lập hoặc xác lập | Mục đích chính | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|---|
| PR – Purchase Requisition | Bộ phận hoặc cá nhân có nhu cầu mua | Đề nghị nội bộ xem xét, phê duyệt nhu cầu | PR được duyệt có thể là đầu vào để lập PO. |
| PO – Purchase Order | Bên mua | Gửi yêu cầu đặt hàng tới nhà cung cấp | Cần theo dõi phản hồi và nội dung được chấp nhận. |
| PI – Proforma Invoice | Bên bán | Cung cấp thông tin chào bán dưới dạng hóa đơn chiếu lệ | Có thể phục vụ đàm phán và thu xếp giao dịch; không đồng nhất với hóa đơn ghi nhận giao dịch thực tế. |
| Invoice | Bên bán | Thể hiện thông tin tính tiền, giao dịch và yêu cầu thanh toán theo trường hợp áp dụng | Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu còn phục vụ thủ tục hải quan. |
| Hợp đồng mua bán hoặc Purchase Agreement | Các bên thỏa thuận, xác lập | Quy định quyền, nghĩa vụ và điều kiện giao dịch | Có thể làm căn cứ cho một hoặc nhiều PO; hiệu lực cần xem xét theo nội dung và pháp luật áp dụng. |
Giá trị ràng buộc của PO cần được xem xét từ nội dung đề nghị, sự chấp nhận, thẩm quyền và các điều kiện liên quan của giao dịch. Không nên chỉ dựa vào việc một tệp PO đã được gửi để kết luận các bên đã thống nhất và chấp nhận toàn bộ nội dung. Việc đánh giá hiệu lực còn phải đặt trong thỏa thuận và pháp luật áp dụng.
Các loại PO thường gặp và trường hợp sử dụng
Doanh nghiệp lựa chọn cách đặt hàng theo nhu cầu mua, mức độ xác định của số lượng và lịch giao. Các tên gọi dưới đây giúp bạn nhận diện những cách tổ chức đơn hàng thường gặp.
Cách phân loại có thể khác giữa các hệ thống quản trị. Chẳng hạn, Oracle E-Business Suite phân biệt Standard Purchase Order, Planned Purchase Order, Blanket Purchase Agreement và Contract Purchase Agreement. PO mua dịch vụ được giải thích riêng ở đây theo đối tượng mua.
Standard PO: Đơn đặt hàng tiêu chuẩn
Standard PO thường được dùng cho một khoản mua đã xác định hàng hóa, số lượng, giá và lịch giao. Người mua lập đơn theo các điều kiện đã thống nhất.
Trong ví dụ giả định, doanh nghiệp đặt 100 thùng carton, tính theo chiếc với đơn giá 50.000 đồng/chiếc. Tiền hàng là 5.000.000 đồng, chưa gồm thuế và chi phí khác. Lịch giao một đợt phải được nhà cung cấp xác nhận cùng các điều kiện còn lại trên đơn.
Planned PO: Đơn đặt hàng theo kế hoạch
Trong cách phân loại của Oracle Purchasing, Planned PO là thỏa thuận mua dài hạn đã xác định hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, chi phí ước tính và lịch giao dự kiến. Những lần thực hiện được xác nhận qua từng đợt theo quy trình áp dụng, thay vì coi toàn bộ lịch dự kiến đã cố định.
Ví dụ một cơ sở sản xuất lên kế hoạch mua vật tư cho ba đợt sản xuất. Người phụ trách ghi nhu cầu dự kiến rồi xác nhận lịch thực hiện từng đợt khi kế hoạch sản xuất được chốt. Thay đổi phải được cập nhật để tránh nhận hàng vào lúc chưa có chỗ lưu kho.
Blanket PO: Mua hàng lặp lại theo thỏa thuận khung
Blanket PO phục vụ nhu cầu mua lặp lại theo thỏa thuận khung. Trong một số hệ thống, Blanket Purchase Agreement làm căn cứ cho các lần đặt hoặc gọi hàng.
Ví dụ doanh nghiệp mua bao bì định kỳ từ một nhà cung cấp. Hai bên thống nhất quy cách và điều kiện giá, còn lượng cần giao từng lần được xác nhận theo nhu cầu. Người mua vẫn phải kiểm soát từng đợt thực hiện thay vì chỉ lưu thỏa thuận ban đầu.
Chuẩn bị lợi ích, phương án và giới hạn để cùng bên liên quan tìm một thỏa thuận có thể thực hiện.
