Nguyên tắc Pareto (80/20) là gì? Cách ứng dụng trong doanh nghiệp

Có những ngày bạn xử lý rất nhiều việc nhưng cuối ngày vẫn thấy phần quan trọng nhất chưa tiến triển. Doanh nghiệp cũng gặp tình huống tương tự: hàng chục sản phẩm, khách hàng, lỗi vận hành hay chiến dịch cùng cần chú ý, trong khi nguồn lực luôn có giới hạn. Nguyên tắc Pareto 80/20 đưa ra một cách nhìn đơn giản hơn: kết quả thường không được phân bổ đồng đều giữa tất cả yếu tố, vì vậy cần tìm đúng nhóm tạo ra phần lớn tác động.

Trong bài viết này, Sansan Academy giúp bạn hiểu và áp dụng Pareto vào công việc, học tập, kinh doanh và Marketing. Trọng tâm không phải ép mọi dữ liệu vào đúng tỷ lệ 80/20, mà là biết cách nhận diện nhóm ưu tiên, kiểm tra bằng dữ liệu và tránh bỏ sót những yếu tố ít xuất hiện nhưng có ảnh hưởng lớn.

Nguyên tắc Pareto (80/20) là gì?

Nguyên tắc Pareto, còn gọi là quy tắc 80/20, mô tả hiện tượng một số ít yếu tố thường tạo ra phần lớn kết quả. Cách diễn đạt quen thuộc là khoảng 20% nguyên nhân tạo ra khoảng 80% kết quả.

Tên gọi bắt nguồn từ nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người nghiên cứu sự phân bổ không đồng đều của thu nhập và tài sản. Joseph M. Juran sau đó đưa tư duy này sang quản trị chất lượng, dùng khái niệm vital few để chỉ số ít yếu tố tạo ra phần lớn ảnh hưởng và useful many cho phần còn lại.

Biểu đồ Pareto là gì?

Nguyên tắc 80/20 là cách tư duy về mức độ đóng góp không đồng đều, còn biểu đồ Pareto giúp biến dữ liệu đó thành hình ảnh dễ đọc hơn. Đây là công cụ thường được dùng khi có nhiều nhóm vấn đề và cần xác định nhóm nào nên được xem xét trước.

Khái niệm

Biểu đồ Pareto gồm các cột xếp từ lớn xuống nhỏ, thường kèm đường tỷ lệ tích lũy. Mỗi cột đại diện cho một nhóm nguyên nhân, lỗi, sản phẩm hoặc yếu tố cần phân tích; chiều cao cột thể hiện tần suất, số lượng, chi phí, thời gian hoặc một đại lượng thống nhất khác.

Điểm hữu ích của phương pháp Pareto nằm ở thứ tự ưu tiên. Thay vì nhìn một bảng gồm hàng chục con số rồi tự quyết định bằng cảm tính, người phân tích có thể thấy nhanh nhóm nào đang chiếm tỷ trọng lớn và nhóm nào chỉ đóng góp một phần nhỏ.

Các thành phần trong biểu đồ Pareto

Một biểu đồ Pareto cơ bản cần đủ dữ liệu để người đọc biết nhóm nào lớn nhất và tổng đóng góp tăng dần ra sao. Các thành phần thường gặp gồm:

• Trục ngang: các nhóm nguyên nhân, vấn đề, sản phẩm hoặc loại lỗi, được sắp xếp từ mức đóng góp lớn xuống nhỏ.
• Trục dọc bên trái: đại lượng đang đo như số lần xuất hiện, số lỗi, chi phí hoặc thời gian.
• Các cột: thể hiện giá trị của từng nhóm theo cùng một đơn vị đo.
• Đường tích lũy: cộng dồn tỷ trọng các nhóm từ trái sang phải, đọc theo thang phần trăm trên trục dọc bên phải.

Ưu và nhược điểm của nguyên tắc Pareto

Pareto hữu ích khi cần tìm ra đâu là phần đáng ưu tiên trong một tập hợp có quá nhiều yếu tố để xử lý cùng lúc. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ cho kết quả tốt khi dữ liệu được phân loại hợp lý và người dùng không biến tỷ lệ 80/20 thành một quy tắc cứng cho mọi tình huống.

