Bạn thường gặp từ vendor trên báo giá, hồ sơ mua hàng hoặc khi thuê dịch vụ cho doanh nghiệp. Bên được gọi là vendor có thể bán linh kiện, phần mềm hay nhận vận chuyển hàng. Hiểu vai trò của họ sẽ giúp bạn xác định đúng đối tác cần tìm và những việc phải thống nhất trước khi hợp tác.
Một lời giới thiệu tốt chưa cho biết bên cung cấp chịu trách nhiệm đến đâu. Người mua còn cần xem họ bàn giao gì, đáp ứng yêu cầu bằng cách nào và xử lý ra sao nếu công việc không diễn ra như đã hẹn.
Vendor là gì?
Vendor là cá nhân hoặc doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua. Trong kinh doanh, từ này thường được dịch là bên bán hoặc nhà cung cấp, tùy ngữ cảnh.
Vendor làm gì phụ thuộc vào sản phẩm và phạm vi đã thỏa thuận với khách hàng. Công việc thường liên quan đến báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và xử lý những vấn đề thuộc trách nhiệm của bên bán. Do đó, muốn biết chính xác một vendor chịu trách nhiệm đến đâu, bạn cần xem yêu cầu mua hàng và điều khoản hợp tác.
Vai trò của vendor trong hoạt động doanh nghiệp
Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để sản xuất, thuê vận chuyển để giao hàng và dùng phần mềm cho công việc hằng ngày. Mỗi vendor tham gia một phần khác nhau trong supply chain management, tức quản trị chuỗi cung ứng. Xác định rõ phần việc đó sẽ giúp bên mua giao đúng yêu cầu và biết cần kiểm tra kết quả nào.
Cung cấp hàng hóa và dịch vụ phục vụ vận hành
Một cửa hàng trực tuyến có thể thuê vendor trong logistics để lưu kho và giao đơn hàng. Nếu cửa hàng nhập hàng từ nước ngoài, bên bán hàng ở nước ngoài cũng có thể được gọi là vendor trong giao dịch đó. Đơn vị vận chuyển là một bên khác nếu hợp đồng được tổ chức theo cách này.
Vendor không chỉ cung cấp hàng hóa hữu hình. Trong IT, đối tác có thể bán máy tính, phần mềm hoặc hỗ trợ hệ thống. Trong marketing, họ có thể nhận in ấn, quay video hay sản xuất vật phẩm sự kiện. Tên gọi chung không thay thế được yêu cầu về sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của từng bên.
Phối hợp đáp ứng yêu cầu về chất lượng và tiến độ
Yêu cầu chất lượng cần được cụ thể hóa trước khi hai bên bắt đầu. Với hàng hóa, doanh nghiệp có thể kiểm tra mẫu và chất lượng từng lô. Với dịch vụ, cần xác định đầu ra cùng mốc nghiệm thu. Khi thay đổi yêu cầu, hai bên xác nhận lại để người phụ trách mua hàng điều chỉnh kế hoạch liên quan.
Theo bài công bố ngày 22/11/2018 của Samsung, Công ty Nhựa An Phú Việt đã trở thành vendor linh kiện nhựa của Samsung từ năm 2015 sau chương trình tư vấn cải tiến. Doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất và hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng về thời gian, sản lượng và chất lượng. Trường hợp này cho thấy lựa chọn vendor còn gắn với khả năng tổ chức thực hiện, không chỉ với một mẫu hàng đạt yêu cầu ban đầu.
Bổ sung chuyên môn và nguồn lực doanh nghiệp còn thiếu
Trong tình huống giả định, một cửa hàng triển khai phần mềm kế toán nhưng chưa có người biết thiết lập và sử dụng. Đơn vị cung cấp có thể hỗ trợ cấu hình, hướng dẫn thao tác và đào tạo nhân viên theo phạm vi được thuê. Cửa hàng nhờ đó có thêm chuyên môn mà không phải tự làm mọi khâu từ đầu.
Phía doanh nghiệp vẫn phải có người xác nhận yêu cầu và kiểm tra đầu ra. Khi phát sinh thay đổi, đầu mối này cần biết việc nào được tự quyết và việc nào phải trình duyệt, thay vì để vendor chờ mà không biết ai có quyền xác nhận.
Hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành và xử lý sự cố
Thiết bị được bàn giao không có nghĩa công việc của vendor đã kết thúc. Nếu thỏa thuận bao gồm bảo hành hoặc hỗ trợ, bên mua cần biết cách gửi yêu cầu, thời hạn phản hồi và lỗi nào thuộc phạm vi xử lý.