Contract PO: Đặt hàng theo thỏa thuận hợp đồng
Contract PO gắn với điều khoản mua hàng đã thống nhất trong hợp đồng. Trong Oracle, Contract Purchase Agreement là căn cứ để phát hành các PO tham chiếu sau đó.
Ví dụ doanh nghiệp có thỏa thuận mua vật tư với điều kiện bảo hành và thanh toán chung. Khi phát sinh nhu cầu, người mua lập đơn cụ thể và dẫn chiếu đúng thỏa thuận. Đơn hàng cần nêu rõ mặt hàng, số lượng và điều kiện áp dụng cho lần mua đó.
Service PO: Đơn đặt hàng dịch vụ
Với Service PO, điều cần làm rõ là công việc và căn cứ xác nhận hoàn thành, không chỉ tên dịch vụ. Đơn có thể dùng để đặt bảo trì thiết bị, vệ sinh hoặc một hạng mục công việc theo phạm vi được thuê.
Giả sử doanh nghiệp đặt bảo trì hai máy điều hòa tại văn phòng. PO cần ghi việc kiểm tra, vệ sinh, thời gian thực hiện và người xác nhận kết quả. Nếu phát hiện phải thay linh kiện mà phần đó chưa nằm trong thỏa thuận, hai bên cần xác nhận cách xử lý và chi phí trước khi làm thêm.
Nội dung cần có trong một đơn đặt hàng PO
Một mẫu PO hữu ích cần giúp người đọc xác định đúng giao dịch và biết phải thực hiện việc gì. Trường thông tin cụ thể phụ thuộc loại hàng, dịch vụ và quy trình của doanh nghiệp.
Bạn có thể kiểm tra theo bốn nhóm dưới đây trước khi gửi đơn. Các trường đề xuất phục vụ việc quản lý và đối chiếu, không phải danh sách yêu cầu pháp luật bắt buộc cho mọi PO.
Thông tin bên mua, nhà cung cấp và số PO
Phần đầu PO thường có tên, địa chỉ, người liên hệ của hai bên, ngày phát hành và số đơn. Nếu hệ thống dùng nhãn Supplier hoặc Vendor cho hồ sơ nhà cung cấp, hãy chọn đúng đơn vị giao dịch và thông tin đã được xác minh.
Số PO, hay Purchase Order Number, là mã nhận diện đơn đặt hàng trong hệ thống. PO-2026-00125 là một ví dụ giả định theo quy ước nội bộ, không phải cấu trúc mã bắt buộc.
Khi đối tác yêu cầu số PO trên hóa đơn, người lập cần ghi đúng mã của đơn liên quan để hỗ trợ đối chiếu. Đây là yêu cầu tham chiếu trong quy trình mua hàng, không phải căn cứ duy nhất để kết luận hóa đơn hợp lệ hay không.
Mô tả hàng hóa hoặc phạm vi dịch vụ
Với hàng hóa, nên ghi tên, mã hàng, quy cách, kích thước hoặc thông số cần thiết. Tên sản phẩm phải đủ rõ để người bán chuẩn bị đúng và người nhận có căn cứ kiểm tra.
Với dịch vụ, cần mô tả đầu việc, sản phẩm bàn giao và tiêu chí hoàn thành. Chẳng hạn, đặt dịch vụ sửa máy cần làm rõ thiết bị nào, công việc nào được thực hiện và ai nghiệm thu. Chỉ ghi dịch vụ kỹ thuật sẽ khiến các bên khó xác định phạm vi trách nhiệm.
Số lượng, đơn giá và tổng giá trị đơn hàng
Số lượng phải đi kèm đơn vị tính, còn đơn giá cần thể hiện rõ loại tiền sử dụng. Người lập cũng nên chỉ rõ tiền hàng, chiết khấu, thuế và chi phí khác được tính như thế nào theo thỏa thuận.
Một lỗi dễ gặp là bộ phận mua dùng đơn vị thùng nhưng nhà cung cấp báo giá theo chiếc. Trước khi phê duyệt, hãy kiểm tra cách quy đổi và tính lại tổng tiền theo cùng đơn vị. Việc kiểm tra này cần thực hiện trước khi dựa vào tổng giá trị để duyệt ngân sách.
Điều kiện giao nhận, thanh toán và xác nhận
Điều kiện giao nhận cần cho biết hàng đến đâu, vào thời hạn nào, ai nhận và kiểm tra theo yêu cầu nào. Với dịch vụ, người thực hiện phải biết mốc nghiệm thu cùng người có quyền xác nhận. Điều kiện thanh toán cần làm rõ ngày bắt đầu tính hạn và hồ sơ phải có.
