SaaS (Software as a Service) là gì? Ví dụ thực tế về SaaS

SaaS là gì?

SaaS (Software as a Service) nghĩa là phần mềm dưới dạng dịch vụ. Theo mô hình này, nhà cung cấp vận hành ứng dụng trên hạ tầng điện toán đám mây, còn khách hàng truy cập để sử dụng. Người dùng không phải trực tiếp quản lý máy chủ, hệ điều hành và hạ tầng lưu trữ bên dưới ứng dụng.

Bạn có thể hình dung một nhóm bán hàng cùng đăng nhập vào phần mềm để cập nhật thông tin khách hàng. Doanh nghiệp quản lý người được cấp tài khoản và cách sử dụng dữ liệu, còn đơn vị cung cấp chăm lo hệ thống chạy phía sau. Việc truy cập tùy sản phẩm, có thể qua trình duyệt, ứng dụng trên thiết bị hoặc giao diện lập trình.

SaaS thường có phí thuê bao hoặc phí dựa trên mức sử dụng, nhưng cách thu tiền không phải yếu tố duy nhất để nhận diện mô hình này. Khi xem một phần mềm SaaS, bạn cần xác định ai vận hành ứng dụng, khách hàng được sử dụng những gì và các bên chia sẻ trách nhiệm ra sao. Một website có tính năng đăng nhập chưa đủ để kết luận đó là dịch vụ SaaS.

SaaS mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Lợi ích của SaaS đến từ việc doanh nghiệp sử dụng một ứng dụng đã được nhà cung cấp vận hành, thay vì tự tổ chức mọi lớp hạ tầng phía sau. Cách tiếp cận này giúp giảm một số công việc kỹ thuật và hỗ trợ sử dụng phần mềm linh hoạt hơn.

Hiệu quả thực tế vẫn phụ thuộc vào sản phẩm, gói dịch vụ và cách doanh nghiệp triển khai. Khi đánh giá từng lợi ích, bạn nên xác định phần việc hoặc khoản đầu tư nào thực sự được giảm trong quy trình của mình.

Giảm chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu

Doanh nghiệp dùng SaaS thường không phải mua máy chủ riêng để chạy ứng dụng. Một nhóm mới thành lập có thể bắt đầu bằng gói đáp ứng công việc hiện tại, rồi cân nhắc mở rộng khi có thêm nhân viên. Tuy nhiên, thiết bị làm việc, đường truyền và phí dịch vụ vẫn là những khoản phải trả.

Để so sánh với phương án tự vận hành, hãy tính tổng chi phí trong cùng một khoảng thời gian. Phí thuê bao nhiều năm, chuyển dữ liệu và tích hợp có thể làm thay đổi lựa chọn, dù khoản đầu tư lúc bắt đầu thấp hơn.

Giảm phần việc vận hành và bảo trì hệ thống

Nhà cung cấp phụ trách môi trường chạy ứng dụng, nên đội ngũ nội bộ bớt việc theo dõi máy chủ và nâng cấp hạ tầng. Thời gian đó có thể dành cho cấu hình quy trình, hỗ trợ người dùng và kiểm tra chất lượng dữ liệu. Doanh nghiệp vẫn phải có người quản lý tài khoản và phân quyền. Chuyển phần mềm sang SaaS không đồng nghĩa chuyển toàn bộ trách nhiệm sử dụng cho nhà cung cấp.

Hỗ trợ làm việc chung và truy cập từ nhiều thiết bị

Khi nhiều người cùng xử lý một tài liệu, gửi bản sao qua email dễ dẫn đến nhầm phiên bản. Ứng dụng trực tuyến cho phép nhóm làm việc trên một bản dùng chung và theo dõi thay đổi. Với Google Docs, người dùng có thể chỉnh sửa, nhận xét tài liệu qua điện thoại, máy tính bảng hoặc trình duyệt.