Ưu điểm

Điểm mạnh của Pareto nằm ở khả năng làm rõ sự chênh lệch về mức đóng góp giữa các yếu tố. Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở để lựa chọn vấn đề cần xử lý trước thay vì phân bổ nguồn lực đồng đều theo cảm tính.

Xác định nhóm yếu tố cần ưu tiên trước

Theo nghiên cứu công bố năm 2020 tại Bệnh viện Nhi Seattle, bộ phận xử lý dụng cụ vô khuẩn từng phải xử lý nhiều dạng lỗi liên quan đến dụng cụ phẫu thuật. Khi đưa dữ liệu lên biểu đồ Pareto, nhóm xác định ba nhóm lỗi nổi bật gồm thiếu dụng cụ, dụng cụ hỏng và dụng cụ bị đặt sai hoặc trộn lẫn; phạm vi cải tiến nhờ vậy được thu hẹp vào những vấn đề xuất hiện nhiều nhất. Trường hợp này thể hiện khá rõ chức năng cốt lõi của Pareto: biến một danh sách dài thành một thứ tự ưu tiên có căn cứ dữ liệu.

Tập trung thời gian và nguồn lực vào nơi tạo tác động lớn

Nguồn lực thường có giới hạn, nên ngoài việc biết vấn đề nào tồn tại, người quản lý còn cần biết vấn đề nào đáng được dành nguồn lực trước. Nghiên cứu năm 1995 tại Lutheran General Hospital (Mỹ) mô tả việc áp dụng Pareto cùng các công cụ kiểm soát quá trình khác để khoanh vùng những khu vực có khả năng ảnh hưởng lớn nhất tới kết quả mong muốn. Pareto giúp chọn trọng tâm cải tiến; hiệu quả được đánh giá bằng các biểu đồ kiểm soát, không chỉ bằng Pareto.

Với doanh nghiệp, logic tương tự có thể áp dụng cho chi phí, lỗi vận hành, sản phẩm, khách hàng hoặc công việc. Pareto không quyết định thay người quản lý, nhưng giúp xác định nhóm nào đang tạo ra phần lớn tác động để cân nhắc phân bổ nguồn lực.

Trực quan hóa dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định

Một bảng dữ liệu dài đôi khi đủ chính xác nhưng lại khó dùng trong cuộc họp vì mỗi người có thể chú ý đến một con số khác nhau. Pareto giải quyết phần nào vấn đề này bằng cách sắp các nhóm theo thứ tự giảm dần và thể hiện mức đóng góp tích lũy, giúp người xem nhanh chóng nhận ra đâu là nhóm nổi bật.

Theo nghiên cứu tình huống do ASQ công bố năm 2012, nhóm Six Sigma tại Continental Automotive Systems (Thiên Tân, Trung Quốc) đã kết hợp biểu đồ Pareto, biểu đồ xu hướng và sơ đồ nhân quả để phân tích các dạng lỗi của linh kiện điện tử bị trả lại. Pareto trong trường hợp này đóng vai trò làm rõ nhóm lỗi nổi bật để nhóm tiếp tục điều tra, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận khi xem dữ liệu thô.

Hỗ trợ theo dõi và đánh giá lại trọng tâm cải tiến

Pareto không nhất thiết kết thúc vai trò của mình sau khi doanh nghiệp chọn được vấn đề cần xử lý. Khi một nhóm lỗi giảm xuống sau cải tiến, thứ tự giữa các vấn đề cũng có thể thay đổi và một nhóm trước đây ít nổi bật lại trở thành ưu tiên mới.

Hướng dẫn thực hành Pareto trong cải tiến chất lượng của Mohammad Alkiayat (2021) trình bày cách dùng công cụ này ở nhiều giai đoạn khác nhau: nhận diện vấn đề, phân tích dữ liệu và đánh giá kết quả. Cách sử dụng lặp lại giúp nhóm so sánh cấu trúc vấn đề trước và sau can thiệp thay vì mặc định thứ tự ưu tiên ban đầu sẽ luôn giữ nguyên.