Giả sử máy in văn phòng hỏng trong thời gian bảo hành. Vendor sửa tại chỗ, nhận máy về hay cấp máy thay thế nếu có thỏa thuận? Mỗi cách sẽ ảnh hưởng khác nhau đến công việc của văn phòng. Làm rõ phương án trước khi sử dụng thiết bị sẽ giúp bên mua lên kế hoạch khi sự cố xảy ra.
Chuẩn bị lợi ích, phương án và giới hạn để cùng bên liên quan tìm một thỏa thuận có thể thực hiện.
Phân biệt vendor và supplier
Supplier là nhà cung cấp hoặc nhà cung ứng. Đối tượng được cung cấp có thể là nguyên vật liệu, linh kiện, thành phẩm hoặc dịch vụ. Vì vậy, không nên mặc định supplier chỉ cung cấp nguyên liệu thô cho hoạt động sản xuất.
| Tiêu chí | Vendor | Supplier |
| Trọng tâm thường gặp | Nhấn mạnh vai trò bên bán trong giao dịch | Nhấn mạnh vai trò bên cung cấp trong quan hệ cung ứng |
| Hàng hóa, dịch vụ | Có thể bán nguyên vật liệu, linh kiện, thành phẩm hoặc dịch vụ | Có thể cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện, thành phẩm hoặc dịch vụ |
| Đối tượng phục vụ | Cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tùy giao dịch | Bên mua hoặc đơn vị tiếp nhận theo quan hệ cung cấp cụ thể |
| Vị trí trong chuỗi cung ứng | Không có vị trí cố định chỉ từ tên gọi | Không có vị trí cố định chỉ từ tên gọi |
| Khả năng trùng vai trò | Một bên bán có thể đồng thời được gọi là supplier | Một bên cung cấp có thể được gọi là vendor |
| Ví dụ minh họa giả định | Công ty bán linh kiện được bên mua ghi nhận là vendor | Cũng công ty đó được bộ phận sản xuất gọi là supplier linh kiện |
Phân loại vendor
Có thể phân loại vendor theo hoạt động cung cấp hoặc nhóm khách hàng mà họ phục vụ. Hai cách nhìn giúp người mua hiểu cách đối tác kinh doanh và yêu cầu hợp tác có thể phát sinh. Các nhóm này có thể giao nhau, nên một doanh nghiệp không nhất thiết chỉ thuộc một nhóm.
Phân loại theo hoạt động cung cấp
Xét theo hoạt động cung cấp, các nhóm thường gặp có thể được nhận diện như sau:
- Nhà sản xuất tạo ra và bán sản phẩm của mình.
- Nhà bán buôn mua hàng để bán lại cho các đơn vị kinh doanh khác, thường theo lô.
- Nhà bán lẻ bán hàng trực tiếp cho người mua để sử dụng, thường theo từng sản phẩm hoặc số lượng nhỏ.
- Nhà cung cấp dịch vụ thực hiện công việc như bảo trì, tư vấn hoặc vận chuyển trong phạm vi được thuê.
Street vendor là cách gọi người bán hàng trên đường phố, thường từ quầy hoặc xe đẩy. Đây là một cách dùng cụ thể của từ vendor, không đại diện cho toàn bộ bên cung cấp trong môi trường doanh nghiệp.
Phân loại theo nhóm khách hàng
Ở cách phân loại theo khách hàng, điều cần xem là ai mua hàng hoặc dịch vụ:
- B2B là business-to-business, doanh nghiệp bán cho doanh nghiệp. Xưởng bao bì bán thùng carton cho một cửa hàng là ví dụ giả định.
- B2C là business-to-consumer, doanh nghiệp bán cho người tiêu dùng, như cửa hàng bán đồ dùng cho một gia đình.
- B2G là business-to-government, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho cơ quan chính phủ, chẳng hạn thiết bị văn phòng.
Một vendor có thể phục vụ nhiều nhóm khách hàng. Khi chọn đối tác, người mua cần kiểm tra cách báo giá, giao nhận và hỗ trợ của họ có phù hợp với yêu cầu giao dịch hay không, thay vì chỉ nhìn tên mô hình.
Cách lựa chọn vendor hiệu quả cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn nên bắt đầu từ nhu cầu mua hoặc thuê dịch vụ đã được làm rõ. Khi các bên cùng nhận một yêu cầu đủ cụ thể, doanh nghiệp mới có cơ sở đánh giá những phương án được gửi về. Sau lựa chọn, vẫn cần theo dõi việc thực hiện thay vì kết thúc công việc ở bước ký hợp đồng.
Xác định nhu cầu và yêu cầu cung cấp
Trước khi hỏi giá, hãy ghi rõ doanh nghiệp cần mua gì, dùng cho việc nào, số lượng và thời hạn cần có. Nếu thuê dịch vụ, cần nêu cả đầu ra phải nhận, người sử dụng và điều kiện kỹ thuật liên quan. Tách yêu cầu bắt buộc khỏi những điểm có thể điều chỉnh sẽ giúp các bên biết phần nào không được bỏ để giảm giá.