Với PO trong xuất nhập khẩu, hai bên còn phải thống nhất tiền tệ, chứng từ và điều kiện giao hàng phù hợp. Nếu chọn FOB, cần ghi cảng xếp hàng cùng phiên bản Incoterms áp dụng. FOB là điều kiện dành cho vận tải biển hoặc đường thủy nội địa, không dùng chung cho mọi phương thức vận chuyển.
Một mẫu đơn đặt hàng PO rút gọn có thể được trình bày như ví dụ giả định sau. Các tên Công ty A, Công ty B, mã đơn, ngày và điều kiện đều chỉ để minh họa:
- Nhận diện: Số PO PO-2026-00125, ngày phát hành 19/10/2026. Bên mua là Công ty A, nhà cung cấp là Công ty B.
- Hàng đặt mua: 100 thùng carton, đơn vị tính chiếc. Quy cách và kích thước theo mẫu được hai bên xác nhận trước khi thực hiện.
- Giá trị: Đơn giá 50.000 đồng/chiếc. Tiền hàng 5.000.000 đồng, chưa gồm thuế và phí vận chuyển. Các khoản này phải được làm rõ trong báo giá đã thống nhất.
- Giao nhận: Giao một đợt ngày 25/10/2026 tại kho Công ty A theo địa chỉ đã được hai bên xác nhận. Phụ trách kho kiểm tra số lượng và quy cách thực nhận.
- Thanh toán: Trong 15 ngày kể từ khi bên mua nhận đủ hàng và bộ hồ sơ đã thỏa thuận. Sai lệch được ghi nhận và chuyển người có thẩm quyền xử lý trước khi duyệt khoản thanh toán liên quan.
- Xác nhận: Nhà cung cấp phản hồi về hàng hóa, giá, lịch giao và các điều kiện trước khi thực hiện đơn.
Khi áp dụng cho một giao dịch thật, cần điền đủ tên, địa chỉ, thông số hàng, thuế, phí và điều kiện được các bên chấp thuận. Mẫu minh họa không thay cho việc kiểm tra và phê duyệt khoản mua.
Quy trình lập và quản lý PO trong doanh nghiệp
Một PO cần được theo dõi từ nhu cầu mua đến khi phần giao nhận, chứng từ và thanh toán liên quan đã được xử lý. Sáu bước có thể được tổ chức theo quy mô doanh nghiệp, nhưng ở mỗi điểm bàn giao phải rõ ai quyết định và ai tiếp tục công việc.
Điều cần theo dõi là kết quả của từng bước, thay vì chỉ tạo đủ chứng từ. Người xử lý tiếp theo phải biết thông tin nào đã được duyệt và nội dung nào còn chờ xác nhận.
Bước 1: Xác định nhu cầu và kiểm tra ngân sách
Bộ phận có nhu cầu làm rõ cần mua gì, số lượng bao nhiêu, dùng khi nào và phục vụ công việc nào. Người mua kiểm tra lượng tồn, các đơn đang chờ nhận và ngân sách trước khi đặt thêm.
Dữ liệu tiêu thụ và vòng quay hàng tồn kho có thể hỗ trợ đánh giá nhu cầu bổ sung hàng. Tuy nhiên, quyết định mua vẫn cần xét lượng thực có, nhu cầu sắp tới và thời gian cung ứng. Kết quả bước này là yêu cầu mua có lý do, thời điểm và phạm vi ngân sách rõ ràng.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp và thống nhất điều kiện mua hàng
Trước khi chọn nhà cung cấp, người phụ trách phải làm rõ khả năng đáp ứng đơn hàng. Các điểm cần kiểm tra gồm:
- Hàng hóa hoặc dịch vụ có đáp ứng quy cách và chất lượng yêu cầu không?
- Thời hạn giao, điều kiện thanh toán và chi phí đã được thống nhất chưa?
- Với công việc có vận chuyển, ai làm đầu mối phối hợp logistics và nhận hàng tại đâu?
Đơn nhập khẩu còn cần xác định chứng từ, tiền tệ và điều kiện giao hàng. Khi các điều kiện này đã rõ, người lập PO mới có căn cứ thể hiện đúng khoản mua trên đơn.