Nhược điểm

Một biểu đồ rõ ràng rất dễ tạo cảm giác rằng thứ tự trên đó cũng chính là thứ tự cần hành động. Đây là điểm cần thận trọng: Pareto phản ánh dữ liệu và tiêu chí đã chọn, chứ không tự đánh giá được mức độ nguy hiểm, nguyên nhân gốc hay toàn bộ bối cảnh của vấn đề.

Tần suất cao không đồng nghĩa với mức độ nghiêm trọng cao

Nghiên cứu tại Bệnh viện Nhi Seattle cũng cho thấy hạn chế khi chỉ nhìn vào cột lớn nhất. Nhóm dự án ưu tiên ba nhóm lỗi không liên quan đến tính vô khuẩn, trong khi lỗi như rách bao gói hoặc tồn dư chất bẩn trên dụng cụ ít gặp hơn nhưng ảnh hưởng lớn hơn. Bài học là phải xét hậu quả, không chỉ đếm số lần xảy ra.

Vì vậy, với các vấn đề liên quan đến an toàn, pháp lý, tài chính lớn hoặc rủi ro nghiêm trọng, tần suất nên được đặt cạnh mức độ ảnh hưởng. Một sự cố hiếm nhưng có hậu quả lớn vẫn có thể cần đứng trước nhóm lỗi xảy ra thường xuyên nhưng ít nghiêm trọng.

Kết quả phụ thuộc vào cách phân loại và chuẩn hóa dữ liệu

Hai người có thể sử dụng cùng một tập dữ liệu nhưng tạo ra thứ tự Pareto khác nhau nếu họ chia nhóm hoặc chọn mẫu số khác nhau. Đây không chỉ là vấn đề trình bày, bởi cách tính có thể thay đổi trực tiếp nhóm nào được xem là ưu tiên.

Trong nghiên cứu năm 1997, Darrell Radson và Amy Hancock Boyd phân tích dữ liệu từ một doanh nghiệp sản xuất lớn và chỉ ra những hạn chế của nguyên tắc Pareto tiêu chuẩn; nghiên cứu cho thấy các phương pháp phân tích khác nhau có khả năng dẫn tới những quyết định cải tiến khác nhau. Vì thế, trước khi xếp hạng, cần thống nhất cách chia nhóm, đơn vị đo, khoảng thời gian và mẫu số dùng để so sánh.

Pareto chỉ xác định nơi cần ưu tiên, không tự tìm ra nguyên nhân gốc

Nếu lỗi giao hàng trễ đứng đầu Pareto, dữ liệu mới cho biết đây là nhóm đáng chú ý chứ chưa cho biết nguyên nhân nằm ở kho, quy trình duyệt đơn, vận chuyển hay cách lập kế hoạch. Đi thẳng từ cột cao nhất sang giải pháp vì vậy dễ dẫn đến xử lý biểu hiện thay vì xử lý nguyên nhân.

Cách Xerox tổ chức quy trình giải quyết vấn đề được mô tả năm 1997 cho thấy sự khác biệt này. Pareto giúp thu hẹp vấn đề; nhóm vẫn phải dùng 5 Whys, xếp thứ tự và kiểm chứng nguyên nhân gốc trước khi chọn giải pháp.

Khóa học Kỹ năng quản lý thời gian

Sắp xếp ưu tiên, giới hạn công việc đang làm và bảo vệ thời gian cho nhiệm vụ quan trọng.

Xem khóa học

Tỷ lệ 80/20 không phải ngưỡng cố định cho mọi trường hợp

Nếu 28% số yếu tố đóng góp 72% kết quả, điều đó không có nghĩa nguyên tắc Pareto thất bại, cũng như kết quả 80/20 không tự chứng minh rằng cách phân tích đã đúng. Điều cần quan sát là mức độ tập trung: liệu một nhóm tương đối nhỏ có đang tạo ra phần lớn kết quả hay vấn đề hay không.