Người viết, người duyệt và người thực hiện ở những nơi khác nhau vẫn có thể phối hợp trên tài liệu đó. Nhóm cần thống nhất bản chính được lưu ở đâu và ai được xem, nhận xét hay sửa, nếu không thông tin vẫn có thể bị chia sẻ sai.

Điều chỉnh quy mô sử dụng theo nhu cầu

Khi thêm nhân viên, doanh nghiệp có thể mua thêm quyền sử dụng nếu dịch vụ hỗ trợ. Đội ngũ nội bộ không nhất thiết phải nâng cấp máy chủ để đáp ứng số tài khoản mới.

Điều kiện giảm quy mô lại cần được kiểm tra riêng. Có hợp đồng cho phép thêm người dùng ngay nhưng chỉ giảm số lượng khi đến kỳ gia hạn, nên chi phí chưa giảm ngay khi nhân viên nghỉ việc. Hãy hỏi rõ thời điểm được đổi gói, giới hạn sử dụng và cách tính phí trong kỳ.

Tiếp cận các bản cập nhật và tính năng mới

Bản vá và tính năng mới được nhà cung cấp triển khai trên ứng dụng mình vận hành. Khách hàng bớt phải tổ chức từng đợt nâng cấp hệ thống, nhưng vẫn cần theo dõi những thay đổi ảnh hưởng đến công việc. Người quản trị nên đọc thông báo, kiểm tra thao tác bị đổi và hướng dẫn lại cho nhân viên. Tính năng được giới thiệu trong phiên bản mới cũng có thể chỉ dành cho một số gói dịch vụ.

SaaS, PaaS, IaaS và phần mềm tại chỗ khác nhau thế nào?

SaaS cung cấp ứng dụng để dùng, PaaS cung cấp môi trường triển khai ứng dụng, còn IaaS cung cấp tài nguyên hạ tầng. Càng phải tự xây dựng nhiều lớp phía trên, doanh nghiệp càng có thêm công việc quản trị kỹ thuật.

On-premises chỉ cách triển khai trong môi trường doanh nghiệp quản lý, không phải một mô hình dịch vụ đám mây thứ tư. Với từng giải pháp, bạn vẫn cần đọc phạm vi trách nhiệm cụ thể thay vì chỉ dựa vào tên gọi trong bảng.

Mô hình SaaS hoạt động như thế nào?

Sau khi đăng ký dịch vụ, doanh nghiệp cấp tài khoản, cấu hình ứng dụng và đưa dữ liệu cần thiết vào hệ thống. Nhà cung cấp duy trì phần vận hành thuộc phạm vi dịch vụ, còn khách hàng tổ chức việc sử dụng hằng ngày. Cách phân tách khách hàng và cách tính phí có thể khác nhau giữa các sản phẩm, vì vậy cần xem riêng hai phần này khi đánh giá một dịch vụ.

Nhà cung cấp vận hành ứng dụng, khách hàng quản lý việc sử dụng

Nhà cung cấp duy trì ứng dụng và hạ tầng thuộc phạm vi dịch vụ, còn doanh nghiệp quyết định ai được dùng và dữ liệu nào được đưa vào. Trong mô hình shared responsibility của dịch vụ đám mây, Microsoft cũng xác định khách hàng vẫn quản lý dữ liệu, tài khoản và các thiết lập mình kiểm soát.

Chẳng hạn, quản lý bán hàng cấp cho nhân viên quyền xem nhóm khách hàng mình phụ trách. Khi nhân viên nghỉ việc, quyền truy cập phải được thu hồi và dữ liệu công việc được bàn giao cho người tiếp nhận. Các thao tác này cần có người chịu trách nhiệm trong suốt thời gian sử dụng phần mềm.

Nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ và được phân tách dữ liệu ra sao?

Tenant thường đại diện cho một tổ chức hoặc nhóm khách hàng trong hệ thống SaaS. Một tenant có thể có nhiều tài khoản nhân viên, không phải mỗi nhân viên là một khách hàng độc lập của nhà cung cấp.