Ví dụ giả định, công ty cần in tài liệu cho một buổi đào tạo vào tuần tới. Thay vì chỉ hỏi giá in tài liệu, bản yêu cầu phải cho biết số bộ, kích thước, loại giấy, quy cách đóng và thời điểm nhận hàng. Vendor có căn cứ báo đúng công việc, còn người mua biết đối chiếu với đâu khi nhận thành phẩm.
Tìm kiếm và tiếp cận vendor tiềm năng
Website chính thức, hiệp hội ngành, hội chợ chuyên ngành và giới thiệu từ đơn vị đã từng mua hàng đều có thể giúp bạn tìm đầu mối. Danh sách ban đầu vẫn phải được lọc theo loại sản phẩm, khu vực giao hàng và quy mô nhu cầu.
Khi liên hệ, hãy gửi cùng một bản yêu cầu để các phản hồi có thể được đối chiếu. Xác nhận người phụ trách, hạn gửi báo giá và khả năng thực hiện trước khi yêu cầu bản đề xuất cuối cùng. Lời giới thiệu giúp tìm được đối tác để trao đổi, nhưng thông tin và hồ sơ của bên cung cấp mới là phần cần kiểm tra tiếp.
Xác minh năng lực và so sánh các phương án cung cấp
Sau khi nhận đề xuất, hãy kiểm tra mẫu hàng, hồ sơ công việc tương tự hoặc khả năng thử nghiệm nếu phù hợp. Chỉ đưa các phương án đã đáp ứng yêu cầu bắt buộc vào vòng đánh giá tiếp theo. Với thông tin khách hàng tham chiếu, cần có cách liên hệ xác minh phù hợp và sự đồng ý của bên liên quan.
Với các phương án đã qua yêu cầu bắt buộc, hãy so sánh cả phạm vi, tổng chi phí và điều kiện hỗ trợ. Riêng dịch vụ công nghệ, có thể hỏi thêm:
- Chi phí đã gồm thiết lập ban đầu và hướng dẫn sử dụng chưa?
- Ai tiếp nhận sự cố, hỗ trợ trong phạm vi nào?
- Khi kết thúc hợp tác, doanh nghiệp nhận lại dữ liệu bằng cách nào?
Những điểm còn mơ hồ cần được xác nhận trước khi lựa chọn, vì hai mức giá sẽ khó so sánh nếu không bao gồm cùng phần việc.
Thống nhất điều khoản và theo dõi quá trình hợp tác
Trước khi bắt đầu, xác nhận phạm vi, giá, thời hạn, trách nhiệm và cách xử lý thay đổi. Đơn đặt hàng, thường gọi là PO, cần thống nhất với báo giá hoặc hợp đồng và các tài liệu liên quan. Chỉ định đầu mối của mỗi bên để yêu cầu, phản hồi và xác nhận được chuyển đúng người.
Khi công việc đang diễn ra, theo dõi kết quả theo cách hai bên đã thống nhất. Nếu đo tỷ lệ giao đúng hẹn, phải làm rõ mốc nào được coi là đúng hẹn và những lần giao nào được đưa vào đánh giá trong kỳ.
Với dịch vụ, SLA là viết tắt của service level agreement, cam kết mức dịch vụ. Nội dung cần xác định kết quả phải đạt, cách ghi nhận sai lệch và người tiếp nhận xử lý khi kết quả không đáp ứng cam kết.
Lưu ý khi hợp tác với vendor
Chọn được vendor phù hợp mới chỉ là bước đầu. Trong quá trình hợp tác, yêu cầu có thể đổi, người phụ trách có thể thay và kết quả thực hiện có thể khác dự kiến. Doanh nghiệp cần giữ được thông tin về các quyết định đã xác nhận để biết hai bên đang có trách nhiệm với phần việc nào.
Xác minh thông tin và năng lực trước khi ký hợp đồng
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp, người có thẩm quyền làm việc và tài khoản nhận thanh toán theo quy trình nội bộ. Nếu nhận yêu cầu đổi tài khoản qua email, nên xác nhận lại bằng kênh liên hệ đã được kiểm chứng. Đừng chỉ dựa vào hình thức của báo giá hoặc một cuộc trao đổi trực tuyến để kết luận đối tác đáng tin.
Với công việc yêu cầu năng lực chuyên môn, cần xem hồ sơ chứng minh phù hợp và phạm vi mà hồ sơ đó xác nhận. Trường hợp vendor của Samsung là ví dụ về quan hệ cung ứng cho một khách hàng cụ thể, không phải chứng nhận mặc định cho mọi sản phẩm hoặc năng lực của doanh nghiệp. Nếu đối tác dùng tên khách hàng lớn trong giới thiệu, hãy hỏi về sản phẩm đã cung cấp và tài liệu được phép công bố.