Theo hướng dẫn của Alkiayat, tỷ lệ 80/20 chỉ gợi ý về sự phân bố không đồng đều, không phải hai con số bắt buộc. Vì vậy, cố ghép, tách hoặc loại dữ liệu để biểu đồ tiến gần 80/20 có thể làm sai lệch chính thông tin mà phương pháp này được dùng để khám phá.

6 bước áp dụng nguyên tắc Pareto 80/20

Áp dụng phương pháp Pareto hiệu quả không bắt đầu bằng việc tìm cho đủ 20% và 80%. Quy trình tốt hơn là xác định rõ kết quả cần cải thiện, đo đóng góp của từng yếu tố rồi mới quyết định đâu là nhóm cần ưu tiên.

Bước 1 – Xác định kết quả hoặc vấn đề cần cải thiện

Trước tiên, hãy chọn một kết quả đủ cụ thể để phân tích. Doanh nghiệp có thể muốn giảm khiếu nại khách hàng, giảm thời gian xử lý đơn, tìm nhóm sản phẩm đóng góp nhiều doanh thu hoặc xác định các công việc đang chiếm phần lớn thời gian của một vị trí.

Không nên đặt câu hỏi quá rộng như làm thế nào để công ty hiệu quả hơn. Một câu hỏi phù hợp hơn là trong ba tháng gần nhất, nhóm nguyên nhân nào chiếm phần lớn số đơn giao trễ, bởi khi phạm vi rõ thì dữ liệu phía sau mới có thể so sánh được.

Bước 2 – Liệt kê các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả

Sau khi biết mình đang đo gì, hãy chia dữ liệu thành các nhóm có ý nghĩa. Nếu phân tích khiếu nại, nhóm có thể gồm giao hàng trễ, sai sản phẩm, lỗi đóng gói, tư vấn thiếu thông tin và các nguyên nhân khác; nếu phân tích thời gian làm việc, có thể chia theo họp, xử lý email, làm báo cáo, chăm sóc khách hàng và công việc chuyên môn.

Các nhóm cần đủ tách biệt để một dữ liệu không bị ghi vào nhiều nơi cùng lúc. Nếu danh mục quá rộng hoặc chồng chéo, thứ tự trên biểu đồ Pareto sẽ phản ánh cách phân loại hơn là phản ánh vấn đề thực tế.

Bước 3 – Thu thập dữ liệu và đo mức đóng góp của từng yếu tố

Bước này quyết định chất lượng của toàn bộ phân tích Pareto. Người phân tích cần chọn một đại lượng thống nhất như số lần xảy ra, doanh thu, chi phí, thời gian hoặc số lượng lỗi, sau đó thu thập dữ liệu trong cùng một khoảng thời gian.

Không nên lấy số lần xuất hiện của nhóm này so với chi phí của nhóm khác trong cùng một bảng. Nếu mục tiêu là giảm chi phí, hãy quy các nhóm về chi phí; nếu mục tiêu là giảm số lỗi, hãy đếm lỗi trong cùng phạm vi. Khi so sánh tỷ lệ lỗi, cần thống nhất mẫu số; không cộng dồn các tỷ lệ có mẫu số khác nhau.

Bước 4 – Xếp hạng để xác định nhóm yếu tố có tác động lớn nhất

Sắp xếp các nhóm từ giá trị lớn nhất xuống thấp nhất, sau đó tính tỷ trọng và tỷ lệ tích lũy. Nguyên lý Pareto 80/20 giúp bạn xem các nhóm đầu có chiếm phần lớn tổng kết quả hay không.

Đừng cố thay đổi cách nhóm dữ liệu chỉ để biểu đồ cho ra đúng 80%. Nếu bốn yếu tố chiếm 67% tổng vấn đề nhưng đều có mức tác động lớn, đó vẫn là thông tin có giá trị để ưu tiên; dữ liệu thực tế quan trọng hơn việc làm cho kết quả trông giống quy tắc.