Multi-tenancy không buộc mọi khách hàng dùng chung toàn bộ tài nguyên. Theo tài liệu SaaS Architecture Fundamentals của AWS, ứng dụng có thể chia sẻ tài nguyên xử lý nhưng tách nơi lưu dữ liệu, hoặc dành tài nguyên riêng mà vẫn vận hành các tenant thống nhất. Cách tổ chức này phụ thuộc nhu cầu và kiến trúc của dịch vụ.

Khóa học CEO

Phát triển năng lực nhìn toàn doanh nghiệp, lựa chọn ưu tiên và xây cơ chế thực thi cho vai trò CEO.

Xem khóa học

Vấn đề cần kiểm tra là tenant isolation, tức cơ chế ngăn người dùng truy cập tài nguyên của tenant khác. Đăng nhập thành công chưa đủ để chứng minh dữ liệu giữa các tổ chức đã được tách biệt. Doanh nghiệp nên hỏi cách hệ thống kiểm soát phạm vi truy cập và bằng cách nào nhà cung cấp kiểm tra cơ chế đó.

SaaS tính phí theo những cách nào?

Một hóa đơn SaaS có thể kết hợp phí thuê bao cố định và phí phát sinh. Để ước tính ngân sách, bạn cần biết chính xác đơn vị bị tính phí thay vì chỉ nhìn giá khởi điểm.

• Theo người dùng: Kiểm tra dịch vụ tính tiền theo tài khoản được cấp, tài khoản hoạt động hay một nhóm người dùng cụ thể.
• Theo gói hoặc tính năng: Đối chiếu chức năng, dung lượng và mức hỗ trợ được bao gồm trước khi chọn gói.
• Theo mức sử dụng: Hỏi rõ đơn vị đo, ngưỡng được bao gồm và phí vượt mức của tài nguyên hoặc giao dịch.

Freemium cho phép dùng một phần dịch vụ miễn phí với các giới hạn nhất định, còn free trial giới hạn thời gian dùng thử. Hãy đọc điều kiện chuyển sang trả phí và cách hủy, bởi hai cơ chế này không giống nhau.

Các ứng dụng SaaS phổ biến trong doanh nghiệp

Các ứng dụng SaaS có thể phục vụ bán hàng, nhân sự, kế toán hoặc phối hợp công việc. Một doanh nghiệp không nhất thiết chuyển mọi quy trình sang SaaS, mà có thể dùng song song với phần mềm tự vận hành. Khi xem từng nhóm ứng dụng, cần phân biệt chức năng nghiệp vụ với mô hình cung cấp phần mềm.

CRM SaaS trong quản lý khách hàng và bán hàng

CRM viết đầy đủ là Customer Relationship Management, được dùng để quản lý quan hệ khách hàng. Với CRM SaaS, nhóm bán hàng sử dụng ứng dụng do nhà cung cấp vận hành để lưu hồ sơ, ghi nhận trao đổi và theo dõi cơ hội. Dữ liệu chung giúp nhân viên biết khách hàng đang ở bước nào và ai phụ trách lần liên hệ tiếp theo. Salesforce Sales Cloud là một ví dụ, với các chức năng theo dõi khách hàng tiềm năng, liên hệ và cơ hội bán hàng.

SaaS trong quản trị doanh nghiệp, nhân sự và kế toán

Hồ sơ nhân sự, đề nghị thanh toán và dữ liệu kế toán liên quan đến nhiều bộ phận. SaaS có thể hỗ trợ lưu thông tin, chuyển yêu cầu phê duyệt và theo dõi trạng thái xử lý, nhưng doanh nghiệp cần thống nhất mã dữ liệu và trách nhiệm nhập liệu.