Bước 3: Lập, phê duyệt và gửi PO để nhà cung cấp xác nhận
Nhân viên mua hàng lập PO từ yêu cầu và điều kiện đã thống nhất, sau đó chuyển người có thẩm quyền kiểm tra. Việc phê duyệt cần hoàn tất theo quy trình trước khi gửi đơn chính thức tới nhà cung cấp.
Sau khi gửi, người phụ trách theo dõi phản hồi về mặt hàng, giá và tiến độ. Nếu nhà cung cấp đề nghị thay đổi, cần kiểm tra và ghi nhận nội dung được hai bên thống nhất. Email đã gửi thành công chưa cho biết đối tác đã chấp nhận toàn bộ nội dung đơn.
Bước 4: Theo dõi giao nhận và kiểm soát thay đổi
Người mua theo dõi lịch thực hiện, còn người nhận kiểm tra hàng hoặc dịch vụ thực tế. Mỗi đợt phải ghi rõ phần đã nhận, phần chưa nhận, tình trạng chất lượng và vấn đề cần xử lý.
Goods Receipt là việc ghi nhận hàng đã nhận trong quy trình mua. Tùy doanh nghiệp, dữ liệu này nằm trên hệ thống hoặc trong hồ sơ giao nhận, nhập kho. Với dịch vụ, cần dùng căn cứ nghiệm thu phần công việc đã thực hiện.
Nếu số lượng, giá hay lịch giao thay đổi, người phụ trách lưu phiên bản điều chỉnh cùng xác nhận của các bên liên quan. Lần giao tiếp theo và hóa đơn phải được đối chiếu với đúng nội dung đã được chấp thuận, không chỉ với bản PO đầu tiên.
Bước 5: Đối chiếu PO, chứng từ nhận hàng và hóa đơn
Three-way matching là đối chiếu ba nhóm thông tin trước khi xử lý thanh toán theo quy trình áp dụng:
- PO cho biết doanh nghiệp đã đặt mặt hàng nào, số lượng và giá theo điều kiện nào.
- Chứng từ nhận hàng hoặc nghiệm thu dịch vụ cho biết số lượng, tình trạng hàng hay phần công việc đã được xác nhận thực hiện.
- Invoice cho biết bên bán đang yêu cầu thanh toán cho phần nào và số tiền bao nhiêu.
Kế toán hoặc người được phân công kiểm tra mã hàng, số lượng, giá, tiền tệ và các khoản đã thỏa thuận giữa những tài liệu này. Chênh lệch vượt mức dung sai hoặc phạm vi đã duyệt cần được xác minh và xử lý đúng thẩm quyền. Đối chiếu xong không thay thế các điều kiện thanh toán hay hồ sơ khác mà giao dịch yêu cầu.
Bước 6: Thanh toán, hoàn tất và lưu trữ hồ sơ PO
Sau khi chứng từ và các chênh lệch được xử lý theo thẩm quyền, kế toán thực hiện thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận. Người theo dõi cập nhật phần đã thanh toán, phần còn phải xử lý và các nghĩa vụ liên quan của đơn hàng.
Hồ sơ hoàn tất phải nối được PO với phê duyệt, xác nhận, giao nhận, hóa đơn, thanh toán và các lần điều chỉnh. Khi số đơn ít, doanh nghiệp có thể dùng bảng tính. Khi nhiều người cùng xử lý và cần phân quyền, ERP, viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning, hoặc phần mềm mua hàng có thể hỗ trợ quản lý dữ liệu. Dù dùng công cụ nào, mã đơn và lịch sử cập nhật vẫn phải được kiểm soát.
Những lỗi thường gặp khi lập và quản lý PO
Sai sót thường xuất hiện khi thông tin mua hàng không được kiểm tra hoặc thay đổi chưa được cập nhật cho người liên quan. Một đơn nhìn có vẻ đầy đủ vẫn có thể gây vướng mắc nếu các bộ phận đang dùng những phiên bản khác nhau.
Bạn nên xử lý theo nguyên nhân và tình trạng thực tế của đơn hàng. Việc sửa, tạm dừng hoặc hủy còn cần xem xét nội dung đã thỏa thuận và thẩm quyền, không chỉ thao tác trên tệp dữ liệu.
Sai thông tin hàng hóa, số lượng hoặc đơn giá
Sai mã hàng, đơn vị tính hoặc giá có thể khiến nhà cung cấp chuẩn bị không đúng yêu cầu. Người lập cần kiểm tra PO với yêu cầu mua và báo giá đã được chấp thuận trước khi gửi phê duyệt.