Bước 5 – Ưu tiên hành động vào nhóm có giá trị cao

Khi đã xác định nhóm nổi bật, hãy kiểm tra thêm mức độ nghiêm trọng, chi phí xử lý, khả năng kiểm soát và nguồn lực cần thiết. Nhóm xuất hiện nhiều nhất chưa chắc luôn được làm trước nếu một nhóm ít hơn nhưng gây thiệt hại lớn, ảnh hưởng an toàn hoặc vi phạm yêu cầu bắt buộc.

Đây là điểm giúp nguyên tắc Pareto 80/20 đi từ phân tích sang quyết định. Mục tiêu không phải bỏ qua 80% yếu tố còn lại, mà là dành sự chú ý đầu tiên cho nhóm có khả năng tạo thay đổi đáng kể nhất với nguồn lực hiện có.

Bước 6 – Theo dõi kết quả và đánh giá lại thứ tự ưu tiên

Sau khi hành động, hãy đo lại cùng chỉ số và cùng cách phân loại. Nếu nhóm từng đứng đầu đã giảm mạnh, một nhóm khác có thể trở thành ưu tiên mới; biểu đồ Pareto vì thế nên được cập nhật khi dữ liệu hoặc điều kiện vận hành thay đổi.

Bước đánh giá lại cũng giúp phát hiện trường hợp giải pháp chỉ chuyển vấn đề từ nhóm này sang nhóm khác. Một cải tiến tốt cần làm giảm kết quả không mong muốn tổng thể, chứ không chỉ khiến cột đầu tiên của biểu đồ thấp xuống.

Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong thực tế

Quy tắc Pareto được dùng rộng hơn quản trị chất lượng vì tư duy cốt lõi của nó khá đơn giản: tìm những yếu tố có mức đóng góp khác biệt rồi ưu tiên theo dữ liệu. Cách áp dụng cụ thể sẽ thay đổi tùy mục tiêu, nên 80/20 trong học tập không thể đo giống 80/20 trong kinh doanh.

Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian và công việc

Khi áp dụng 80/20 vào quản lý thời gian, bạn có thể bắt đầu bằng cách theo dõi công việc trong một hoặc hai tuần rồi đánh dấu những nhiệm vụ thực sự ảnh hưởng đến mục tiêu chính. Một nhân viên kinh doanh chẳng hạn có thể nhận thấy một số hoạt động như theo sát khách hàng tiềm năng phù hợp, chuẩn bị đề xuất và tư vấn cho người sắp ra quyết định tạo ra nhiều tiến triển hơn hàng loạt tác vụ hành chính.

Quy tắc 80/20 trong công việc không có nghĩa dành 20% thời gian làm việc rồi bỏ 80% còn lại. Cách dùng hợp lý hơn là bảo vệ thời gian cho nhóm nhiệm vụ có giá trị cao trước, sau đó xử lý, chuẩn hóa, giao lại hoặc giảm bớt những hoạt động có tác động thấp hơn.

Nguyên tắc 80/20 trong học tập

Nguyên tắc 80/20 trong học tập phù hợp khi khối lượng kiến thức lớn nhưng thời gian ôn tập giới hạn. Người học có thể phân tích đề cương, dạng bài, lỗi thường mắc và mức độ thành thạo để tìm ra nhóm kiến thức vừa quan trọng vừa đang yếu, thay vì chia thời gian đều cho tất cả chương.

Pareto không phải lý do để bỏ 80% kiến thức. Nếu một môn học có nội dung liên kết chặt chẽ, bỏ nền tảng phía sau có thể khiến phần ưu tiên cũng khó hiểu; cách an toàn hơn là dùng 80/20 để xác định thứ tự học trước, sau đó vẫn đảm bảo phạm vi kiến thức cần thiết.

Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh và vận hành doanh nghiệp

Nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh thường được dùng để phân tích cơ cấu doanh thu, lợi nhuận, khách hàng, sản phẩm, chi phí hoặc lỗi vận hành. Doanh nghiệp có thể kiểm tra xem nhóm khách hàng nào tạo phần lớn doanh thu, nhóm sản phẩm nào tạo phần lớn lợi nhuận hoặc vài nguyên nhân nào đang chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xử lý sự cố.