Tại Việt Nam, MISA AMIS giới thiệu nền tảng cloud theo mô hình SaaS, gồm các nhóm ứng dụng tài chính, kế toán, nhân sự và quản lý công việc. Phạm vi chức năng cần được đối chiếu với ứng dụng và gói doanh nghiệp định sử dụng, không suy ra từ tên của toàn bộ nền tảng.

ERP, viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning, hướng tới kết nối dữ liệu giữa các chức năng quản trị. ERP có thể được cung cấp dưới dạng SaaS hoặc triển khai theo cách khác. Đây là tên nhóm giải pháp nghiệp vụ, không tự xác định ai vận hành hạ tầng phía sau.

SaaS trong quản lý công việc, cộng tác và marketing

Google Workspace cung cấp các ứng dụng cộng tác, trong đó Google Docs phục vụ làm việc chung trên tài liệu. Slack tổ chức trao đổi và chia sẻ tệp trong các kênh theo chủ đề hoặc dự án. Nhóm cần thống nhất nơi lưu thông tin chính để tránh sử dụng nhiều công cụ nhưng vẫn phải tìm dữ liệu ở nhiều nơi.

Với quản lý dự án, ứng dụng nên thể hiện đầu việc, người phụ trách và thời hạn. Trong marketing, phần mềm có thể hỗ trợ phối hợp nội dung hoặc quản lý chiến dịch email marketing, tùy chức năng của sản phẩm. Việc chọn bộ công cụ cần xuất phát từ quy trình nhóm đang dùng, thay vì ghép nhiều ứng dụng có tính năng trùng nhau.

Cách lựa chọn và triển khai SaaS cho doanh nghiệp

Một sản phẩm có nhiều chức năng vẫn có thể thiếu thao tác doanh nghiệp cần nhất hoặc khó kết nối dữ liệu hiện có. Việc lựa chọn nên bắt đầu từ công việc phải giải quyết, sau đó kiểm tra điều kiện sử dụng và thử nghiệm với một nhóm nhỏ trước khi triển khai rộng.

Xác định nhu cầu và tính năng cần thiết

Hãy chọn một quy trình đang gặp vướng mắc và ghi lại công việc của từng người tham gia. Từ đó, bạn có thể xác định dữ liệu phải xử lý và các thao tác bắt buộc, chẳng hạn ghi nhận khách hàng, giao người phụ trách hay duyệt một yêu cầu.

• Nhóm chức năng bắt buộc phải đáp ứng ngay để quy trình chạy được.
• Nhóm chức năng hữu ích nhưng có thể triển khai sau khi người dùng quen hệ thống.

Dùng danh sách này để kiểm tra sản phẩm bằng một công việc cụ thể. Cách làm đó dễ phát hiện bước còn thiếu hơn việc đối chiếu tên tính năng trên trang giới thiệu, đồng thời tránh mua nhiều ứng dụng khi dữ liệu và trách nhiệm chưa được thống nhất.

Đánh giá chi phí, bảo mật, tích hợp và khả năng xuất dữ liệu

Ngân sách triển khai cần tính cả phí dịch vụ, thiết lập, chuyển dữ liệu, tích hợp, đào tạo và quản trị nội bộ. Với chức năng quan trọng, hãy đề nghị tài liệu hoặc buổi thử nghiệm để kiểm tra thay vì chỉ nhận một câu xác nhận chung.

• Chi phí: Hỏi rõ tài khoản bị tính phí, giới hạn gói, phí vượt mức và điều kiện gia hạn hoặc giảm số lượng.
• Bảo mật: Kiểm tra phân quyền, multi-factor authentication, ghi nhận hoạt động và cách thu hồi quyền truy cập.
• Tích hợp: Xác định hệ thống cần kết nối, dữ liệu trao đổi và giới hạn của API.
• Xuất dữ liệu: Thử lấy dữ liệu ở định dạng cần dùng, kiểm tra phần còn thiếu và thời gian được truy cập sau khi kết thúc dịch vụ.