Ví dụ đơn ghi 10 thùng nhưng báo giá tính cho 10 chiếc. Cần làm rõ quy cách đóng gói và sửa dữ liệu trước khi phát hành, thay vì chỉ kiểm tra tổng tiền. Nếu đơn đã gửi, hãy xác nhận lại nội dung sửa với người liên quan và nhà cung cấp.
Thiếu điều kiện giao nhận và thanh toán
Một PO chỉ ghi tên hàng và tổng tiền chưa đủ giúp các bên tổ chức công việc. Khi thiếu nơi nhận, hạn giao hoặc mốc tính thời hạn thanh toán, mỗi bên dễ thực hiện theo cách hiểu riêng.
Người mua nên kiểm tra điều kiện theo tình huống cụ thể trước khi gửi. Chẳng hạn, thanh toán trong 15 ngày cần làm rõ tính từ ngày nào và cần nhận những hồ sơ gì. Với đơn mua dịch vụ, cũng cần xác định ai nghiệm thu và căn cứ xác nhận hoàn thành.
Phát hành PO khi chưa được phê duyệt
Gửi đơn trước rồi mới xin duyệt khiến doanh nghiệp khó kiểm soát khoản mua vượt ngân sách hoặc sai thẩm quyền. Người phụ trách cần kiểm tra trạng thái phê duyệt trước khi gửi PO ra ngoài.
Nếu phát sinh nhu cầu khẩn cấp, nên xử lý theo cơ chế ngoại lệ có người chịu trách nhiệm và hồ sơ xác nhận. Không ghi lùi ngày hoặc bổ sung thông tin như thể việc phê duyệt đã diễn ra trước đó. Hồ sơ cần phản ánh đúng diễn biến để còn kiểm tra được về sau.
Không kiểm soát phiên bản và thay đổi đơn hàng
Trong một ví dụ giả định, PO mang mã minh họa 8161 ghi giá 112.850 USD nhưng phản hồi của bên bán lại ghi 117.936 USD. Hai mức giá không khớp nên người phụ trách phải xác nhận lại nội dung nào đang được đề xuất và nội dung nào đã được hai bên thống nhất. Không nên dùng phản hồi đó như thể nó xác nhận nguyên vẹn giá trên PO.
Khi sửa PO, hãy lưu phiên bản, ngày sửa, người phê duyệt và bản đã chuyển cho nhà cung cấp. Bằng chứng xác nhận phải gắn với chính nội dung thay đổi để người xử lý sau biết nên dựa vào đâu. Ghi đè lên tệp cũ mà không lưu lịch sử sẽ khiến việc đối chiếu khó hơn khi giao hàng hoặc lập hóa đơn.
Bỏ sót hàng giao thiếu hoặc chứng từ không khớp
Nếu PO đặt 100 chiếc nhưng mới nhận 80 chiếc, hồ sơ cần thể hiện 20 chiếc còn chờ xử lý. Không nên đóng đơn chỉ vì đã có phiếu giao hàng hoặc nhận được hóa đơn.
Người phụ trách cần làm rõ phần còn thiếu sẽ giao tiếp, điều chỉnh hay xử lý theo thỏa thuận khác. Kế toán chỉ thực hiện khoản thanh toán được duyệt theo điều kiện áp dụng sau khi kiểm tra hồ sơ liên quan. Theo dõi rõ phần còn lại giúp tránh thanh toán nhầm hoặc quên đôn đốc nhà cung cấp.
Kết luận
Bạn có thể bắt đầu kiểm tra một PO đang xử lý bằng cách đối chiếu hàng đã đặt, phản hồi của nhà cung cấp và phần thực tế đã nhận. Nếu có thông tin chưa thống nhất, hãy làm rõ và lưu xác nhận trước khi chuyển tiếp công việc. Mã đơn cùng lịch sử thay đổi sẽ giúp người mua, kho và kế toán theo đúng một hồ sơ cho đến khi khoản mua được giải quyết xong.
Bài viết liên quan
- AR (Augmented Reality) là gì? Ứng dụng của công nghệ AR
- Data Warehouse là gì? Những đặc điểm kỹ thuật của DW
- Kinh tế xanh là gì? Các nguyên tắc trong phát triển kinh tế xanh
- Supplier là gì? Mối quan hệ của Supplier trong Logistics
- Trái phiếu xanh là gì? Các loại trái phiếu xanh trên thế giới
- Tín dụng xanh là gì? Các lĩnh vực có thể tiếp cận tín dụng xanh