Cách viết nguyên tắc 20/80 trong kinh doanh cũng diễn đạt cùng ý tưởng, nhưng dữ liệu cần được kiểm tra trước khi quyết định. Một nhóm khách hàng đem lại nhiều doanh thu chưa chắc có lợi nhuận cao nếu chi phí phục vụ quá lớn, vì vậy tiêu chí phân tích phải phù hợp với câu hỏi kinh doanh thực tế.

Quy tắc 80/20 trong Marketing

Trong Marketing, quy tắc 80/20 giúp xác định chiến dịch, kênh, nội dung, nhóm khách hàng hoặc từ khóa nào đang tạo phần lớn kết quả mong muốn. Nếu một số ít nội dung mang về phần lớn khách hàng tiềm năng phù hợp, đội Marketing có cơ sở để nghiên cứu điểm chung của nhóm này trước khi tiếp tục sản xuất thêm nội dung.

Không nên lấy doanh thu làm tiêu chí duy nhất cho mọi bài toán Marketing. Nếu mục tiêu là tìm khách hàng tiềm năng, hãy phân tích số khách phù hợp theo từng kênh. Với tỷ lệ đăng ký hoặc chi phí chuyển đổi, cần xét cả quy mô dữ liệu; không cộng dồn các tỷ lệ hay chi phí bình quân như số lượng.

Nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống và quản lý ưu tiên cá nhân

Nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống phù hợp nhất khi dùng để xem hoạt động nào đang ảnh hưởng mạnh đến một kết quả cụ thể như sức khỏe, tài chính cá nhân hoặc thời gian dành cho gia đình. Chẳng hạn, một người có thể theo dõi các khoản chi trong vài tháng rồi nhận ra một số nhóm chi phí đang chiếm phần lớn ngân sách linh hoạt.

Không cần biến mọi hoạt động cá nhân thành bảng tính. Pareto hữu ích khi bạn đang có quá nhiều lựa chọn và cần xác định thứ tự ưu tiên; với những hoạt động có giá trị tinh thần hoặc khó đo bằng con số, quyết định vẫn cần thêm yếu tố định tính.

Ví dụ về nguyên tắc Pareto trong kinh doanh và công việc

Các ví dụ dưới đây là tình huống minh họa, không phải nghiên cứu về doanh nghiệp có thật. Mục đích là cho thấy cách chuyển tư duy 80/20 thành dữ liệu và quyết định cụ thể mà không mặc định kết quả phải đúng chính xác 20% và 80%.

Xác định nhóm khách hàng hoặc sản phẩm tạo ra phần lớn kết quả kinh doanh

Giả sử một doanh nghiệp có 100 khách hàng và sau khi xếp hạng doanh thu phát hiện 18 khách hàng đầu tạo ra 74% tổng doanh thu. Kết quả này không đúng tỷ lệ 20/80 tuyệt đối nhưng vẫn thể hiện một phân bố tập trung đủ rõ để doanh nghiệp xem xét đặc điểm của nhóm khách hàng giá trị cao.

Bước tiếp theo không phải dồn toàn bộ nguồn lực vào 18 khách hàng rồi bỏ phần còn lại. Doanh nghiệp nên kiểm tra thêm lợi nhuận, chi phí phục vụ, khả năng duy trì, mức độ phụ thuộc và tiềm năng tăng trưởng trước khi điều chỉnh chiến lược khách hàng.

Xác định nhóm lỗi gây ra phần lớn vấn đề về chất lượng

Giả sử một nhà máy ghi nhận 500 lỗi trong một tháng và chia thành tám nhóm. Ba nhóm đầu gồm sai kích thước, lỗi bề mặt và lắp sai linh kiện chiếm 360 trường hợp, tương đương 72% tổng lỗi; đây là nhóm phù hợp để ưu tiên phân tích trước.