SLA, viết đầy đủ là Service Level Agreement, quy định mức dịch vụ được cam kết. Cần đọc mức khả dụng, phạm vi hỗ trợ và cách xử lý gián đoạn cùng những ngoại lệ trong thỏa thuận. Phương án sao lưu và chuyển đổi dữ liệu cũng nên được thống nhất trước khi sử dụng lâu dài.

Thử nghiệm, đào tạo người dùng và đánh giá trước khi mở rộng

Nhóm thử nghiệm cần có cả người thực hiện lẫn người quản lý quy trình, dữ liệu phù hợp và quyền truy cập đúng vai trò. Trước khi bắt đầu, hãy thống nhất kết quả cần theo dõi qua KPI của công việc. Số lượt đăng nhập chưa phản ánh được chất lượng nhập liệu hay việc khách hàng được liên hệ đúng hạn.

Ví dụ giả định, một nhóm bán hàng đang lưu hồ sơ ở nhiều bảng tính và thường quên liên hệ lại. Khi thử CRM SaaS, nhóm thống nhất các trường dữ liệu và người phụ trách từng khách hàng, rồi kiểm tra hồ sơ thiếu thông tin cùng các lần liên hệ quá hạn. Nếu chưa cải thiện, người quản lý cần xem nguyên nhân nằm ở dữ liệu, hướng dẫn thao tác hay sự phù hợp của phần mềm trước khi mở rộng.

Những hạn chế và rủi ro cần kiểm tra khi sử dụng SaaS

SaaS giảm một phần công việc kỹ thuật nhưng vẫn có rủi ro về gián đoạn, dữ liệu, chi phí và chuyển đổi. Với quy trình quan trọng, doanh nghiệp cần biết sự cố có thể ảnh hưởng đến đâu và ai chịu trách nhiệm xử lý. Những điều kiện này nên được đánh giá trước khi đưa phần mềm vào vận hành, không chờ đến khi phát sinh vấn đề.

Phụ thuộc kết nối internet và khả năng duy trì dịch vụ

Mất mạng và gián đoạn phía ứng dụng là hai sự cố khác nhau. Đường truyền dự phòng có thể hỗ trợ khi mạng nội bộ gặp vấn đề, nhưng không khắc phục được hệ thống nhà cung cấp ngừng hoạt động.

Một số chức năng có thể dùng offline nếu được thiết lập trước, như tạo, xem và chỉnh sửa tệp trong Google Docs, Sheets và Slides. Khả năng này không có ở mọi ứng dụng SaaS và cũng không bao gồm mọi thao tác. Với quy trình không thể chờ, doanh nghiệp cần thử phương án làm việc khi gián đoạn và cách đồng bộ lại dữ liệu sau đó.

Rủi ro bảo mật dữ liệu và quản lý quyền truy cập

Hạ tầng được bảo vệ tốt vẫn không ngăn được mọi trường hợp nhân viên chia sẻ nhầm tệp hoặc tài khoản bị chiếm quyền. Người quản trị cần cấp quyền theo vai trò, bật multi-factor authentication nếu dịch vụ hỗ trợ và thu hồi quyền khi nhân sự thay đổi. Với dữ liệu nhạy cảm, phải phân biệt quyền xem, tải xuống và chia sẻ ra ngoài. Những thiết lập này cần được kiểm tra trong đúng gói sử dụng, không mặc định tính năng được giới thiệu đều có sẵn.

Chi phí tăng theo số người dùng và mức sử dụng

Hóa đơn có thể tăng khi thêm người dùng, vượt dung lượng hoặc phát sinh nhiều giao dịch, tùy cách tính của dịch vụ. Khi lập dự toán cho quy mô lớn hơn, nên tách các khoản dễ phát sinh để biết phần nào có thể kiểm soát.