Thống nhất phạm vi cung cấp và tiêu chuẩn nghiệm thu
Kết quả bàn giao phải đủ rõ để người nghiệm thu biết nên chấp nhận hay yêu cầu sửa. Với sản phẩm có mẫu thử, hãy lưu phiên bản đã duyệt làm căn cứ kiểm tra. Với dịch vụ, cần ghi rõ đầu ra, định dạng, mốc bàn giao và người có quyền chấp nhận kết quả.
Nếu phát sinh yêu cầu ngoài phạm vi ban đầu, hai bên xác nhận ảnh hưởng đến chi phí và thời gian trước khi làm. Quyết định đó cần được lưu trong tài liệu hoặc hệ thống đang dùng, để người nghiệm thu không đối chiếu kết quả mới với một bản yêu cầu đã cũ.
Làm rõ chi phí phát sinh và điều khoản thanh toán
Cùng một mức giá nhưng phần việc đi kèm có thể khác nhau. Trước khi ký, hãy xác nhận báo giá đã gồm vận chuyển, lắp đặt, bảo trì, gia hạn hay hướng dẫn sử dụng chưa, tùy giao dịch. Thuế và bộ chứng từ bên mua cần nhận cũng phải được làm rõ.
Các mốc thanh toán nên gắn với công việc đã thỏa thuận. Nếu cần tạm ứng, phải xác định điều kiện thực hiện và cách xử lý khi tiến độ hoặc chất lượng không đạt, thay vì chỉ ghi số tiền và ngày chuyển. Bộ phận phụ trách cần xem xét các điều khoản theo giá trị, tính chất và mức rủi ro của hợp đồng.
Quy định trách nhiệm bảo mật và quyền truy cập dữ liệu
Khi bên cung cấp cần vào hệ thống, xác định dữ liệu nào được tiếp cận và quyền nào thật sự cần cho công việc. Có thể yêu cầu dùng tài khoản riêng, giới hạn thời gian truy cập và ghi nhận thao tác theo khả năng của hệ thống. Không chia sẻ rộng tài khoản quản trị chỉ để việc hỗ trợ diễn ra nhanh hơn.
Với dữ liệu khách hàng hoặc thông tin nội bộ, cần thống nhất mục đích sử dụng, nơi lưu trữ và cách xử lý khi kết thúc dịch vụ. Việc bàn giao, thu hồi tài khoản và xóa dữ liệu phải có đầu mối xác nhận. Các điều kiện cụ thể cần được người phụ trách công nghệ và pháp lý xem xét theo loại dữ liệu và mô hình hợp tác.
Theo dõi kết quả thực hiện và chuẩn bị phương án thay thế
Trong quản lý nhà cung cấp, hãy ghi nhận kết quả theo từng kỳ hoặc từng đơn hàng, gồm thời gian giao, chất lượng và việc xử lý sai lệch. Khi có vấn đề lặp lại, yêu cầu bên cung cấp xác định biện pháp khắc phục và thời hạn kiểm tra lại. Không nên chờ đến lúc gia hạn mới xem lại toàn bộ những sự cố đã xảy ra.
Với dịch vụ công nghệ, cần đánh giá vendor lock-in, tức tình trạng chi phí hoặc khó khăn chuyển đổi khiến doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp. Việc thay đổi đối tác có thể đòi hỏi chuyển dữ liệu, điều chỉnh hệ thống hoặc hướng dẫn nhân viên sử dụng công cụ mới. Vì vậy, nên kiểm tra khả năng xuất dữ liệu, thời gian bàn giao và chi phí chuyển đổi trước khi hợp tác kéo dài.
Kết luận
Trước khi chốt một vendor, hãy kiểm tra xem bạn đã biết mình sẽ nhận gì, ai có quyền xác nhận và hai bên xử lý thế nào khi yêu cầu thay đổi. Nếu các điểm này còn mơ hồ, một báo giá hấp dẫn cũng chưa đủ để quyết định. Thống nhất rõ từ đầu và giữ lại kết quả thực hiện trong quá trình hợp tác sẽ tạo căn cứ cho cả việc tiếp tục lẫn thay đổi đối tác khi cần.
Bài viết liên quan
- AR (Augmented Reality) là gì? Ứng dụng của công nghệ AR
- Data Warehouse là gì? Những đặc điểm kỹ thuật của DW
- Kinh tế xanh là gì? Các nguyên tắc trong phát triển kinh tế xanh
- Supplier là gì? Mối quan hệ của Supplier trong Logistics
- Trái phiếu xanh là gì? Các loại trái phiếu xanh trên thế giới
- Tín dụng xanh là gì? Các lĩnh vực có thể tiếp cận tín dụng xanh