Biểu đồ Pareto lúc này giúp trả lời lỗi nào xuất hiện nhiều nhất, nhưng chưa trả lời nguyên nhân gốc. Nhóm cải tiến vẫn cần xem máy móc, vật liệu, quy trình, thao tác và điều kiện sản xuất trước khi quyết định sửa thiết bị, thay tiêu chuẩn hay đào tạo lại nhân sự.

Xác định những công việc tạo ra phần lớn giá trị trong quỹ thời gian

Một quản lý theo dõi hai tuần làm việc và nhận thấy phần lớn tiến triển của ba dự án đến từ vài hoạt động như gỡ vướng quyết định, phản hồi tài liệu quan trọng và trao đổi trực tiếp với người chịu trách nhiệm. Trong khi đó, nhiều giờ lại bị chia nhỏ cho các cuộc họp cập nhật hoặc xử lý thông tin có thể được tổng hợp.

Ứng dụng Pareto ở đây là ưu tiên khung giờ tập trung cho các việc tạo tác động lớn trước, đồng thời xem việc nào có thể rút ngắn, gom lại hoặc giao cho người phù hợp. Kết quả cần được đánh giá bằng tiến độ và chất lượng công việc, không phải chỉ bằng số giờ đã cắt giảm.

Mọi người cũng hỏi về nguyên tắc Pareto

Hai câu hỏi dưới đây tập trung vào nguồn gốc và cách hình dung nhanh nguyên tắc Pareto. Cả hai cũng giúp tránh cách hiểu rằng 80/20 là một tỷ lệ cố định phải xuất hiện trong mọi dữ liệu.

Quy tắc 80/20 của ai?

Tên gọi Pareto bắt nguồn từ Vilfredo Pareto và các nghiên cứu của ông về phân phối thu nhập, tài sản. Joseph M. Juran sau đó đưa tư duy về số ít yếu tố tạo phần lớn tác động vào quản trị chất lượng và gắn nó với cách phân loại vital few và useful many.

Vì vậy, nói Pareto là người tạo ra toàn bộ phương pháp quản trị 80/20 hiện đại sẽ chưa đủ chính xác. Nguồn gốc quan sát gắn với Pareto, còn Juran có ảnh hưởng lớn trong việc chuyển nguyên lý này thành một cách ưu tiên vấn đề trong quản trị và cải tiến chất lượng.

Cho ví dụ về nguyên tắc 80/20?

Một ví dụ đơn giản là doanh nghiệp phân tích 200 yêu cầu hỗ trợ và phát hiện 4 trong 15 nhóm vấn đề tạo ra 150 yêu cầu, tức 75% tổng số. Doanh nghiệp có thể ưu tiên xử lý bốn nhóm này trước vì chúng đang tạo phần lớn khối lượng hỗ trợ, dù khoảng 27% nhóm vấn đề tạo ra 75% yêu cầu, không phải đúng 20% và 80%.

Một ví dụ khác trong công việc là theo dõi 20 nhiệm vụ và phát hiện 5 nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp đến phần lớn tiến độ dự án. Người thực hiện nên bảo vệ thời gian cho năm nhiệm vụ đó trước, nhưng vẫn phải xử lý các công việc còn lại khi chúng liên quan đến an toàn, thời hạn bắt buộc hoặc phụ thuộc của người khác.

Kết luận

Nguyên tắc Pareto 80/20 hữu ích vì nó buộc chúng ta nhìn vào mức độ đóng góp thực tế thay vì coi mọi vấn đề, khách hàng, sản phẩm hay nhiệm vụ có giá trị như nhau. Pareto giúp xác định nơi nên tập trung sự chú ý trước, còn dữ liệu và phân tích tiếp theo mới quyết định hành động nào thực sự phù hợp.

Khi áp dụng nguyên tắc 80/20, đừng tìm cách chứng minh rằng dữ liệu nhất định phải ra đúng tỷ lệ 20/80. Hãy xác định kết quả cần cải thiện, đo các yếu tố bằng cùng một tiêu chí, xếp hạng mức đóng góp rồi kiểm tra thêm mức độ nghiêm trọng, chi phí và khả năng tác động trước khi phân bổ nguồn lực.