• Tài khoản mới được cấp và tài khoản cũ vẫn bị tính phí dù không còn sử dụng.
• Dung lượng hoặc giao dịch vượt ngưỡng được bao gồm trong gói.
• Tính năng bổ sung phải mua riêng hoặc đã mua trùng ở một ứng dụng khác.

Đối chiếu các khoản này trước kỳ gia hạn sẽ giúp bạn biết hóa đơn tăng từ đâu. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng hoặc cân nhắc đổi gói thay vì tiếp tục trả tiền cho phần bỏ không.

Giới hạn tùy chỉnh và tích hợp với hệ thống hiện có

Cấu hình được biểu mẫu không có nghĩa phần mềm đáp ứng mọi thay đổi trong quy trình. Tích hợp cũng phụ thuộc API, định dạng dữ liệu, gói dịch vụ và hệ thống nhận dữ liệu. Doanh nghiệp nên thử một luồng công việc từ đầu đến cuối, bao gồm chiều cập nhật, bản ghi trùng và thông báo khi kết nối lỗi. Nếu vẫn phải nhập lại thông tin bằng tay, phần việc đó cần được tính vào phương án vận hành.

Phụ thuộc nhà cung cấp và khó khăn khi chuyển đổi phần mềm

Vendor lock-in có thể xuất hiện khi dữ liệu, quy trình và tích hợp đã gắn chặt với một sản phẩm. Tải được tệp không đồng nghĩa có thể đưa toàn bộ lịch sử và quan hệ dữ liệu sang phần mềm mới.

Trước khi dùng lâu dài, hãy thử xuất một bộ dữ liệu và xác định phần cần xử lý khi chuyển đổi. Thời hạn lấy dữ liệu, hỗ trợ bàn giao và phí phát sinh cũng phải được đối chiếu với điều khoản dịch vụ. Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có phương án khác khi nhu cầu thay đổi.

Mọi người cũng hỏi về SaaS

SaaS website và SaaS marketing mô tả hai khía cạnh khác nhau của một sản phẩm phần mềm. Phân biệt chúng giúp bạn không nhầm trang giới thiệu dịch vụ với nơi trực tiếp sử dụng ứng dụng.

SaaS website là website giới thiệu sản phẩm hay ứng dụng SaaS?

SaaS website có thể chỉ website giới thiệu sản phẩm hoặc giao diện web của ứng dụng, tùy ngữ cảnh. Trang giới thiệu trình bày tính năng, gói dịch vụ và cách đăng ký, còn ứng dụng là nơi người dùng xử lý dữ liệu công việc. Hai phần này có thể nằm trên cùng website hoặc ở các địa chỉ khác nhau. Một màn hình đăng nhập tự nó chưa cho biết phần mềm phía sau có được cung cấp theo mô hình SaaS hay không.

SaaS marketing là gì?

SaaS marketing là hoạt động marketing cho sản phẩm được cung cấp theo mô hình SaaS. Hành trình thường đi từ tìm hiểu, đăng ký và dùng thử đến sử dụng, gia hạn, nên thu hút khách hàng mới chỉ là một phần công việc.

Để theo dõi các giai đoạn này, người làm marketing có thể dùng customer acquisition cost, retention rate và churn rate. Churn rate phản ánh tỷ lệ khách hàng rời bỏ trong một giai đoạn, còn retention rate theo dõi khả năng duy trì khách hàng. Cần đọc các chỉ số cùng phạm vi đo và trải nghiệm sử dụng, thay vì chỉ đánh giá số lượt đăng ký.

Kết luận

SaaS cho phép doanh nghiệp dùng ứng dụng do nhà cung cấp vận hành, nhưng tài khoản, dữ liệu và cách sử dụng vẫn cần được quản lý. Trước khi triển khai rộng, hãy thử một quy trình cụ thể, kiểm tra chi phí, quyền truy cập và khả năng chuyển dữ liệu. Kết quả thử nghiệm sẽ giúp bạn lựa chọn dựa trên công việc thực tế thay vì chỉ dựa vào danh sách tính năng.